Zoho Workplace

Zoho Workplace – Công cụ giao tiếp hiệu quả 2022 cho không gian làm việc thống nhất hơn

Việc quan trọng của các doanh nghiệp là cần tìm một nền tảng cộng tác nhóm để đẩy mạnh năng suất của văn phòng ảo. Hãy cũng ZHS khám phá một số chức năng cần có khi chọn một phần mềm để tạo ra sự thành công cho doanh nghiệp và tìm hiểu thêm bộ phần mềm Zoho Workplace.

Giao tiếp là chìa khóa

Khả năng quản lý hoạt động và giao tiếp với khách hàng và nhóm của bạn là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của các doanh nghiệp. Phải điều hành một nhóm, các cuộc họp từ xa hay giám sát tổng thể của dự án mà không có mọi người trong văn phòng sẽ ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp. 

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể kết hợp các nhóm lại với nhau và tăng cường giao tiếp khi nhân viên và khách hàng của bạn là không thể trực tiếp gặp mặt? Hãy cùng xem các ứng dụng có trong bộ Zoho Workplace sẽ giúp bạn giao tiếp với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp hiệu quả hơn như thế nào. 

Zoho Workplace là một bộ ứng dụng văn phòng đi kèm với các công cụ giao tiếp tích hợp khác nhau, mỗi công cụ được xây dựng cho một mục đích cụ thể. Với mỗi cuộc thảo luận khác nhau, từ các cuộc trò chuyện một-một đến một-nhiều cuộc họp, sẽ cần sử dụng từng ứng dụng giao tiếp khác nhau trong Zoho Workplace.

Hợp lý hóa giao tiếp ảo: cuộc họp và tin nhắn

Hợp lý hóa giao tiếp ảo: cuộc họp và tin nhắn
Hợp lý hóa giao tiếp ảo: cuộc họp và tin nhắn

Dù bạn sử dụng phần mềm văn phòng ảo nào, điều quan trọng là nó phải có khả năng tích hợp. Zoho Workplace cung cấp email, lịch, nhắn tin nhanh, chức năng họp ảo, v.v., tất cả đều được tích hợp với nhau để dễ dàng chia sẻ tệp. Zoho Workplace là một giải pháp tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa vì nó cung cấp rất nhiều chức năng cần thiết để kết nối những người làm việc ảo lại với nhau.

1. Zoho Cliq

Zoho Cliq
Zoho Cliq

Gửi tin nhắn ngay lập tức đến đồng nghiệp là một chức năng quan trọng trong giao tiếp. Nhắn tin có sẵn trong tất cả các ứng dụng Zoho thông qua Zoho Cliq. Chúng được tích hợp để mang lại trải nghiệm văn phòng ảo liền mạch. 

Zoho Cliq không chỉ là một nền tảng nhắn tin mà còn cung cấp tính năng gọi âm thanh và video để nhân viên của bạn có thể gọi cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn qua internet. Các tùy chọn gọi điện an toàn này mang đến cho bạn trải nghiệm liền mạch hơn khi cộng tác. 

Zoho Cliq cũng cho phép bạn chia nhỏ một cuộc trò chuyện hiện có và mời đồng nghiệp tham gia cuộc trò chuyện. Với tính năng này, bạn có thể chọn phần nào của cuộc trò chuyện đã có từ trước để chia sẻ. 

Zoho Cliq trong Zoho Workplace cũng bao gồm các tính năng được xây dựng để giúp củng cố cấu trúc làm việc từ xa của bạn, đồng thời cung cấp kết nối tức thì giống như bạn đang làm việc trong văn phòng. 

Với Cliq, nhân viên có thể đăng ký các cuộc họp và cuộc gọi cho phòng ban của họ, cũng như xem tình trạng sẵn sàng của những người khác. Bằng cách có thể dễ dàng xem ngay tình trạng sẵn có hiện tại của từng thành viên trong nhóm trên Cliq và so sánh lịch trình trên Lịch, nhân viên từ tất cả các phòng ban có thể tận dụng tối đa thời gian của họ và đảm bảo các cuộc họp hoặc cuộc gọi nhóm được lên lịch khi đầy đủ mọi người có thể tham dự.

2. Zoho Meeting

Zoho Meeting
Zoho Meeting

Zoho Meeting trong Zoho Workplace là một công cụ quan trọng khác cho phép các công ty dễ dàng thiết lập các cuộc họp ảo cho cả nhân viên và cộng tác viên bên ngoài. Thiết lập các cuộc họp bên ngoài là một tính năng quan trọng đối với văn phòng ảo. Zoho Meeting không yêu cầu tải xuống bất kỳ phần mềm nào, người tham gia có thể tham gia trực tiếp từ liên kết cuộc họp.

Sử dụng Zoho Meeting, bạn cũng có thể gọi đến các cuộc họp thông qua cuộc gọi thoại, cho phép bạn tổ chức và tham dự các cuộc họp từ các địa điểm từ xa với kết nối internet kém. Để làm cho cuộc họp có tính tương tác cao hơn, Zoho Meeting cũng cung cấp tùy chọn chia sẻ màn hình để cung cấp bản trình bày của bạn hoặc cung cấp ngữ cảnh trực quan. 

Tóm lại, Zoho Meeting thường được sử dụng để tiến hành các cuộc họp chính thức và yêu cầu ghi âm để tham khảo sau này. Nhìn chung, Cliq và Meeting đều là những lựa chọn tuyệt vời có trong Zoho Workplace.

Ưu tiên giao diện thân thiện và tính bảo mật cao

Giao diện thân thiện

Các cuộc họp ảo có thể phức tạp đối với những người ít hiểu biết về công nghệ, vì vậy việc lựa chọn một nền tảng thân thiện với người dùng là điều bắt buộc. Ứng dụng Zoho Meeting cung cấp các điều khiển cuộc họp trực tuyến trực quan, cho phép mọi người chia sẻ màn hình của họ và bật hoặc tắt máy ảnh của họ khi cần. 

Zoho Meeting cũng cung cấp tính năng ghi âm cho các cuộc họp ảo, điều này hữu ích cho việc xây dựng thư viện tham khảo cho những người mới hoặc để giúp những người không có mặt tại văn phòng cập nhật đủ thông tin khi họ quay trở lại. 

Tính bảo mật cao

Tất nhiên, tính bảo mật cao là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ giải pháp công nghệ nào, đặc biệt trong bối cảnh vi phạm dữ liệu tràn lan ngày nay. Các doanh nghiệp chỉ được bảo mật như các thiết bị từ xa của họ, vì vậy công việc từ xa đặt ra những thách thức bảo mật mới.

Kiểm soát bảo mật của Zoho Meeting cho phép người lập kế hoạch cuộc họp khóa cuộc họp và xóa người tham gia khi cần thiết, đảm bảo chỉ những người được mời tham dự cuộc họp mới có thể tham dự. Cuộc họp mã hóa và lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trong các máy chủ an toàn, đồng thời cung cấp xác thực hai yếu tố để giữ an toàn cho tài khoản người dùng.

Bên cạnh đó, Zoho Cliq cũng mã hóa tin nhắn của bạn. Điều này đảm bảo rằng tin nhắn của bạn không bị rò rỉ hoặc bị sử dụng sai mục đích. Ngoài ra, Zoho Cliq cho phép bạn trò chuyện riêng với đồng nghiệp của mình bằng cách tắt lịch sử trò chuyện. Điều này có nghĩa là các tin nhắn sẽ biến mất ngay khi bạn đóng cửa sổ trò chuyện, cho phép bạn tùy ý hơn trong các cuộc trò chuyện riêng tư. 

Về bản chất, các ứng dụng Zoho tuân thủ GDPR và HIPAA, cung cấp cho người dùng các giao thức bảo mật và quyền riêng tư tốt nhất có thể. Nếu bạn chưa dùng thử nó, hãy bắt đầu ngay bây giờ!

Nhân viên làm việc từ xa nên sử dụng VPN để mã hóa dữ liệu và che dấu địa chỉ IP nhằm bảo vệ lịch sử duyệt web và chia sẻ của họ, cũng như thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài.

Tích hợp theo ngữ cảnh

Các ứng dụng Zoho Workplace được tích hợp với nhau và cho phép bạn sử dụng ứng dụng này từ ứng dụng khác. Ví dụ: Bạn có thể sử dụng tính năng gọi của Cliq từ một bảng tính trên Zoho Sheet hoặc một ứng dụng khác như Zoho Mail. 

Bạn có thể khởi động cuộc họp hoặc thêm sự kiện họp vào Lịch từ email của mình. Trang tổng quan độc đáo của Zoho Workplace cung cấp tổng quan về các mục gần đây từ tất cả các ứng dụng Zoho Workplace trong một cửa sổ.

Tích hợp theo ngữ cảnh

Kết luận

Cho dù trực tiếp hay từ xa, giao tiếp là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp hiệu quả. May mắn thay, công nghệ phù hợp có thể giúp ích cho kết quả kinh doanh của bạn. Với sự cạnh tranh khốc liệt trên hầu hết các thị trường, các doanh nghiệp lớn và nhỏ không được để sự chậm trễ, thông tin sai lệch hay lãng phí thời gian cùng với công nghệ lạc hậu cản trở sự thành công.

Có rất nhiều câu chuyện thành công của các doanh nghiệp trong bối cảnh dịch bệnh bởi vì họ có thể chuyển đổi linh hoạt sang phương thức làm việc từ xa. Phần mềm văn phòng ảo phù hợp có thể thu hẹp mọi khoảng cách trong giao tiếp và giúp doanh nghiệp của bạn cạnh tranh trong thế giới hiện đại.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về Zoho Workplace, hãy nhấc máy lên và kết nối với ZHS qua số điện thoại 024.9999.7777 hoặc bấm vào ô chat ở góc phải màn hình để được hỗ trợ tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top