Gửi Email
Liên hệ Zalo
Vui lòng tắt tiếng micro của bạn. Bạn có nghe thấy tôi nói gì không? Tôi nghĩ có vấn đề về video của bạn. Những câu nói này đã trở thành một phần quen thuộc trong môi trường làm việc từ xa.
Dưới đây là những mẹo tổ chức cuộc họp mà bạn nên áp dụng để nâng cao kỷ luật, chất lượng cũng như năng suất của những buổi họp từ xa.
Dành sự quan tâm đồng đều cho tất cả đồng nghiệp trong cuộc họp
Một trong những điều cơ bản nhất mà mọi người nên làm trong cuộc họp là thể hiện nghệ thuật lắng nghe. Trong môi trường “Hybrid work“, nơi các cuộc họp được tiến hành bằng các ứng dụng họp trực tuyế, việc tập trung có thể khó hơn rất nhiều so với khi tham gia các cuộc họp tại văn phòng. Mọi người thường đợi đến lượt mình để phát biểu và khi những người khác bắt đầu trình bày công việc thì họ lại không chú ý lắng nghe.
Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu họ thậm chí không chú ý đến bạn khi bạn nói? Ngay cả trong một cuộc gọi điện video, hãy đảm bảo giao tiếp bằng mắt thích hợp, gật đầu đồng ý và nếu bạn không đồng ý với điều gì đó đã được trình bày, hãy phát sóng nó một cách công tâm. Nếu bạn có thể biết khi nào một người khác ở trong một tab khác hoặc nhìn vào điện thoại của họ trong cuộc họp, thì những người khác cũng vậy.
Luôn đúng giờ
Bạn có tham gia các cuộc họp online đúng giờ không? Hay bạn thường đợi mọi người tham gia rồi mới bắt đầu? Trong một cuộc họp trực tuyến, thời gian bắt đầu chuyển từ 10h sang 10h 15p để đợi mọi người tham gia cuộc họp đông đủ và có thời gian chỉnh lại micro hoặc video của họ. Điều này làm gia tăng cảm giác vô tổ chức hơn đối với những cuộc họp trực tuyến.
Hãy tham gia các cuộc họp trực tuyến như cách bạn tham gia các cuộc họp tại văn phòng, đến đúng giờ hoặc sớm hơn. Nếu đồng nghiệp của bạn thường xuyên đi họp muộn, bạn có thể sử dụng 3 cách sau để khuyến khích họ tham gia đúng giờ:
- Phân chia cho mỗi người một vai trờ cụ thể trong cuộc họp: đặt lịch trình, ghi chép nội dung cuộc họp, kiểm duyệt, chia sẻ màn hình,….
- Khen thưởng những người xuất hiện sớm bằng những phần thưởng mà nhân viên mong muốn.
- Làm cho các cuộc họp của bạn trở nên hữu ích và thú vị nhất có thể để khuyến khích sự quan tâm thực sự của những người tham dự.
Đảm bảo cuộc họp diễn ra ngắn gọn và đơn giản
Các cuộc họp ngắn, mười phút có thể mang lại hiệu quả cao, đặc biệt là trong việc giải quyết các vấn đề quan trọng. Cách tốt nhất để thực hiện những cuộc họp này là bắt đầu bằng cách nêu vấn đề ngay lập tức để quá trình động não có thể bắt đầu. Bạn thậm chí có thể muốn thông báo trước cho mọi người về vấn đề trong email hoặc tin nhắn nhóm để mọi người có thể sẵn sàng đưa ra ý tưởng của mình. Sau đó, bạn có thể dành mười phút để thảo luận về giải pháp phù hợp và hoàn thành thời gian biểu cho nó.
Giảm thiểu sự phân tâm
Trong một cuộc họp online, nơi mà việc xem video trở thành một quy trình bắt buộc, nên cẩn thận để giảm thiểu sự phân tâm của những người tham dự. Zoho Cliq đã đưa ra một bộ lọc nền có thể được sử dụng để tránh bị phân tâm trong các cuộc họp. Tiếng ồn xung quanh là một vấn đề phổ biến trong các cuộc gọi hội nghị. Ngoài việc chỉ thông báo cho mọi người biết để tắt tiếng, hãy khuyến khích nhân viên nói với bất kỳ ai họ sống cùng khi họ sẽ tham gia cuộc họp để giúp đảm bảo một môi trường không bị phân tâm. Một kết nối băng thông rộng tốt cũng sẽ giúp bạn và những người tham dự cuộc họp khác tiếp tục làm việc mà không bị căng thẳng.
Thỉnh thoảng, hãy yêu cầu những người tham dự chỉ mang một tờ giấy và một cây bút vào phòng họp. Yêu cầu họ không sử dụng bất kỳ thiết bị điện tử nào khác trong cuộc họp. Các cuộc họp tập trung giúp tránh xa mọi thứ gây xao nhãng về công nghệ và sẽ là một nền tảng tuyệt vời để mọi người thảo luận và bày tỏ quan điểm của mình một cách cởi mở.
Ghi lại biên bản cuộc họp
Mọi cuộc họp nên được ghi lại theo một cách nào đó, không chỉ để bạn có thể tham khảo lại mà còn để bạn có thể tìm ra những điểm cần cải thiện. Biên bản cuộc họp phải có các chủ đề chính, các điểm hành động và bất kỳ mốc thời gian nào đã được thảo luận, cũng như các bên liên quan chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ được nêu trong cuộc họp. Những người ghi lại những biên bản cuộc họp này phải là những người lắng nghe xuất sắc và theo nguyên tắc chung, biên bản phải được chia sẻ với tất cả những người tham dự trong vòng 30 phút sau khi cuộc họp kết thúc. Việc sử dụng mẫu biên bản đơn giản hóa quy trình này và cũng giúp dễ dàng chuyển trách nhiệm cho người khác mà không cần thay đổi định dạng bản ghi từ cuộc họp này sang cuộc họp khác.
Kiểm duyệt cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp cần đảm bảo rằng cuộc họp có kết quả và cuộc họp thành công là cuộc họp được kiểm duyệt một cách hiệu quả. Người chủ trì nên trình bày rõ ràng về chương trình làm việc và thông báo nó cho những người tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu. Trong kịch bản cuộc họp trực tuyến, người chủ trì phải sẵn sàng với các tài liệu và bản trình bày cần được chia sẻ màn hình. Trong trường hợp cuộc họp kéo dài 30 phút, hãy báo trước 5 phút trước khi kết thúc cuộc họp để bạn có thể kết thúc cuộc họp đúng giờ. Hãy coi trọng mọi người tham dự như nhau và ngăn cản những kẻ phô trương, thích ăn trộm sấm sét. Quan trọng nhất, hãy chấm dứt mọi tranh chấp có nguy cơ làm chệch hướng cuộc họp. Nếu hai thành viên bắt đầu tranh cãi, ngay lập tức cắt lời và thông báo cho họ biết để xử lý ngoại tuyến.
Hoàn thành cuộc họp đúng giờ
Đã bao nhiêu lần bạn tham gia cuộc họp mà người chỉ trì cho phép các cuộc họp vượt quá thời gian được phân bổ? Nếu một cuộc họp được quảng bá là kéo dài 30p nhừng trên thực tế nó lại kéo dài hơn 2 tiếng, điều đó sẽ khiến nhân viên của bạn căng thẳng. Giống như việc bắt đầu đúng là cần thiết thì việc kết thúc đúng giờ cũng vô cùng quan trọng.
Nếu bạn tuân theo chín điểm trước đó, bạn sẽ thuận lợi trong việc tiến hành các cuộc họp ngắn hơn. Nhưng trong trường hợp bạn vẫn thấy mình đi theo thời gian, hãy thử tập luyện những điểm dừng. Nếu bạn thực hành thói quen kết thúc cuộc họp đúng giờ ngay cả khi tất cả các điểm hành động không được thảo luận, tốc độ của cuộc họp sẽ tự nhiên tăng lên khi mọi người điều chỉnh với các ràng buộc và hoàn thành các điểm của họ nhanh hơn.
Cuối cùng, lựa chọn công cụ cộng tác hiệu quả
Thực hiện được tốt những mẹo mà ZHS gợi ý ở trên, chắc chắn sẽ làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn, nhưng cách tốt nhất để tối ưu hóa các cuộc họp của bạn là nên tìm hiểu về nhân viên của bạn và thiết kế cuộc họp có đầy đủ sự tham gia của họ. Một công cụ cộng tác sẽ cho phép bạn tổ chức các cuộc họp của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng giao tiếp nội bộ giúp bạn gửi tin nhắn, gọi điện và thực hiện các cuộc họp, hãy thử Zoho Cliq!
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Cliq cũng như Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.