Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tìm một hệ thống phần mềm để có thể đồng bộ quản lý toàn bộ doanh nghiệp là nhiệm vụ cực kỳ khó khăn. Thực chất, không nhiều bộ phần mềm có thể làm được việc này. Chúng thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ riêng lẻ.
Microsoft 365 và Zoho Workplace chính là 2 bộ ứng dụng đám mây hiếm hoi cung cấp đủ nhu cầu toàn diện cho doanh nghiệp. Từ email, bộ công cụ cộng tác nhóm, tài nguyên lưu trữ đến khả năng xử lý lỗi, vấn đề bảo mật. Tuy nhiên, Microsoft 365 và Zoho Workplace có các đặc thù tính năng riêng. Theo đó sẽ có các cấp độ doanh nghiệp tương thích riêng.
Tại sao nên nhanh chóng triển khai môi trường làm việc online trong doanh nghiệp?
Làm việc online hay làm việc từ xa không phải là xu hướng đế chạy theo, nó phải là chiến lược được hoạch định chi tiết và các doanh nghiệp nên từng bước từng thực hiện. Làm việc online chính là tận dụng sức mạnh của công nghệ hiện đại. Bạn đứng ngoài dòng chảy công nghệ, bạn sẽ bị tuột lại phía sau.
Các giải pháp từ đám mây giúp bạn làm việc nhanh hơn, dễ dàng hơn, linh động hơn và quan trọng là thoải mái và an tâm hơn.
Tổng quát về Zoho Workplace và Microsoft 365
Microsoft 365 là gì
Microsoft 365 là bộ giải pháp đám mây cho dân văn phòng nổi tiếng hiện nay. Đây cũng là giải pháp có hơn 1.2 tỷ người dùng toàn cầu. Các công cụ “nhẵn mặt” với người dùng là bộ Office, Outlook, OneDrive và Microsoft Teams (nhưng giàu tính năng hơn trong đám mây).
Cùng điểm qua một số điểm nổi bật của Microsoft 365:
- Microsoft Teams – Cho phép chia sẻ tệp, gọi thoại, tổ chức các cuộc họp trực tuyến,… nhanh chóng và liền mạch cho hàng nghìn người cùng lúc.
- Bộ nhớ OneDrive – Nhận 1TB bộ nhớ OneDrive được xây dựng trên đám mây, cho phép bạn truy cập tài liệu của mình bất cứ khi nào.
- Các ứng dụng Office mạnh mẽ – Có quyền truy cập vào các ứng dụng Office thông minh như Word, Excel và PowerPoint trong Microsoft 365.
- Outlook và Exchange – Nhận email thông minh và khả năng lên lịch trình đồng bộ với Outlook và Exchange.
Với Microsoft 365, bạn có thể bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của mình bằng các tính năng bảo mật tích hợp cho công việc từ xa, được hỗ trợ bởi các tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu của Microsoft. Microsoft 365 bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn bằng cách:
- Bảo vệ chống lại các mối đe dọa trực tuyến – Bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại lừa đảo, phần mềm độc hại, ransomware, spam và các mối đe dọa an ninh mạng khác.
- Cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu – Cho phép bạn bảo vệ thông tin doanh nghiệp của mình chống lại tội phạm mạng và truy cập trái phép.
- Bảo mật công việc từ xa – Bảo vệ dữ liệu của công ty bạn ngay cả khi dữ liệu đó được truy cập từ các thiết bị cá nhân của nhân viên.
- Thiết lập danh tính và quản lý truy cập – Thiết lập, quản lý người dùng và thiết bị khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Zoho Workplace là gì?
Zoho Workplace cũng được thiết kế như một hệ sinh thái đám mây hoàn chỉnh để hợp nhất các công cụ cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa không gian làm việc. Các ứng dụng quan trọng của Workplace bao gồm email, quản lý tệp, bảng tính, chat, bản trình bày, mạng nội bộ, đào tạo trực tuyến, họp trực tuyến,…
- Các công cụ Office Productivity – Zoho cho phép bạn mang theo bộ ứng dụng văn phòng của mình đi bất cứ đâu – dù ở nhà hay khi đi du lịch. Bạn có thể truy cập và làm việc trên các tài liệu, bản trình bày và bảng tính khi đang di chuyển.
- Cộng tác nhóm – Với các công cụ như WorkDrive, Meeting, bạn có thể tổ chức các cuộc họp, hội nghị và hội thảo trên web. Các tệp và tài liệu có thể được lưu trữ trên đám mây để luôn truy cập dễ dàng ở mọi nơi.
- Giao tiếp hợp nhất – Zoho Workplace cung cấp một số công cụ giao tiếp kinh doanh như Mail, Cliq và Connect. Đặc biệt, Zoho Mail không chỉ là một hộp thư đơn giản. Nó cho phép bạn gắn thẻ đồng nghiệp, bình luận trực tiếp bên dưới email để chia sẻ email với những người liên quan. Có các ứng dụng tích hợp sẵn cho Lịch, Ghi chú, Danh bạ và Dấu trang.
- Tính liên tục và tiện lợi – Zoho Workplace cũng được xây dựng dựa trên sức mạnh của AI nhằm tạo ra quy trình tự động hóa. Nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn. Được hỗ trợ bởi công nghệ đám mây nên Zoho Workplace cũng rất mạnh trong việc cung cấp các mô hình làm việc từ xa.
Nhìn chung, Zoho cũng là công ty về công nghệ hàng đầu hiện nay. Các giải pháp nổi bật của họ như Zoho Workplace, Zoho CRM đang dần phủ sóng toàn thế giới bởi tính hiệu quả và nhiều điểm khác biệt.
So sánh các đặc trưng của Microsoft 365 và Zoho Workplace
1. So sánh đặc điểm email doanh nghiệp
Zoho Workplace với đại diện là Zoho Mail, Microsoft 365 với đại diện là Outlook và Exchange.
Tính năng
Bộ nhớ email
Giới hạn kích thước tệp đính kèm
Lưu trữ đám mây
Chia sẻ thư mục
Chia sẻ email
App trên điện thoại và máy tính
Zoho Mail
5 – 10GB (tùy theo gói)
250MB – 1GB (theo gói)
WorkDrive 5 – 100GB (theo gói)
Có
Có
Có (Ở tất cả phiên bản)
Outlook và Exchange
30GB
150MB
OneDrive 1TB
Không
Có
Có (trừ gói Basic ko có ứng dụng cho máy tính)
Về email doanh nghiệp, Zoho Workplace có phần nhỉnh hơn bởi Zoho Mail có thể được cung cấp như một gói riêng trong khi Outlook và Exchange của Microsoft 365 luôn đi kèm theo các gói. Một gói email theo tên miền riêng phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhu cầu về email lớn hơn các ứng dụng liên quan khác. Zoho Mail còn có gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp dưới 5 người dùng.
Ngoài ra, Zoho Mail có giao diện hiện đại, trực quan, cách sắp xếp và sử dụng nhiều tính năng thông minh ngay trong mail giúp bạn làm việc nhanh hơn. Mặc dù Outlook và Exchange đã quá quen thuộc với người dùng nhưng nhìn chung bảng điều khiển của email vẫn còn khá rối.
Về dung lượng lưu trữ, Outlook và Exchange có dung lượng khá lớn, đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng cho cả các doanh nghiệp lớn, có khối lượng dữ liệu khổng lồ. Zoho Mail bị giới hạn hơn vì tùy thuộc vào từng gói đăng ký, bản cao nhất là Professional mới có dung lượng là 100GB.
Về khả năng sử dụng, Outlook và Exchange có thể sẽ dễ sử dụng hơn vì đã người dùng đã quá quen thuộc với giao diện của Microsoft. Zoho còn khá mới, giao diện của Zoho cũng đi theo một trường phái riêng, người dùng cần có thời gian làm quen.
So sánh giá cả
Cả Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được cung cấp dưới dạng SaaS có nhiều tùy chọn gói với giá khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, cụ thể:
Zoho Workplace cho mọi cấp độ doanh nghiệp với các phiên bản như Zoho Mail Lite, Zoho Mail Premium, Zoho Workplace Standard, Zoho Workplace Professional.
>>> Xem bảng giá Zoho tại đây.
Microsoft 365 cung cấp các gói Business cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng:
>>> Xem bảng giá Microsoft 365 tại đây.
Đặc biệt, cả Microsoft365 và Zoho Workplace đều cho phép bạn đăng ký các gói linh hoạt, Nghĩa là bạn có thể đăng ký kết hợp các gói khác nhau sao cho đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng. Ví dụ: bạn có thể mua 5 giấy Zoho Mail Lite chỉ dành cho người dùng sử dụng email và 100 giấy phép Zoho Workplace Standard cho nhân viên có nhu cầu cộng tác và làm việc cao hơn.
Có thể thấy, giá của các gói Zoho Workplace chỉ bằng khoảng 40% giá của các giải pháp Microsoft 365. Zoho cũng không giới hạn số lượng người dùng dưới 300 như Microsoft 365 (có gói dành riêng cho doanh nghiệp trên 300 người dùng).
Nếu chỉ xét riêng về giá (không tính đến các tính năng liên quan) thì Zoho Workplace giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cực lớn.
So sánh số lượng tính năng tích hợp
Xét về tổng các tính năng cần thiết, cả Zoho Workplace và Microsoft 365 đều là một hệ sinh thái khổng lồ, tích hợp hàng trăm đến hàng nghìn công cụ cần thiết. Tuy nhiên, Microsoft 365 có phần nhỉnh hơn với hơn 400 ứng dụng có sẵn (mua giấy phép và không mua giấy phép) được tích hợp trong Microsoft Teams.
Zoho Workplace xét về “tuổi nghề” tuy còn non trẻ, nhưng các tính năng của Workplace cũng cực kỳ ấn tượng. Với gói cao nhất là Workplace Professional, bạn có trong tay mọi trợ thủ đắc lực cho việc cộng tác, chia sẻ, quản lý, lên kế hoạch, họp online, kết nối khách hàng và bảo mật cấp cao nhất.
Ngoài ra, cả Zoho và Microsoft đều cho phép bạn có thể tích hợp thêm các ứng dụng bên ngoài để giúp bạn làm việc với công cụ yêu thích nhất ngay trong nền tảng của họ như Gmail, Google Drive, Trello, Evernote…. (mặc dù Zoho và Microsoft đều có các giải pháp tương tự).
Xét về tốc độ phát triển, Zoho có vẻ đang chạy rất nhanh trong thị trường công nghệ hiện nay, liên tục cho ra đời các công cụ phục vụ kinh doanh và marketing và nhanh chóng được thị trường đón nhận.
Xét về độ phổ biến, không thể phủ nhận Microsoft 365 đã là “biểu tượng của công nghệ” và khách hàng ko mất nhiều thời gian để lựa chọn các sản phẩm từ Microsoft 365. Các giải pháp của họ cũng được nâng cấp từng ngày, nhất là Microsoft Teams trong Microsoft 365, đang dần thay thế Skype for Business, trở thành công cụ cộng tác nhóm được đăng ký kỷ lục trong giai đoạn Covid-19 ảnh hưởng toàn cầu.
So sánh khả năng bảo mật
Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của mọi giải pháp đám mây. Và có lẽ, không dịch vụ nào có thể làm tốt được điều này giống như các tập đoàn lớn là Microsoft, Goolge và Zoho.
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được hãng tích hợp hàng loạt các giải pháp bảo mật tuân thủ chính sách của ngành và luôn kèm cam kết. Dữ liệu của bạn thuộc về bạn, và an toàn với chính nhân viên hãng.
Xét trên góc độ người dùng, bạn sẽ sử dụng email không có quảng cáo và spam bởi bộ lọc và các tính năng chống spam, chống lại các mối đe dọa của Zoho Workplace và Microsoft 365 hoạt động rất tốt.
Với cấp độ quản trị viên, bạn có toàn quyền kiểm soát email đến và đi, người dùng nào được phép hoặc không được phép chia sẻ | nhắn tin | gửi tài liệu đến một đối tượng cụ thể. Ví dụ, bạn có quyền không cho người dùng bên trong tổ chức gửi mail đến các miền không thuộc tổ chức. Email chỉ được sử dụng trong nội bộ nhằm ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều giúp bạn an tâm hơn khi sử dụng email đám mây của họ.
Xét trên góc độ pháp lý, với các gói cao cấp, Zoho Workplace và Microsoft 365 cung cấp tính năng eDiscovery và sao lưu dữ liệu nhằm phục vụ cho các vấn đề pháp lý, bằng chứng trước tòa nếu có tranh chấp xảy ra. Sao lưu dữ liệu nhằm giảm thiệt hại do thiên tai như lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do con người. Dữ liệu của bạn được sao lưu an toàn trên đám mây, có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ có sẵn trên các gói cao cấp.
So sánh giá trị thương hiệu
Microsoft chiếm gần 40% thị trường công nghệ cho các doanh nghiệp, có đến 80% trong 500 doanh nghiệp thuộc danh sách Fortune sử dụng Microsoft 365. Riêng ở Việt Nam, Microsoft 365 có thể xem là lựa chọn thứ hai (chỉ sau Google Workpsace với Gmail quen thuộc).
Zoho còn khá mới mẻ nhưng đây được đánh giá là công ty công nghệ có tốc độ tăng trưởng cao nhất hiện nay theo Forbe. Và Zoho cũng đang cố gắng nỗ lực để có thêm được khách hàng Việt Nam tin tưởng và sử dụng.
So sánh khả năng mở rộng và nâng cấp
Nhìn chung, các dịch vụ đám mây dưới dạng SaaS đều dễ dàng mở rộng, nâng cấp hoặc hạ cấp mà không gây tổn thất gì cho doanh nghiệp. Microsoft 365 và Zoho Workplace cũng vậy.
Bạn chỉ cần mua đúng số lượng giấy phép theo nhu cầu. Nghĩa là chỉ trả tiền cho những gì sử dụng mà không cần nâng cấp cơ sở hạ tầng, thiết bị máy móc gì thêm. Bạn cũng có thể bổ sung người dùng, dung lượng theo nhu cầu hoặc theo thời vụ (như các ngành du lịch, bất động sản).
Tại Việt Nam, Microsoft 365 và Zoho Workplace là giải pháp đám mây cung cấp tùy chọn mua theo năm (không tính theo tháng). Cách này giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn so với việc trả hàng tháng và cũng giảm áp lực con số cho bộ phận tài chính, kế toán.
Nếu bạn chỉ cần thêm dung lượng email hoặc dung lượng lưu trữ, cả Microsoft 365 và Zoho Workplace đều cung cấp các gói riêng, bạn chỉ cần trả phí cho gói dung lượng mua thêm.
So sánh các tính năng công cụ cộng tác nhóm
Microsoft với lợi thế về khả năng phổ biến, người dùng không mất quá nhiều thời gian để làm quen. Tuy nhiên, để sử dụng triệt để các tính năng của Microsoft 365, bạn cần có tài liệu hoặc người hướng dẫn bởi giao diện khá rối và lộn xộn. Những người chưa từng sử dụng ứng dụng của Microsoft sẽ khá chật vật.
Zoho Workplace cung cấp một thiết kế khá sạch và gọn gàng. Mặc dù có đặc trưng riêng nhưng không quá khó để bắt đầu sử dụng. Ngay cả những người “mù công nghệ” cũng tiếp cận dễ dàng bởi thiết kế của Zoho khá gần gũi và trẻ trung.
So sánh khả năng sử dụng cho người dùng
Như đã chia sẻ, Microsoft 365 mặc dù cải tiến khá nhiều nhưng giao diện sử dụng và thao tác vẫn giữ nét đặc trưng như bộ Office. Điều này giúp bạn tiếp cận nhanh hơn. Còn với ai chưa sử dụng cả Microsoft 365 và Zoho Workplace thì Zoho là lựa chọn “dễ thở” hơn.
So sánh khả năng hỗ trợ khách hàng
Trên phương diện là đối tác của cả hai hãng, chúng tôi dành lời khen cho sự hỗ trợ của Microsoft 365 và Zoho Workplace. Họ luôn trong tư thế giải đáp thắc mắc của khách hàng ngay khi có thể với nguồn thông tin chi tiết nhất.
Tuy nhiên, với người dùng thông thường hoặc các tổ chức nhỏ lẻ, họ sẽ phải mất thời gian để tìm người hỗ trợ. Việc đăng ký Microsoft 365 và Zoho Workplace thông qua đối tác và sử dụng quyền lợi hỗ trợ từ đối tác sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề nhanh hơn.
Microsoft 365 và Zoho Workplace có cung cấp các gói dùng thử. Microsoft 365 là 30 ngày và Zoho Workplace là 15 ngày.
Kết luận
Nhìn chung, ZHS nhận thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn Zoho Workplace nhờ giá cả phù hợp. Các doanh nghiệp lớn thường chọn Microsoft 365 bởi các tính năng nâng cao và quản lý hệ thống lớn, cũng như độ phổ biến của Microsoft giúp họ không phải đào tạo nhiều cho nhân viên.
Hai giải bộ ứng dụng trên đều phù hợp cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn. Việc chọn cái nào cao tùy thuộc vào yêu cầu và quy ô doanh nghiệp của bạn.
ZHS tự hào là đối tác của Zoho tại Việt Nam nên khi bạn mua các gói giải pháp này sẽ có mức giá ưu đãi nhất. Không những thế, doanh nghiệp của bạn sẽ được hỗ trợ tối đa trong quá trình vận hành mà không lo gặp tình huống khó khăn nào. Tạo tên miền chung với Zoho Mail sẽ là một bước đệm giúp doanh nghiệp của bạn gia tăng vị thế trong mắt khách hàng và trao đổi thông tin hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.