thumb 2 1

ZOHO MAIL – TẤT TẦN TẬT NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Trong doanh nghiệp, sử dụng email để liên lạc sao cho chuyên nghiệp là một vấn đề không hề đơn giản. Từ đó, Zoho Mail ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiếp cận, sử dụng email một cách hiệu quả nhất.

Zoho Mail là gì?

Zoho Mail – được hoạt động với tính năng tương tự như Yahoo hoặc Gmail, là một dịch vụ email theo tên miền riêng. So với Yahoo hoặc Gmail, Zoho Mail được đánh giá ưu việt hơn do nó cho phép trực tiếp tạo mail theo tên miền riêng khi đăng ký mà không cần thông qua bất kỳ dịch vụ nào khác.

Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng đồng bộ các dữ liệu trên cùng một hệ thống. Chẳng hạn như đồng bộ Zoho Doc, Zoho Sheet, Zoho Writer,… Đây là một tính năng tương tự với Gmail của Google.

Có thể nói, Zoho Mail là một công cụ tạo tên miền dành riêng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tạo cho bản thân một dấu ấn riêng là điều vô cùng cần thiết.

Lợi ích của Zoho Mail

Lợi ích chính của Zoho Mail đem tới cho người dùng là việc nó chứa một tập các tính năng vô cùng đa dạng, tạo ra được không gian làm việc chung và có hỗ trợ phiên bản di động. Cụ thể:

Bộ lọc tối ưu

Email được quản lý và các tác vụ lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa dựa trên các quy tắc mà người dùng tạo ra. Người dùng có thể gán email cho các nhiệm vụ cụ thể hoặc đánh dấu chúng là đã đọc. Email từ các cá nhân cụ thể có thể được đánh dấu hoặc chuyển đến các thư mục cụ thể.

Chế độ ban đêm ưu việt

Tính năng Chế độ ban đêm của Zoho Mail giải quyết tình trạng mỏi mắt vào ban đêm thường gặp khi sử dụng máy tính. Người dùng chỉ cần bật nó lên là có thể kiểm tra email ở chế độ ban đêm mà không còn lo ngại bị mỏi mắt.

Tính năng tìm kiếm

Tìm kiếm email trong một hộp thư khổng lồ là một nhiệm vụ khó khăn, tính năng tìm kiếm email nâng cao của Zoho được ra đời để giúp việc này trở nên dễ dàng. Người dùng có thể sử dụng các tham số tìm kiếm chi tiết, thu hẹp các thư mục, ngày tháng và thời gian, và thậm chí cả các tệp đính kèm có chứa các từ cụ thể.

Phím tắt linh hoạt

Zoho Mail có rất nhiều phím tắt để giúp bạn dễ dàng điều hướng hộp thư đến của mình. Bạn có thể dễ dàng xem các email chưa đọc của người dùng bằng cách nhấn tổ hợp phím G+U. Viết email cũng chỉ cần bấm C+M và sử dụng Ctrl+P khi in mail. Trong phần thiết lập có chứa danh sách đầy đủ các phím tắt mà người dùng có thể sử dụng.

Cài đặt thông báo dành cho thư mục cụ thể

Người dùng Zoho Mail cũng có thể quản lý để loại bỏ các thông báo gây phiền nhiễu. Người dùng chỉ cần chọn thư mục mà họ muốn nhận thông báo và Zoho Mail sẽ đảm bảo rằng người dùng sẽ chỉ nhận được thông báo trong thư mục này chứ không phải ở nơi khác.

Liệt kê danh sách các mail từ cùng địa chỉ người gửi

Người dùng cũng không cần mất thời gian tìm kiếm email từ những người gửi cụ thể. Với tính năng Danh sách Email từ người gửi của Zoho Mail, người dùng có thể xem tất cả các email từ người gửi đó chỉ với một cú nhấp chuột phải.

Giao diện Zoho dễ nhìn, không có quảng cáo

Với phương châm đem lại sự thoải mái toàn diện cho người dùng, chính vì thế, kể cả khi sử dụng bản miễn phí, Zoho cũng không chèn quảng cáo làm phiền người dùng. Có thể khẳng định tài khoản của khách hàng được bảo mật thông tin tuyệt đối, không bị sử dụng vào mục đích thương mại.

Những tính năng đáng chú ý của Zoho Mail

Dung lượng lưu trữ

Zoho Mail là dịch vụ email miễn phí với 5GB dung lượng lưu trữ (và giới hạn hàng ngày đối với email được gửi và nhận) để sử dụng cho mục đích cá nhân. Ngoài ra, bạn có thể nâng cấp tài khoản để được sử dụng dung lượng lưu trữ lớn hơn, lên tới 10GB/một người dùng.

Liên kết với tài khoản POP, IMAP và Exchange ActiveSync

Bạn có thể thiết lập Zoho Mail đăng nhập để lấy thư từ tài khoản POP của mình và gửi thư từ giao diện web của nó bằng cách sử dụng tất cả các địa chỉ của bạn.

Bản thân Zoho Login có thể truy cập qua POP và IMAP thông qua các chương trình và dịch vụ email.

Một số tài khoản Zoho Mail cao cấp cũng cung cấp Exchange ActiveSync để đẩy và đồng bộ email. 

Sắp xếp email

Zoho email cho phép người dùng tổ chức và phân loại email của bạn dễ dàng với các thư mục, nhãn, cờ và bộ lọc tự động. Cấu trúc thư mục được phân đa cấp, rõ ràng, giúp cho người dùng dễ dàng tra cứu.

Ngoài ra, Zoho cũng hỗ trợ sắp xếp email theo cấu trúc cây, người dùng có thể dễ dàng điều hướng qua các phần mục quan trọng.

Trả lời mail tự động

Zoho Mail cung cấp tính năng tự động trả lời email khi bạn không ở văn phòng. Ngoài ra, bạn cũng có thể để lại liên hệ của người phụ trách trong trường hợp đồng nghiệp hoặc đối tác có việc khẩn cấp cần giải quyết.

Thanh tìm kiếm

Các tùy chọn tìm kiếm linh hoạt cho phép bạn kết hợp nhiều bộ lọc để tìm email (và tệp đính kèm) một cách chính xác nhất.

Liên kết với các ứng dụng trong hệ sinh thái Zoho

Zoho Mail Free bao gồm tính năng nhắn tin nhanh Zoho Chat và cung cấp nhiều tích hợp tệp đính kèm với các ứng dụng Zoho, Google Documents và Google Zoho Mail.

Sử dụng email mẫu

Zoho cho phép bạn lưu email dưới dạng mẫu email để sử dụng lại sau này. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo được chất lượng nội dung của mail gửi đi.

Chức năng thu hồi thư

Chức năng gửi thư của Zoho Mail khá nhanh nhạy, chính vì thế, đôi khi người gửi có thể mắc phải những lỗi như gửi nhầm nội dung, gửi nhầm địa chỉ hay quên đính kèm tệp. Zoho thiết lập độ trễ khi gửi thư, giúp cho bạn có thể thu hồi được thư lỗi kịp thời.

Tạo chính sách email riêng

Với gói Zoho Mail cho doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng Zoho Mail với tên miền và chính sách email của riêng bạn (ví dụ: kiểm soát email ra vào tổ chức của bạn).

Zoho Mail cho phép tổng hợp nhiều tính năng vào thành một

Với khối lượng công việc ngày càng lớn trong khi thời gian thì có hạn, yêu cầu phải xử lý được nhiều việc cùng một lúc. Nhờ có Zoho Mail, công việc của bạn sẽ được xử lý nhanh chóng và dễ dàng hơn.

  • Zoho Mail được bổ sung các công cụ kéo thả tệp đính kèm, dán nhãn và chuyển thư vào thư mục một cách nhanh chóng. 
  • Công nghệ lọc được đưa vào áp dụng, giúp di chuyển thư từ mục này sang mục khác một cách dễ dàng. Bạn không cần mất quá nhiều thời gian ngồi lọc và phân loại thư đến.
  • Sử dụng tính năng nhãn email giúp bạn dễ dàng xác định và nhập bộ lọc từ các nguồn khác.
  • Bạn có thể kiểm tra được các email chưa đọc, email được gắn nhắn và email bị gắn cờ. Nhờ đó, năng suất của người dùng được cải thiện, có thể lọc bớt spam và lưu ý được những email quan trọng.
  • Các chủ đề liên quan được trình bài dưới dạng sơ đồ cây để mô tả rõ mối liên hệ của các thư mục với nhau.

Đăng nhập Zoho Mail với 05 bước đơn giản

Để đăng nhập được Zoho Mail, trước hết bạn cần đăng ký tài khoản Zoho Mail. Chi tiết như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://www.zoho.com/mail/, bấm chọn Business Email và SIGN UP FOR FREE để tiến hành tạo Zoho Mail.
Sign up for Zoho Free Mail
  • Bước 2: Kéo xuống phía dưới màn hình, bấm chọn SIGN UP NOW ở mục Forever Free Plan.
Sign up now
  • Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cá nhân, click chọn Đồng ý các Điều khoản dịch vụ và Chính sách bảo mật. Sau đó bấm SIGN UP.
đặt tên cho chữ ký (1024 × 640 px) (4)
  • Bước 4: Sau khi đăng ký, Zoho Mail sẽ gửi một thông báo bao gồm mã OTP gồm 7 số về hòm thư email hoặc số điện thoại mà bạn đã đăng ký trước đó.
  • Bước 5: Hoàn tất Thiết lập Zoho Mail
Hoàn tất Thiết lập Zoho Mail

Để hoàn tất việc đăng ký tài khoản và tên miền của bạn trên trang chủ Zoho, bạn cần xác minh tên miền của mình trước khi có thể đặt và sử dụng. Zoho hỗ trợ nhiều nhà đăng ký tên miền có sẵn, bạn có thể lựa chọn và làm theo hướng dẫn.

Nếu công ty đăng ký tên miền của bạn không khả dụng, hãy chọn Khác. Dưới đây là 3 cách giúp bạn có thể xác minh tên miền của mình một cách nhanh chóng:

  • Phương pháp CNAME: Sử dụng Bản ghi
  • Phương pháp CNAME TXT: Sử dụng Bản ghi
  • Phương pháp TXT HTML: tải tệp đuôi .html lên hosting

Bạn hãy chọn một trong ba phương pháp trên và làm theo hướng dẫn. Lưu ý rằng có hai phương pháp để cập nhật DNS thì bạn cần đợi tên miền được cập nhật trước khi nhấp vào Verify (Xác minh).

Cách sử dụng Zoho Mail

Tìm hiểu cấu hình User và Group

Tìm hiểu cấu hình User và Group

Sau khi hoàn tất xác nhận tên miền, bạn sẽ nhận được thông báo chúc mừng từ app Zoho Mail. Bấm nút Create Account để tạo một hộp thư theo tên miền riêng của bạn. Lưu ý, bạn vẫn có thể sửa được tên miền ở bước này.

Tiếp đến ở bước tạo người dùng, nếu bạn chỉ sử dụng cho cá nhân mình, bạn có thể bấm Skip để bỏ qua. Bạn có thể quay lại thao tác trên nên không cần nhất thiết phải tạo ngay lúc đó. Bấm Skip mục tạo Group (Nhóm) – Quản lý người dùng.

Tìm hiểu cấu hình khi nhận mail Zoho

Bạn hãy đặc biệt chú ý tới bước này, vì nó là bước quan trọng nhất để nhận mail gửi đến. Zoho cung cấp cho bạn 3 bản ghi, hãy truy cập vào phần quản lý DNS và xóa tất cả bản ghi MX. Sau đó, chèn 3 bản ghi từ Zoho vào.

Các bước để tạo link đăng nhập

Để tạo được link đăng nhập dễ nhớ, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác rất đơn giản. Trước tiên, vào phần trình quản lý DNS, tạo thêm bản ghi CNAME tên mail và trỏ về địa chỉ http://business.zoho.com/. Sau này, khi muốn đăng nhập, bạn chỉ cần truy cập đường dẫn mail.domain.com

Tầm quan trọng của cấu hình SPF và DKIM

Cấu hình SPF và DKIM giúp cho thư của mình gửi đi không bị đi vào hộp thư Spam của khách hàng. Chính vì thế, việc cài đặt nó cho Zoho Mail là một điều hết sức cần thiết.

Thao tác để cài đặt cũng khá đơn giản, bạn có thể tham khảo video hướng dẫn tại trang cấu hình. Cụ thể như sau:

Đối với SPF, bạn cần phải tạo một bản ghi TXT mới sử dụng định dạng Zoho cung cấp. Bấm chọn Proceed to Configure DKIM ở mục DKIM, chọn Edit ở Action, sau đó nhấn Add Selector rồi điền tên và click vào Save. Chỉ cần sử dụng bản ghi này để thêm vào DNS rồi chờ cập nhật là hoàn tất quy trình.

Cách tạo thêm email cho tên miền Zoho Mail

Mở trình Cpanel theo địa chỉ https://mail.zoho.com/cpanel/, chọn Dashboard và Add User. Tiếp theo, hoàn thành các thông tin được yêu cầu để tạo ra một email cho tên miền Zoho Mail.

Sử dụng Zoho Mail trên Outlook như thế nào?

Để thuận tiện hơn trong việc sử dụng, bạn tham khảo cách cài đặt Mail Zoho Login trên Outlook. Chi tiết các bước như sau:

  • Bước 1: Cài đặt ứng dụng Outlook
  • Bước 2: Mở Outlook, vào File, tại mục Info chọn Add Account
  • Bước 3: Trong bảng Add New Account, chọn mục Mannually configure server settings or additional server types, bấm Next.
  • Bước 4: Giữ nguyên mặc định Internal Email, sau đó nhấp vào Next.
  • Bước 5: Hoàn thành các phần thông tin cần thiết trong hộp thoại Add New Account
  • Bước 6: Chọn More Setting, vào tab Outgoing Server và bấm chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication.
  • Bước 7: Mở tab Advance và thiết lập các thông số như sau: Incoming server port: 995, Outgoing server port: 456, SSL
  • Bước 8: Click Next để tiến hành Test Account Setting. Các bước sẽ hoàn tất sau khi cấu hình Completed hiển thị.

Cách tạo chữ ký Zoho Mail

Chữ ký email có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp bạn tạo được dấu ấn riêng với đối tác và khách hàng. Vì vậy, ZHS sẽ hướng dẫn bạn tạo chữ ký Zoho Mail sao cho chuyên nghiệp nhất.

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail
  • Bước 2: Vào mục Setting
chữ ký email
  • Bước 3: Chọn Signatures
cach-tao-chu-ky-trong-zoho-mail-1
  • Bước 4: Tạo nội dung chữ ký

Bạn điền thông tin vào các mục như hướng dẫn trong ảnh dưới đây. Lưu ý: Nên chèn hình ảnh logo vào chữ ký để tạo dấu ấn tốt hơn.

12

Bảng giá Zoho Mail

Bảng giá Zoho Mail cho doanh nghiệp được chia thành 4 loại tài khoản chính: Mail Lite 5, Mail Lite 10, Mail Premium, WorkPlace. Với chi phí chỉ từ chưa tới 30k/ 1 tài khoản/ tháng, doanh nghiệp đã có thể triển khai ngay được dịch vụ đổi tên miền.

Dưới đây là bảng chi phí từ đối tác ZHS của Zoho tại Việt Nam:

BẢNG GIÁ ZOHO MAIL DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Tại sao chọn dịch vụ Zoho Mail tại ZHS?

Hiện nay, Zoho Mail đang ngày trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp. Chính vì thế, nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ Zoho Mail ra đời. 

Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng là đối tác trực tiếp đáng tin cậy của Zoho. Để tránh việc “tiền mất tật mang”, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng, lựa chọn một địa chỉ tin cậy để đăng ký email. Trong bối cảnh đó, ZHS luôn tự hào là đối tác Zoho Platform hàng đầu tại Việt Nam

Là công ty uy tín hàng đầu

ZHS là công ty con trực thuộc tập đoàn HVN, với hơn 10 năm kinh nghiệm ở đa ngành nghề, chúng tôi tự tin có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề tồn đọng từ lâu.

ZHS là đối tác ủy quyền chính thức hàng đầu của Zoho tại Việt Nam. Chính vì vậy, doanh nghiệp đăng ký qua công ty sẽ được giải quyết các thủ tục một cách nhanh chóng nhất.

Chi phí tốt nhất

Do là đối tác trực tiếp nên ZHS giảm thiểu được tối đa chi phí môi giới của các bên agency. Vì thế, khi sử dụng dịch vụ bên công ty chúng tôi, có thể tiết kiệm được tối đa lên tới 40%.

Ngoài ra, ZHS còn có chính sách thẻ hội viên HVN+, giúp tích lũy tới 1,75% tổng giá trị giao dịch. 

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

ZHS luôn có nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng hoạt động 24/7, khách hàng có thể tìm tới để nhờ hỗ trợ bất cứ thời gian nào. Với sứ mệnh luôn luôn mong muốn thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng, chúng tôi luôn mang tới cho khách hàng những giải pháp hiệu quả nhất. 

Khi đăng ký sử dụng Zoho Mail qua ZHS, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng chuyển dữ liệu từ hệ thống Email cũ. Vì thế, bạn không cần phải lo lắng về vấn đề chuyển mail, thất lạc dữ liệu.

Có các điều khoản đảm bảo rõ ràng

Công ty ZHS luôn cung cấp đầy đủ cho khách hàng các hợp đồng với những điều khoản cân bằng, đảm bảo cho cả hai bên. Ngoài ra, công ty cũng hỗ trợ xuất hóa đơn VAT đầy đủ cho doanh nghiệp.

Kết luận

Zoho Mail đã và đang được hàng triệu tổ chức trên toàn thế giới tin dùng. Còn chần chờ gì nữa mà không hội nhập và đăng ký sử dụng cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay. 

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Mail và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top