Gửi Email
Liên hệ Zalo
Lưu trữ an toàn cho doanh nghiệp
Zoho WorkDrive đang là dịch vụ lưu trữ đám mây được tìm kiếm nhất hiện nay. Đối với hầu hết các công ty ngày nay, chia sẻ tệp và cộng tác không chỉ dừng lại trong nhóm hoặc tổ chức của họ — nó còn mở rộng hơn thế nữa. Các doanh nghiệp đang làm việc ngày càng nhiều với các đối tác bên ngoài và thậm chí cả khách hàng để xây dựng thương hiệu, mở rộng phạm vi thị trường và củng cố giá trị thương hiệu của họ.
Tuy nhiên, nhiều công ty phải đối mặt với nhiều hạn chế trong khi chia sẻ tệp và thường lo lắng về tính bảo mật của dữ liệu được chia sẻ của họ. Điều này khiến các doanh nghiệp khó khăn trong việc tạo ra một kênh cộng tác hiệu quả cho các đối tác bên ngoài.
Đừng lo Zoho WorkDrive sẽ giải quyết vấn đề này giúp bạn tạo ra một trung tâm để nhóm của bạn cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của bạn mà không ảnh hưởng đến sự tiện lợi hoặc bảo mật dữ liệu. Hãy xem một số cách WorkDrive có thể hợp lý hóa việc chia sẻ ra bên ngoài của bạn bên dưới.
Tạo nhiều liên kết chia sẻ
Hãy quên đi những rắc rối khi gửi các tệp lớn qua lại hoặc tạo nhiều bản sao của cùng một tài liệu mỗi khi bạn muốn làm việc với người dùng bên ngoài. Với Zoho WorkDrive, bạn có thể tạo và quản lý các liên kết bên ngoài không giới hạn cho một tệp hoặc thư mục và dễ dàng chia sẻ tệp đó với một cộng tác viên hoặc một nhóm cụ thể.
Chia sẻ thông tin một cách an toàn
Bảo vệ bằng mật khẩu các liên kết bên ngoài của bạn và đặt ngày hết hạn truy cập (sau đó tệp và thư mục được chia sẻ sẽ không thể truy cập được). Bạn cũng có thể hạn chế một số cộng tác viên được chọn tải xuống tệp hoặc yêu cầu thông tin người dùng như tên, email hoặc số điện thoại của họ trước khi họ truy cập liên kết.
Cộng tác hiệu quả hơn
Bạn có thể yêu cầu mọi người chỉ truy cập tệp hay tải lên tài liệu của họ. Với các ứng dụng văn phòng tích hợp của Zoho WorkDrive, bạn có thể cộng tác trong thời gian thực, thảo luận các ý tưởng và xem xét các thay đổi trên tài liệu, bảng tính và bản trình bày của bạn từ bên trong Zoho WorkDrive.
Giám sát hoạt động của người dùng
Theo dõi xem ai đã truy cập vào các liên kết được chia sẻ và các tệp đã tải xuống bằng báo cáo hoạt động của Zoho WorkDrive.
Một trong những phần tốt nhất của chia sẻ ra bên ngoài thông qua Zoho WorkDrive là người nhận không cần tạo tài khoản Zoho WorkDrive để truy cập vào các liên kết và tệp bạn chia sẻ. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin với khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp hoặc bất kỳ thành viên bên ngoài nào mà không cần phải thêm họ vào nhóm Zoho WorkDrive của bạn.
7 cách tăng dung lượng lưu trữ WorkDrive
Nếu bạn tạo ra một lượng lớn dữ liệu trong công việc của mình mỗi ngày, việc sắp xếp tất cả có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Càng sử dụng nhiều, chúng ta càng tạo ra nhiều sự lộn xộn, do đó làm giảm năng suất của chúng ta.
Dành một ít thời gian và sắp xếp bộ nhớ đám mây của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm và truy cập chính xác tệp bạn muốn, ngay khi bạn muốn. Đây là một số cách đơn giản mà ZHS có thể gợi ý cho bạn để khai báo các tệp của bạn trong Zoho WorkDrive.
1. Tối ưu hóa Team Folders của bạn
Bạn không cần phải nhét tất cả người dùng và tệp của mình vào một Thư mục nhóm. Tạo các Thư mục nhóm riêng biệt cho từng bộ phận hoặc dự án, thêm các thành viên trong nhóm có liên quan và làm việc cùng nhau một cách liền mạch.
2. Chuyển đổi tệp tự động
Khi bạn chuyển đổi tệp hiện có sang định dạng bộ ứng dụng văn phòng Zoho, hệ thống thường lưu tài liệu gốc và tạo một bản sao mới dẫn đến hai bản sao của cùng một tài liệu.
Để tránh việc này, Zoho WorkDrive có tùy chọn để tự động chuyển đổi tài liệu, bảng tính và bản trình bày mới tải lên sang định dạng Zoho Writer, Sheet, hoặc Show. Bằng cách này, các nhóm của bạn có thể tránh trùng lặp tệp và bắt đầu làm việc với tệp ngay lập tức.
3. Giảm sự lộn xộn bằng cách sử dụng giới hạn lưu trữ
Mỗi nhân viên đều có nhu cầu lưu trữ riêng và những nhu cầu đó có thể thay đổi theo thời gian. Đó là lý do tại sao Zoho WorkDrive cung cấp bộ nhớ dùng chung duy nhất cho toàn bộ tổ chức của bạn. Để giảm thiểu sự lộn xộn, tùy chọn giới hạn bộ nhớ của Zoho WorkDrive giúp bạn hạn chế người dùng trong nhóm của mình lưu các tệp không mong muốn. Nếu cần, quản trị viên có thể giới hạn bộ nhớ để khuyến khích người dùng chỉ giữ các tệp cần thiết.
4. Tổng hợp các phiên bản chỉnh sửa
Khi nhiều người làm việc trên một tệp và cuối cùng có thể tạo nhiều bản sao của cùng một tài liệu để lưu các phiên bản khác nhau. Tính năng này của Zoho WorkDrive tự động lưu tất cả các phiên bản chỉnh sửa của tài liệu trong một tệp. Điều này không chỉ giúp bạn tránh bị trùng lặp mà còn cho phép bạn tham khảo các phiên bản trước mà không mất công cập nhật mới.
5. Khắc phục sự lộn xộn với kho dữ liệu có cấu trúc
Nếu nhiều tài liệu được thêm vào hàng ngày, có thể là một thách thức để giữ các Team Folders của bạn có tổ chức. Với WorkDrive’s Data Templates, bạn có thể phân loại tệp ở cấp độ nhóm. Chỉ cần tạo Data Templates, thêm trường tùy chỉnh và liên kết các tệp và thư mục cần thiết với chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập tệp nhanh hơn.
6. Quản lý dữ liệu được chuyển vào thùng rác
Một bước quan trọng trong việc khai báo bộ nhớ đám mây của bạn là loại bỏ vĩnh viễn các tệp không mong muốn, trong khi vẫn có thể khôi phục mọi tài liệu bị xóa vô tình. Để giải quyết vấn đề này, Zoho WorkDrive đã giới thiệu các chính sách lưu giữ dữ liệu để quản lý các tệp đã xóa của bạn.
7. Lên lịch thời gian để bảo trì thường xuyên
Bạn nên tạo lịch bảo trì để giữ cho tài khoản Zoho WorkDrive của bạn không bị lộn xộn. Bảo trì bộ nhớ theo lịch trình này có thể được đặt cho một ngày cụ thể trong tháng hoặc tuần hoặc thậm chí vào một thời điểm cụ thể trong mỗi ngày. Sử dụng thời gian đó để xem qua các thư mục của bạn, di chuyển các tệp bị thất lạc đến đúng vị trí của chúng và thêm cấu trúc bộ nhớ của bạn.
Trên đây là những kiến thức về Zoho WorkDrive và một số cách để tăng dung lượng Zoho WorkDrive. Nếu bạn cảm thấy Zoho Workplace cũng như Zoho WorkDrive đang là dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cần, hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.