Gửi Email
Liên hệ Zalo
Quản lý thời gian bằng Pomodoro trong Zoho Cliq
Pomodoro là gì?
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian tuyệt vời giúp cải thiện năng suất của chúng ta trong công việc. Kỹ thuật này đã giúp nhiều người làm việc nhanh hơn, nâng cao hiệu quả và giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Mục đích chính là thúc đẩy năng suất trong các nhiệm vụ lớn đòi hỏi năng lượng tinh thần sáng tạo, nhưng nó có thể được sử dụng để trợ giúp sức mạnh thông qua bất kỳ loại nhiệm vụ nào.
Phương pháp này yêu cầu bạn chia thời gian của mình thành từng khoảng thời gian ngắn là 25 phút cho công việc, nghỉ giải lao 5 phút vào cuối mỗi phiên 25 phút. Mỗi khoảng thời gian 25 phút được gọi là “pomodoro” và sau bốn lần pomodoros liên tiếp, bạn nghỉ dài hơn 15 hoặc 30 phút.
Zoho Cliq + Pomodoro Technique
Lời nhắc là điều cần thiết trong môi trường làm việc, nơi việc theo dõi lịch trình và danh sách việc cần làm của riêng bạn, cũng như theo dõi các nhiệm vụ được giao cho người khác, có thể phức tạp. Tính năng Cliq’s Reminders có thể làm cho Pomodoro trở nên dễ dàng hơn và thiết thực hơn.
Tất cả những gì bạn phải làm là lên lịch nhắc nhở cho các pomodoros mà bạn đã lên kế hoạch trong ngày. Hãy nhớ bao gồm thời gian nghỉ năm phút và thời gian nghỉ dài hơn cứ sau bốn phiên trong khi đặt lời nhắc của bạn. Hệ thống Zoho Cliq của chúng tôi sẽ tìm hiểu cách đặt lời nhắc trong Cliq.
Trước khi đặt lời nhắc pomodoro, hãy lập kế hoạch cho các công việc của bạn với danh sách kiểm tra trong Zoho Sheets hoặc Zoho Notebook (hoặc sử dụng bất kỳ công cụ quản lý công việc nào) và sử dụng các bot của Zoho Cliq để gửi cho bạn các thông báo về công việc của bạn.
Nếu bạn có thể làm 12 pomodoros trong một ngày, bạn sẽ có 9 lần nghỉ ngắn và 2 lần nghỉ dài. Sử dụng những khoảng nghỉ ngắn để ăn nhẹ hoặc thay đồ, trong khi một trong những khoảng nghỉ dài có thể là giờ nghỉ trưa của bạn và thời gian còn lại có thể được sử dụng để tập thể dục hoặc làm việc vặt.
Pomodoro nâng cao
Một khi bạn cảm thấy thoải mái khi làm việc với Pomodoro, bạn có thể nâng cấp trò chơi của mình với phiên bản nâng cao, phù hợp nhất để làm việc với Zoho Cliq. Nhóm các hạng mục công việc của bạn thành ba loại khác nhau và chia chúng thành các pomodoros khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về những gì có thể trông như thế này:
Làm việc nhóm
Phân bổ hai hoặc ba pomodoros để làm việc nhóm, nơi bạn có thể cộng tác với đồng nghiệp và thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể sử dụng thời gian này để thiết lập cuộc họp, nói chuyện qua âm thanh hoặc cuộc gọi điện video và xem xét công việc với đồng nghiệp của mình bằng tùy chọn chia sẻ màn hình. Khi toàn bộ nhóm đồng bộ, các cuộc họp trở nên ngắn hơn và hiệu quả hơn.
Công việc cá nhân
Phân bổ năm hoặc sáu pomodoros cho các hạng mục công việc đòi hỏi sự chú ý của cá nhân bạn. Đây là những thời điểm tập trung. Hãy đảm bảo sắp xếp các loại pomodoros này trong thời gian xử lý tinh thần cao điểm của bạn, cho dù vào buổi sáng hay buổi chiều muộn. Điều này giúp bạn tập trung và không bị mất đà, để bạn có thể hoàn thành tất cả các hạng mục công việc của mình trong thời gian này.
Lập kế hoạch
Luôn luôn kết thúc một ngày với một pomodoro lập kế hoạch. Đây là thời điểm để đánh dấu các mục trong danh sách việc cần làm của bạn và đo lường công việc bạn đã hoàn thành trong ngày hôm đó, cũng như lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Lên lịch các cuộc họp và lời nhắc của bạn cho ngày hôm sau trong thời gian này. Bạn có thể sử dụng phương pháp lâu đời là sử dụng bảng kế hoạch cá nhân để kiểm tra các hạng mục công việc đã hoàn thành của mình hoặc bạn có thể sử dụng tích hợp Cliq + Notebook để ghi nhanh và sau đó kiểm tra các hạng mục công việc của mình. Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ quan trọng cho ngày hôm sau dưới dạng thông báo bằng cách sử dụng tính năng bot của Zoho Cliq.
Lập kế hoạch trước bằng cách sử dụng Schedule Messages trong Cliq
Không ai trong chúng ta thích bị đánh thức bởi tin nhắn thông báo từ nơi làm việc vào lúc nửa đêm.Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Amy Zadow, Nghiên cứu viên về Tâm lý Tổ chức, 70,4% nhân viên được mong đợi trả lời tin nhắn công việc ngoài giờ làm việc cho biết họ không mong muốn như thế. Điều này không có nghĩa là người ta không bao giờ nên xem các công việc ngoài giờ làm việc bình thường của họ, nhưng đó là một lời nhắc nhở tốt về tầm quan trọng của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Mặt khác, nếu bạn làm việc theo giờ phi truyền thống vào sáng sớm hoặc tối muộn, hoặc thậm chí làm việc ở múi giờ khác với một số đồng nghiệp của mình, bạn có thể cần gửi tin nhắn cho đồng đội của mình trong giờ làm việc của mình. Tuy nhiên, đồng nghiệp của bạn có thể cảm thấy quá tải khi nhận được tin nhắn ngoài giờ làm việc của họ.
Để giúp người dùng của chúng tôi giao tiếp dễ dàng hơn và hiệu quả hơn, chúng tôi sẽ giới thiệu một tính năng mới trong Zoho Cliq: Schedule Messages.
Tại sao cần đến Schedule Messages
Do nhiều nhân viên được phân bổ trên toàn cầu và làm việc theo giờ linh hoạt trong môi trường làm việc từ xa hoặc hỗn hợp, giao tiếp có thể trở thành một thách thức trong môi trường nhóm quốc tế vì thời gian hoạt động của một số nhân viên sẽ là giữa đêm đối với các thành viên khác trong nhóm.
Tính năng Schedule Messages mới của Zoho Cliq cũng có nhiều lợi ích khác. Ví dụ: giả sử bạn đang đi nghỉ nhưng phải gửi lời nhắc thời hạn quan trọng để đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Với Schedule Messages, bạn không cần phải mở máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình để làm việc trong kỳ nghỉ của mình. Thay vào đó, bạn có thể lên lịch thông báo nhắc nhở để đi ra ngoài trong khi đi vắng và (hy vọng) có thể tận hưởng kỳ nghỉ của mình mà không bị gián đoạn liên quan đến công việc.
Lên lịch một tin nhắn
Lên lịch cho một tin nhắn không phải là nhiệm vụ lớn; nó dễ dàng như gửi một tin nhắn tức thì.
Tất cả những việc bạn phải làm là:
- Nhập tin nhắn của bạn vào trường thành phần tin nhắn.
- Bấm vào biểu tượng Schedule Messages ở bên phải
- Chọn một tùy chọn ngày và giờ từ danh sách hoặc chọn Thời gian tùy chỉnh.
- Đặt thời gian và nhấp vào nút Lịch biểu. Nếu bạn đang chọn một tùy chọn từ danh sách có sẵn, hãy chọn tùy chọn đó và nhấp vào nút Lên lịch.
Tất cả các tin nhắn trong tương lai mà bạn đã lên lịch cho cuộc trò chuyện hoặc kênh đó sẽ có sẵn để xem ở cuối cửa sổ cuộc trò chuyện.
Chỉnh sửa và quản lý các tin nhắn đã lên lịch của bạn
Giả sử bạn đã lên lịch gửi tin nhắn video cho đồng đội của mình nhưng bạn muốn chỉnh sửa phụ đề đính kèm với video hoặc chỉ cần lên lịch lại tin nhắn cho một ngày hoặc giờ khác.
Bạn có thể thực hiện việc này bất kỳ lúc nào trước khi nó gửi đi bằng các tùy chọn Chỉnh sửa và Lên lịch lại.
Di chuột qua thư đã lên lịch mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào Chỉnh sửa. Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa tin nhắn hiện có và lưu phiên bản mới.
Theo cách tương tự, di chuột qua thư đã lên lịch và nhấp vào tùy chọn Lên lịch lại sẽ cho phép bạn chỉnh sửa ngày hoặc thời gian để lên lịch lại cho một ngày khác.
Trong quá khứ, có lẽ tất cả chúng ta đều cần xóa các tin nhắn đã gửi vì nhiều lý do khác nhau. Ví dụ: giả sử bạn đã lập lịch một tin nhắn chứa dữ liệu báo cáo hàng tuần nhưng sau đó nhận thấy rằng một số dữ liệu trong báo cáo cần được thay đổi. Đừng lo lắng: bạn có thể xóa tin nhắn đã lên lịch bất kỳ lúc nào.
Trên đây là những thông tin ZHS muốn cung cấp cho bạn để bạn có thể quản lý công việc hiệu quả hơn. Zoho Cliq cung cấp cho các nhà quản lý một nền tảng giao tiếp hoàn chỉnh để giúp các nhà quản lý với các nhóm hỗn hợp cộng tác hiệu quả hơn. Nếu bạn cảm thấy Zoho Workplace cũng như Zoho Cliq đang là dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cần, hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.