Quy tắc đặt tên mail đẹp và chuyên nghiệp
Hiện nay, chưa có một quy chuẩn chung quy định vấn đề đặt tên email. Tuy nhiên, để đặt được một cái tên email ấn tượng, người dùng nên tuân thủ theo tối thiểu 3 nguyên tắc cơ bản dưới đây:
Tên mail đẹp có chứa tên miền riêng
Vì thế, chỉ cần bao gồm tên miền trong tên email thì email của bạn sẽ tạo ấn tượng đáng kinh ngạc. Thoạt nhìn, chúng thể hiện thương hiệu và mức độ uy tín chính của bạn và công ty của bạn. Lưu ý rằng đối với những doanh nghiệp có cả hệ thống website và hệ thống tên miền email riêng, hãy chú ý đến chi tiết cách đặt tên của từng email cá nhân.
Đặc biệt cần chú ý đến cấu trúc và nguyên tắc của email, giúp mang lại sự đồng nhất để xác định các cá nhân trong một tổ chức.
Khi đặt tên mail cho các cá nhân trong tổ chức, nên sử dụng chữ ký email để phân biệt. Một chữ ký mail thường bao gồm tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ,… Bạn có thể tham khảo thêm những bài viết khác của ZHS để đặt được cho mình một chữ ký email chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn còn chưa sở hữu tên miền riêng, hãy tham khảo dịch vụ Zoho Mail của ZHS để chuyên nghiệp hóa bản thân nói riêng và tổ chức của bạn nói chung.
Chú ý đến định dạng tên mail
Khi đặt tên mail, ngoài việc có tên miền riêng, bạn cũng nên chú ý tới định dạng của nó. Tên mail tốt nhất chỉ nên chứa tên của người dùng, tránh thêm các ký tự số, ký tự đặc biệt hay biệt danh vào. Điều này sẽ giúp mail của bạn nhìn đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác.
Làm cho tên mail đẹp và đặc biệt hơn
Ngoài ra, chúng còn có thể được liên kết với nhau, giúp các phòng ban trong công ty quản lý nội bộ tốt hơn. Chẳng hạn, khi có email được gửi đến bộ phận chăm sóc khách hàng, chúng có thể được liên kết để tự động chuyển tới email của giám đốc bán hàng. Công ty xây dựng những vai trò này bằng cách thiết lập các quy tắc dựa trên vai trò của từng bộ phận để chuyển tiếp email.
Những cách hiệu quả để đặt tên mail đẹp
Khi đã nắm vững những nguyên tắc đặt tên mail đẹp, hãy đảm bảo email của bạn luôn chuyên nghiệp bằng những cách sau đây:
Thêm vào tên mail đẹp những thông tin cụ thể
Đầu tiên, khi đặt tên mail đẹp, bạn cần định hướng mục đích sử dụng và thông điệp bạn muốn gửi đi. Tuy nhiên, cần biết tiết chế, tránh gây cảm giác quá phô trương trong mắt người đọc. Chẳng hạn, bạn có thể thêm giới tính của bản thân vào tên email để người đối diện tiện xưng hô như mr.zhs@hvn.vn.
Ngoài ra, bạn có thể thêm chức vụ, sở thích để tạo nổi bật, nhưng vẫn cần tuân thủ nghiêm các quy tắc nêu trên. Nếu không kiểm soát tốt, email của bạn rất dễ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
Thêm những con số vào tên mail đẹp
Chắc hẳn bạn đã từng chọn được cho mình một cái tên mail đẹp ưng ý, tuy nhiên lại bị hệ thống báo không thể sử dụng do trùng lặp. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách thêm vào tên mail một vài con số gắn liền với bản thân mình.
Việc này còn giúp bạn tạo được dấu ấn riêng với mọi người xung quanh. Nhưng cần đặc biệt lưu ý sử dụng những con số ngắn và dễ nhớ như ngày tháng hoặc năm sinh, 2-3 số cuối số điện thoại,… Tránh trường hợp thêm vào một con số quá phức tạp khiến đối phương khó nhớ được email của bạn.
Sử dụng dấu câu để ngăn cách
Trong trường hợp bạn muốn để nhiều thông tin vào tên mail, bạn có thể linh hoạt sử dụng các dấu câu như dấu chấm, dấu gạch nối để ngăn cách các phần. Chẳng hạn, bạn tên ZHS của bộ phận chăm sóc khách hàng của tập đoàn HVN, tên mail đẹp có thể sử dụng là zhs.cskh@hvn.vn.
Kết luận
Trên đây là những cách đặt tên mail đẹp mà các bạn có thể tham khảo. Bạn có thể cân nhắc và lựa chọn một tên mail đảm bảo tính chuyên nghiệp, ghi điểm trong mắt đối tác và khách hàng.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Mail và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.