Gửi Email
Liên hệ Zalo
Zoho Mail là dịch vụ email theo tên miền riêng có tính năng hoạt động tương tự như Yahoo hay Gmail. Điều khiến Zoho Mail khác biệt với Gmail hay Yahoo Mail là gì? Ưu điểm của Zoho Mail khiến nhiều người phải lựa chọn chính là cho phép tạo email theo tên miền riêng khi đăng ký mà không cần qua một dịch vụ khác.
Có thể nói đây là dịch vụ tạo email ngày càng phát triển và có thể phát triển trong thời gian tới. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Zoho hiệu quả chưa? Hãy tham khảo bài viết sau để có những kiến thức bổ ích khi sử dụng Zoho Mail.
1. Bật chế độ ngoại tuyến cho Zoho Mail
Chế độ ngoại tuyến của Zoho Mail cho phép bạn truy cập hộp thư của mình ngay cả khi không được kết nối internet. Bạn có thể đọc và trả lời email ngay cả khi ngoại tuyến. Các email được lưu trữ trong trình duyệt của bạn và hiển thị ngoại tuyến từ bộ nhớ của trình duyệt.
Lưu ý:
- Để bảo vệ email của bạn, không bật chế độ Ngoại tuyến trong các hệ thống dùng chung hoặc công khai.
- Tạo dấu trang trình duyệt cho Zoho Mail để dễ dàng truy cập Ngoại tuyến.
2. Cách phân loại danh sách tệp đính kèm và loại bỏ các loại tệp mà bạn không muốn thêm vào
Attachment Viewer – nơi lưu trữ toàn bộ các tệp của bạn. Bạn có thể hạn chế một số tệp nhất định được thêm vào trình xem tệp đính kèm bằng Bộ lọc.
Bộ lọc với các điều kiện cụ thể mà bạn không muốn thêm tệp đính kèm vào Attachment viewer của mình như tệp từ những người gửi cụ thể hoặc với các loại tệp đính kèm cụ thể,… Ví dụ: tệp hình ảnh từ địa chỉ email sale@zhs.com.vn.
Hãy chọn Do not add attachments to the Attachment viewer. Sau khi hoàn thành, các tệp đính kèm của email phù hợp với các điều kiện đã cho sẽ không được thêm vào trình xem tệp đính kèm.
3. Cách tìm kiếm danh sách email chính xác nhất từ bộ lọc Zoho Mail
Zoho Mail hỗ trợ các bộ lọc mở rộng và nhiều tùy chọn để có thể tìm kiếm nhanh chóng chính xác nhất có thể nội dung đang cần tìm kiếm bằng cách tìm kiếm từ khóa và thông số chính xác.
Nhập With sau đó sẽ thấy các bộ lọc như reminder, with attachment, with notes… mà bộ lọc đề xuất. Sau khi chọn bộ lọc, sẽ hiện ra các tiêu chí contains, from, to/cc….
Cuối cùng, bộ lọc sẽ đề xuất danh sách địa chỉ email đã liên hệ của bạn hoặc có thể nhập địa chỉ email theo cách thủ công để bắt đầu tìm kiếm.
Xem thêm:
4. Giữ hộp thư đến luôn ngăn nắp với tính năng Scrub
Cũng giống như dụng cụ dọn dẹp nhà cửa, phân loại và vứt những thứ không cần đến, tính năng Scrub của Zoho Mail giúp hộp thư đến của bạn luôn ngăn nắp và gọn gàng theo yêu cầu của bạn.
Scrub có thể xóa hoặc lưu trữ hàng loạt email từ người gửi, có thể lọc email từ tối đa 5 người gửi cùng lúc.
Các bước để bạn bắt đầu dọn dẹp hộp thư đến với Scrub Zoho Mail:
Bước 1: Chuyển đến thư mục liên quan và chọn bất kỳ email từ người gửi có email bạn muốn xóa.
Bước 2: Nhấp vào menu thêm như hình bên dưới và chọn Scrub.
Bước 3: Tất cả các email từ những người gửi đó sẽ bị xóa hoặc lưu trữ dựa trên lựa chọn của bạn.
5. Sử dụng truy cập nhanh để thay đổi cài đặt email dễ dàng
Bạn thay đổi một số cài đặt nhanh chóng mà không phải mò mẫm tìm kiếm trong mục Setting nữa bằng tính năng Quick Access.
Bạn chỉ cần nhập 1 vài ký tự trong phần Cài đặt. Danh sách các kết quả phù hợp từ Cài đặt được liệt kê trong phần Quick Access. Chọn mục có liên quan từ đề xuất và bắt đầu chỉnh sửa.
Bạn có thể nhanh chóng tra cứu và thay đổi Chữ ký, trả lời tự động khi vắng mặt, chọn chủ đề…. Các tùy chọn là vô tận.
6. Cách để gọi thoại hoặc gọi video từ Cliq trong Zoho Mail
Zoho Mail tích hợp sẵn Cliq trong giao diện để bạn chat, gọi, gọi video dễ dàng mà không cần sử dụng thêm ứng dụng khác.
Bạn chỉ cần nhấp vào một địa chỉ email mà bạn muốn trò chuyện, bạn sẽ thấy các icon gọi thoại và gọi video.
Khi bạn nhấp và cho phép truy cập vào micro và máy ảnh của mình, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi điện video với mọi người có trong danh sách liên hệ của mình.
7. Cách bật hoặc tắt xác thực hai yếu tố cho Zoho Mail
Bước 1: Đăng nhập vào Zoho Mail bằng Tên người dùng và Mật khẩu của bạn từ trình duyệt web.
Bước 2: Nếu mật khẩu là chính xác, bạn sẽ nhận được một mã bảo mật bổ sung (thông qua SMS/Cuộc gọi thoại/Mã QR theo cấu hình TFA)
Bước 3: Nhập mã bảo mật trong trình duyệt để truy cập vào tài khoản.
Bạn có thể chọn ghi nhớ mã trong trình duyệt trong 45 ngày tiếp theo. Nếu bạn truy cập hệ thống từ một trình duyệt hoặc hệ thống khác thì bạn cần cấp lại mã mới để truy cập vào cùng một tài khoản.
8. Tùy chỉnh chế độ đọc email theo cách giúp bạn thoải mái nhất
Zoho Mail cho phép bạn chỉnh lại chế độ đọc email nếu bạn không thích giao diện hiện tại, đặc biệt là với các email quá dài.
Thông thường, các email dài đều là email quan trọng và chúng thường có phông chữ nhỏ, khó đọc. Tính năng Reader view trong Zoho Mail sẽ giúp bạn tùy chỉnh.
Hãy nhấp vào biểu tượng Reader View để chọn kích thước font chữ, định dạng font chữ, khoảng cách giữa các dòng và cả chế độ đọc ngày hay đêm. Hãy chỉnh đến khi nào bạn thấy email dễ đọc hơn ban đầu.
9. Cách chèn hình ảnh vào nội dung Zoho Mail
Đối với những ứng dụng khác bạn phải lưu ảnh về thiết bị sau đó đăng lại lên Email. Với Zoho Mail, bạn chỉ cần dán ảnh chụp màn hình , ghi chú thích và nhúng vào nội dung.
Ngoài ra, hãy thử sử dụng tùy chọn Chèn tệp đính kèm và dán hình ảnh trong mục Desktop hoặc đính kèm từ đám mây) để sử dụng hình ảnh đã sao chép làm tệp đính kèm thay vì nhúng.
10. Cách lên lịch gửi email trong Zoho Mail
Gửi đúng thời điểm:
Email của bạn hoàn toàn có nguy cơ bị ngó lơ hoặc bị chôn vùi trong hàng tá email khác do bị gửi không đúng thời điểm. Do đó, bạn nên lên lịch gửi email khi họ có nhiều khả năng mở chúng nhất trong khi bạn có thể soạn thảo nó vào thời điểm thuận tiện.
- Gửi một email định kỳ
Có những trường hợp bạn phải gửi một số email nhất định vào một ngày và giờ cụ thể. Việc soạn thảo email và đặt lời nhắc để bạn có thể gửi vào thời điểm thích hợp có thể được thay thế bằng việc lên lịch gửi email ngay sau khi bạn hoàn thành bản nháp.
- Gửi cho đồng nghiệp và khách hàng theo múi giờ của họ
Bạn có thể đang làm việc và giao tiếp qua email với những người ở các múi giờ khác nhau. Bạn không muốn làm phiền họ với email công việc của mình khi họ đã làm việc xong trong ngày. Soạn và lên lịch trong giờ hành chính và đảm bảo rằng email sẽ đến được với họ vào giờ hành chính của họ.
Với Zoho Mail, bạn có thể giải quyết các vấn đề vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần chọn Schedule. Sau đó chọn giờ cần gửi. Nhấn vào Send. Email sẽ được chuyển đến Hộp thư đi và sẽ ở đó cho đến thời điểm bạn đã lên lịch.
- Gửi một email định kỳ
Có những trường hợp bạn phải gửi một số email nhất định vào một ngày và giờ cụ thể. Việc soạn thảo email và đặt lời nhắc để bạn có thể gửi vào thời điểm thích hợp có thể được thay thế bằng việc lên lịch gửi email ngay sau khi bạn hoàn thành bản nháp.
- Gửi cho đồng nghiệp và khách hàng theo múi giờ của họ
Bạn có thể đang làm việc và giao tiếp qua email với những người ở các múi giờ khác nhau. Bạn không muốn làm phiền họ với email công việc của mình khi họ đã làm việc xong trong ngày. Soạn và lên lịch trong giờ hành chính và đảm bảo rằng email sẽ đến được với họ vào giờ hành chính của họ.
Với Zoho Mail, bạn có thể giải quyết các vấn đề vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần chọn Schedule. Sau đó chọn giờ cần gửi. Nhấn vào Send. Email sẽ được chuyển đến Hộp thư đi và sẽ ở đó cho đến thời điểm bạn đã lên lịch.
11. Tính năng chia sẻ Email của Zoho Mail hoạt động như thế nào?
Email Sharing là tính năng rất thú vị chỉ có khi bạn sử dụng Zoho Mail.
Bạn sẽ không phải CC cho nhiều người hoặc mỗi lần CC hay Forward đều phải tóm tắt lại nội dung vì email quá dài. Ngược lại, khi email được chia sẻ đến một thành viên nào đó, mọi người nhanh chóng nắm được nội dung chính, thảo luận, trao đổi, nhận xét ngay bên dưới email với sơ đồ dạng cây, giúp bạn tóm lược toàn bộ ý chính trong nháy mắt.
12. Thay đổi giao diện hộp thư đến để xem được nhiều email cùng lúc
Zoho Mail có 2 chế độ xem hộp thư đến là giao diện cổ điển và giao diện thu gọn.
Chế độ xem mặc định là dạng cổ điển với nhiều khoảng trắng hơn giữa các email, giúp bạn cải thiện khả năng đọc và có đủ thông tin chi tiết về email đó.
Tuy nhiên, để xem được nhiều email trong một giao diện hơn, bạn có thể chọn chế độ thu gọn để giảm bớt khoảng trắng, tăng số lượng email lên. Chế độ xem này thích hợp nhất khi bạn đang tìm kiếm thư mục hoặc tìm loại email hay thông tin nhất định.
Để chuyển đổi giữa chế độ xem cổ điển và thu gọn, hãy nhấp vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của danh sách email như hình bên dưới.
13. Cách chia sẻ bản nháp trong Zoho Mail
Nếu bạn là người mới sử dụng email hoặc đó là một email quan trọng, bạn sẽ muốn tham khảo ý kiến của đồng nghiệp hoặc cấp trên. Phục vụ cho việc này Zoho Mail có tính năng rất hữu ích cho trường hợp này. Bạn có thể:
- Thảo luận trong phần bình luận
- Chia sẻ bản nháp email với đồng nghiệp
Các bước thực hiện vô cùng đơn giản. Sau khi soạn thảo email của bạn, bạn nhập Share Daft để chia sẻ bản nháp. Sau đó chọn tên người muốn chia sẻ tiếp tục chọn Share Daft.
Người bạn chọn sẽ nhận được thông báo và họ không có quyền chỉnh sửa email mà chỉ có thể đề xuất bằng phần bình luận dưới email.
Sau đó bạn có thể xem các nhận xét của mọi người qua phần Show Comments. Các bạn nháp sẽ luôn được hiện lên các phiên bản mới nhất.
14. Cách cài đặt trả lời tự động vắng mặt
Ví dụ như bạn đang trong kì nghỉ, thật phiền khi không thể kiểm tra email công việc và trả lời ngay. Bởi vậy, Zoho Mail đã cung cấp tính năng gửi tự động không trường hợp này. Bạn có thể yên tâm nghỉ ngơi mà không sợ bị làm phiền bởi công việc.
Một Email thông báo vắng mặt sẽ thông báo cho người gửi email về tình trạng của bạn.
Có thể đề cập đến người có thể thay bạn liên hệ và làm việc với họ (nếu đó là email công ty) hoặc cần hỗ trợ trong tình trạng khẩn cấp.
Cách thiết lập:
Bước 1: Chọn Out Of Office trong phần cài đặt.
Bước 2: Chọn Add New Out Of Office
Bước 3: Chọn đối tượng ( Everyone; Your contacts; Non-contacts)
Bước 4: Nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc
Bước 5: Vào Time Interval để chọn khoảng thời gian giữa hai lần trả lời liên tiếp hoặc ngày cụ thể để trả lời
Bước 6: Cuối cùng nhập Chủ đề – Nội dung Email và Save
15. Cách tạo thêm nhiều màu sắc cho email của bạn
Hãy làm cho email của bạn thú vị hơn bằng những cách định dạng Zoho Mail.
Ngoài ra, thay vì tùy chọn định dạng riêng lẻ (font chữ, cỡ chữ, màu sắc và các tùy chọn khác), bạn chỉ cần sao chép toàn bộ định dạng trước đó rồi dán vào phần còn lại.
16. Cài đặt nhận thông báo email bằng âm thanh
Để không bỏ lỡ những thông báo quan trọng, Zoho Mail sẽ thông báo cho bạn những email mà bạn cho là quan trọng dựa trên tùy chọn thư mục tùy chỉnh của bạn.
Bạn chỉ cần chọn Setting và chọn Systems. Trong Notifications tone và chọn âm thanh ưa thích từ danh sách âm thanh có sẵn.
Hoặc bạn có thể chọn thư mục mà bạn muốn gửi thông báo bằng cách chọn Settings, sau đó chọn Folders và chọn Notification.
17. Cách cài đặt thời gian giữ lại email trong hộp thư đi thay vì gửi lập tức
Khi bạn không chắc chắn và hay mắc lỗi thì bạn có thể lưu email lại trong hộp thư đi, đôi khi trong khoảng thời gian này bạn lại phát hiện ra vấn đề của email.
Bước 1: Vào Setting sau đó chọn Compose
Bước 2: Trong thời gian trễ của Hộp thư đi, hãy nhập thời gian trễ ưu tiên tính bằng phút. Thời gian trễ của Hộp thư đi có thể từ 1 đến 120 phút.
Sau khi thiết lập, khi bạn soạn và gửi email, các email sẽ được giữ trong Hộp thư đi trong khoảng thời gian trễ mà bạn đã đặt. Nếu bạn muốn gửi một email cụ thể ngay lập tức mà không cần giữ nó trong Hộp thư đi, hãy sử dụng tùy chọn Send right now option.
18. Stream trong Zoho Mail là gì?
Như một mạng xã hội thu nhỏ, Stream là nơi mà bạn và đồng nghiệp “vừa làm vừa chơi” đúng nghĩa. Stream giúp người dùng trao đổi ý kiến, thảo luận và chỉnh sửa ngay trên email với mọi người mà không cần sử dụng đến một chuỗi email cc hay forward lộn xộn.
19. Lối tắt tạo ghi chú, nhiệm vụ, sự kiện hay liên hệ mới từ menu thông minh của Zoho Mail
Mặc dù các tác vụ Task, Notes, Calendar, Contact được tích hợp sẵn ngay trong Zoho Mail và bạn có thể mở ra sử dụng dễ dàng nhưng vẫn có cách mở nhanh hơn nữa!
Menu Smart Create là một trong các tính năng hay ho nhất từ Zoho Mail, chứng minh sự thấu hiểu những người làm việc văn phòng như chúng ta.
Khi bạn đọc một email bất kỳ, chỉ cần chọn phần văn bản bạn muốn thêm làm nhiệm vụ, ghi chú hay sự kiện mới, Menu Smart Create sẽ được bật lên. Bạn chỉ cần chọn mục tương ứng và, xong! Bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ lưu ý nào từ những nội dung đang đọc.
20. Cách sử dụng Global Search trong Zoho Mail
Global Search là công cụ giúp bạn tìm kiếm toàn bộ dữ liệu, thông tin liên quan đến một chủ đề hay người nào đó.
Global Search ngay trong giao diện của Zoho Mail giúp bạn tìm kiếm thông tin của một ai đó có tài khoản Zoho hay không và toàn bộ thông tin có liên quan trên các ứng dụng Zoho của họ như địa chỉ liên hệ, email liên quan, tài liệu được chia sẻ, các bài đăng được kết nối…
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Mail và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.