Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tại sao phải viết bố cục email chuyên nghiệp?
Sắp xếp bố cục email giúp người viết có thể trình bày được các vấn đề một cách mạch lạc, rõ ràng và chi tiết nhất. Người soạn email có thể sắp xếp nội dung hợp lý theo thời gian, diễn biến hợp lý, giúp người đọc có thể tiếp nhận thông tin một cách tốt nhất. Ngoài ra, trình bày một email sẽ giúp khách hàng hay đối tác có thể cảm nhận được phong thái, trình độ và ý thức làm việc.
Hướng dẫn bố cục email chuyên nghiệp
Để có một bố cục email chuyên nghiệp, cần quan tâm tới 2 yếu tố chính là thông tin và cách trình bày.
Thông tin, thời gian
Yếu tố tâm lý sẽ tác động tới hành vi của bạn. Vì vậy, bạn không nên soạn email khi tâm trạng không được tốt, bực dọc hoặc mệt mỏi.
Bạn cũng nên tìm hiểu thông tin về người bạn sẽ gửi mail. Việc này sẽ giúp bạn có thể trình bày bố cục email và dùng từ ngữ hiệu quả.
Tìm hiểu một vài thông tin liên quan tới nội dung bạn sẽ đề cập trong email để thông tin được truyền đi rõ ràng và chính xác nhất.
Thời điểm gửi email cũng là một vấn đề mà bạn cần để tâm. Thông thường, email nên được gửi vào lúc 8 – 10h sáng vì đây là khung giờ mọi người kiểm tra hòm thư để bắt đầu một ngày làm việc. Thêm vào đó, với những email gửi tới những đối tượng đặc thù sẽ có những cách tiếp cận và khung giờ khác nhau.
Cách trình bày, phân chia bố cục email hợp lý
From – Từ (Người gửi)
Phần From sẽ bao gồm tên email người gửi, tên đại diện của người gửi. Khi gửi email, đặc biệt những email mang tính chất nghiêm túc, cần chú ý cách thể hiện tên người gửi.
Cũng cần lưu ý một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, phần tên cần viết rõ ràng, có viết hoa chữ cái đầu. Điều này thể hiện sự tôn trọng người khác và chính bản thân mình. Tên người gửi được thiết lập phần Quản lý tài khoản cá nhân.
To – Tới (Người nhận)
Sẽ có các kiểu gửi thư tới người nhận như sau: To, Cc và Bcc trong email. Tùy vào từng trường hợp sẽ chọn cách gửi phù hợp:
- To: Gửi tới người nhận trực tiếp
- Cc: Danh sách người nhận sẽ được công khai.
- Bcc: Danh sách người nhận sẽ giấu kín, chỉ 2 người trao đổi mới biết được thông tin của nhau.
Đặt tiêu đề cho email
Tiêu đề thư – Subject là phần đặc biệt quan trọng trong bố cục email phản ánh nội dung tổng quát của email, giúp người nhận có thể nắm bắt được mục đích, nội dung chính của email. Việc thư không có tiêu đề là một lỗi rất nghiêm trọng, khiến thư của bạn dễ bị nghĩ là “thư rác” và bị bỏ qua.
Một số lưu ý khi viết tiêu đề cho email:
- Tiêu đề cần rõ ràng, ngắn gọn và đúng trọng tâm để người đọc có thể nắm bắt được nội dung.
- Tạo điểm nhấn vừa đủ, không nên làm quá khiến người đọc không thoải mái.
Nội dung email
Khi các tiêu chí như người nhận, người gửi và tiêu đề đã đảm bảo, nội dung là yếu tố tiếp theo cần quan tâm và giữ chân người nhận. Nội dung cần đảm bảo các tiêu chí sau:
- Phản ánh đúng thông tin theo tiêu đề, nếu “tiêu đề một nơi, nội dung một nẻo” thì người đọc sẽ cảm thấy khó chịu, thất vọng và bỏ qua thư của bạn.
- Nội dung bố cục email phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi và nắm bắt. Khi trình bày cần có lời chào hỏi đầy đủ. Tóm lại thông tin cho người đọc thư.
- Cần tránh lỗi chính tả và lỗi đánh máy.
- Các bạn có thể đánh số thứ tự để người nhận nắm được bố cục email và các ý chính.
- Đính kèm các file cần thiết.
Phần kết email
Trong bố cục email, nếu như phần đầu để tạo ấn tượng cho người nhận, phần nội dung để giữ chân thì phần kết thư cũng quan trọng không kém. Nội dung kết bao gồm:
Các từ thể hiện tự tôn trọng, cảm ơn người nhận đã đọc hết nội dung email như “trân trọng”, “thân ái”,… và sử dụng tùy theo đối tượng người nhận.
Chữ ký cá nhân: Dùng để người nhận có thêm thông tin, liên hệ với người gửi. Các nội dung này nên có ở cuối thư để tạo dấu ấn, thuận tiện cho người nhận nếu muốn liên lạc lại. Thông thường, các email chứa chữ ký đầy đủ thông tin, thiết kế đẹp sẽ được đánh giá cao.
Qua bài viết trên đây, bạn đã nắm chắc được bố cục email chuyên nghiệp nhất 2022. Hãy cùng áp dụng để “nâng tầm” email gửi đi của bạn. Nếu bạn đang quan tâm tới các dịch vụ email của Zoho – Zoho Mail, hãy nhấc máy lên và kết nối với ZHS qua số hotline 024.9999.7777 hoặc bấm vào ô chat góc phải màn hình, chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ giải pháp email doanh nghiệp tốt nhất cho bạn.