Gửi Email
Liên hệ Zalo
Một số kỹ năng làm việc theo nhóm
Kỹ năng xác định vấn đề
Xác định vấn đề giúp bạn phân tích, làm rõ vấn đề một cách toàn diện qua đó tìm ra được nguyên nhân và nhận thức được hậu quả có thể xảy ra, từ đó tìm ra được những biện pháp giải quyết những vấn đề đó.
Nếu có kỹ năng xác định vấn đề tốt, người quản lý sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được những nội dung cơ bản qua đó triển khai các phương án giải quyết một cách triệt để.
Kỹ năng phân tích vấn đề
Kỹ năng phân tích áp dụng rất hiệu quả trong khi giải quyết vấn đề, nhất là đối với những vấn đề khó, phức tạp. Phân tích giúp đơn giản hóa vấn đề và sắp xếp trình tự các sự việc một cách logic, bài bản và khoa học.
Phân tích vấn đề sẽ giúp nhóm nhận diện được những nguyên nhân khách quan và chủ quan, tạo được tư duy đặt vấn đề và phản biện giữa các thành viên trong nhóm. Từ đó sẽ xây dựng được nhiều ý tưởng và nhiều cách giải quyết vấn đề.
Kỹ năng sàng lọc ý kiến
Khi áp dụng kỹ năng này có thể khai thác được năng lực tư duy của từng thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều được đưa ra ý kiến, được thảo luận, phân tích và nhận được đánh giá của các thành viên trong nhóm.
Kỹ năng này sẽ hình thành nên cách làm việc có tổ chức của nhóm một cách khoa học, các thành viên trong nhóm trao đổi tạo được kỹ năng quan sát của từng thành viên.
7 bước xây dựng kế hoạch làm việc theo nhóm nhỏ
1.Lên danh sách công việc cần làm
Bước đầu tiên tuy đơn giản nhưng nó mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch làm việc theo nhóm. Lên danh sách công việc giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về kế hoạch và các bước cần thực hiện.
Trước tiên bạn cần suy nghĩ kỹ và ghi chép các công việc phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng. Các đầu công việc được ghi đầy đủ, rõ ràng thì nhân viên có thể dễ dàng, nhanh chóng hơn. Dựa vào hoàn cảnh thực tế, bạn có thể thay đổi các kế hoạch làm việc theo nhóm một cách linh hoạt như thêm, bớt hoặc sửa các công việc mà vẫn đạt được kế hoạch đề ra.
2. Thiết lập các mục tiêu tương ứng
Sau khi lập được danh sách công việc, bạn cần thiết lập các mục tiêu phù hợp với từng đầu công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoàn thành công việc hay kết quả mong muốn đạt được. Nếu bạn đặt mục tiêu quá cao và không mang tính thực tế thì sẽ khó đạt được thậm chí còn làm giảm ý chí của nhóm và cách làm việc theo nhóm.
3. Sắp xếp thứ tự các công việc
Bạn cần cân nhắc và sắp xếp các công việc đã được liệt kê ở trên theo thứ tự mức độ quan trọng hoặc thời gian, đối tượng tiến hành. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ một số công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được mục tiêu đã đề ra qua đó giúp việc làm việc theo nhóm hiệu quả hơn.
4. Tập trung thực hiện công việc
Khi làm bất cứ chuyện gì, bạn phải tập trung vào công việc đó. Điều này sẽ giúp bạn đạt hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi làm việc theo nhóm. Ngoài ra, bạn còn phải quan tâm tới các công việc khác, nếu có thể thì nên kết hợp làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian.
5. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Sẽ luôn có những điều ngoài dự kiến đã đến việc dễ lúng túng với công việc mới. Với những thành viên chưa thành thạo việc sẽ phải lấy thời gian cá nhân để hoàn thành công việc. Tuy nhiên nếu đã quen với công việc, chỉ cần dành một khoảng thời gian phù hợp cho các sự cố phát sinh. Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch, bạn nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung và liệt kê các khó khăn hoặc thách thức có thể sẽ gặp phải. Sau đó, bạn hãy lập một số phương án dự phòng để đối phó với những trường hợp bất ngờ.
6. Kiểm tra từng bước thực hiện kế hoạch
Để biết mình đã làm được đến đâu và thực hiện bao nhiêu phần của mục tiêu và nó có đúng hạn hay không, bạn cần phải xem xét liên tục, đối chiếu mục tiêu với thành quả của bản thân. Việc kiểm tra thực hiện các kế hoạch giúp bạn phát hiện ra những điều không hợp lý, từ đó tiến hành điều chỉnh một cách hiệu quả hơn.
7. Tự tạo động lực cho chính mình
Đừng bao giờ trông chờ sự khen thưởng của người khác mà bạn hãy tự khen thưởng mình khi hoàn thành công việc hay mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực, cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn để có thể tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại một cách tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn tự khen thưởng mình liên tục trong tất cả các công việc khác nhau thì sẽ làm mất hết tác dụng và gây phản tác dụng.
Giải pháp làm việc theo nhóm hiệu quả
Đối với thành viên nhóm
Các thành viên khi làm việc theo nhóm phải biết tôn trọng ý kiến của nhau, lắng nghe, chia sẻ dựa trên tinh thần xây dựng tập thể.
Mỗi thành viên phải tích cực tham gia xây dựng ý kiến và thảo luận, trao đổi với nhau. Khi có sự tương tác qua lại như vậy thì mỗi thành viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, tạo được không khí làm việc tích cực trên tinh thần thiện chí và mang tính xây dựng tập thể.
Đồng thời mỗi thành viên phải biết cách thuyết phục, bảo vệ quan điểm của mình. Trong trường hợp này mỗi thành viên không chỉ rèn luyện được kỹ năng thuyết phục mà còn biết cách thể hiện quan điểm của bản thân trước đám đông.
Đối với nhóm làm việc
Đầu tiên phải xác định mục tiêu mà cả nhóm hướng tới, quy định trách nhiệm cho từng thành viên. Đồng thời mục tiêu phải thực tế và có giá trị, có quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành kế hoạch của nhóm.
Xây dựng tiêu chí đánh giá công việc và thái độ làm việc của từng thành viên trong nhóm. Vừa đảm bảo tính khích lệ động viên, vừa đảm bảo tính ràng buộc về trách nhiệm đối với từng thành viên.
Lựa chọn, sàng lọc những thành viên phù hợp cho nhóm. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì mỗi thành viên được coi như một tế bào của nhóm. Nếu coi nhẹ khâu lựa chọn thành viên nhóm thì sẽ dẫn tới việc tổ chức, hoạt động nhóm không hiệu quả và không có tính liên kết, các thành viên làm việc rời rạc, thiếu sự nhất quán.
Ngoài ra, ZHS xin phép gửi đến bạn một giải pháp quản lý nhóm hiệu quả – Zoho Workplace. Được tích hợp bởi nhiều ứng dụng văn phòng sẽ làm cho việc xây dựng kế hoạch làm việc theo nhóm của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhất là trong hoàn cảnh làm việc từ xa đang ngày được ưu tiên.
Zoho Workplace giúp bạn tổ chức cuộc họp, hội nghị và hội thảo qua web, lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tập tin trong không gian làm việc từ tất cả ứng dụng Zoho Workplace dù bạn đang ở đâu.
Tham khảo qua bài viết : TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ VỚI NHÂN VIÊN LÀM VIỆC TỪ XA để biết thêm những lợi ích của Zoho Workplace.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.