Ví dụ về quản lý thời gian của doanh nghiệp

Theo nghiên cứu của nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto như sau: Dường như trong mọi trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Ví dụ, 20% công nhân tạo nên 80% kết quả, 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu, 20% sơ hở có thể gây ra 80% sự cố.

Hầu hết mọi thứ trong công việc, sẽ có một số thứ có sức ảnh hưởng hơn nhiều thứ khác. Chính vì vậy, ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc này sẽ góp phần tiết kiệm thời gian và tăng hiệu làm việc đáng kể.

Để áp dụng cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo nguyên tắc Pareto, bạn chỉ cần sử dụng công thức là thứ tự ưu tiên bằng tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Ví dụ, một công việc cần có sự nỗ lực bằng 10 (trên thang điểm 10), hiệu quả đạt được bằng 5 (trên thang điểm 10). Thì thứ tự ưu tiên sẽ là 10:5=2 (2 sẽ là thứ tự ưu tiên). Các công việc khác cũng vậy, bạn sẽ dùng con số cuối cùng này để quyết định nên làm việc nào trước, việc nào sau.

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Với cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo quy tắc 40/30/20/10 chúng ta sẽ phân bố thời gian như sau:

• 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
• 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
• 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
• 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…

Áp dụng kỹ năng quản lý thời gian 40/30/20/10 vào thực tế công việc, chúng ta có thể phân chia như sau:

• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất là tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác nhưng không quá nhiều thời gian.