Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tự động hóa doanh nghiệp là gì?
Tự động hóa là việc sử dụng công nghệ và phần mềm chuẩn hóa các quy trình, giúp các nhà quản trị có thể theo dõi và dễ dàng kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên.
Một doanh nghiệp có thể gặt hái nhiều lợi ích khi ứng dụng thành công tự hóa vào quá trình quản trị. Ví dụ như: giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Một số người lầm tưởng rằng muốn tự động hóa cần phải tái cấu trúc bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng thực tế, tự động hóa không nhất thiết phải đầu tư nhiều vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp. Nhiều trường hợp, tự động hóa doanh nghiệp chỉ là sử dụng nền tảng công nghệ nhằm giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các công việc lặp đi lặp lại, giúp họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Một số hình thức tự động hóa doanh nghiệp
Có 3 hình thức tự động hóa doanh nghiệp phổ biến hiện nay là Tự động hóa Email, Tự động hóa đường ống bán hàng và Tự động hóa quy trình kinh doanh. Cùng ZHS tìm hiểu sơ lược về các hình thức này nhé.
Tự động hóa email
Việc tạo và gửi email tự động cho khách hàng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như không cần phải đầu tư nhiều chi phí và thời gian. Doanh nghiệp chỉ cần tải nội dung email mẫu, khi khách hàng tiềm năng có hành động nào đó, phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin và tạo ra email cá nhân hóa gửi đi theo lịch bạn đã hẹn trước.
Bạn cũng dễ dàng theo dõi xem khách hàng có mở email hay không, mở khi nào, bao nhiêu lần, có click vào link hay không? Từ đó có thể có những kinh nghiệm để thu hút khách hàng qua những email sau. Hiện nay Email Marketing đã trở thành một hình thức tiếp thị khá phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi tính hữu dụng cũng như khả năng tiếp cận khách hàng của nó.
Thấu hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay các ngày càng có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề tự động hóa email. Mỗi phần mềm đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Việc tìm được phần mềm tự động hóa email phù hợp với doanh nghiệp của mình là vô cùng quan trọng.
Tự động hóa đường ống bán hàng
Đường ống bán hàng là một định nghĩa còn khá mới đối với nhiều người. Đây là một khái niệm kinh doanh liên quan đến việc di chuyển khách hàng qua các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng cho đến khi họ mua hàng.
Việc sử dụng phần mềm tự động hóa doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng đều được quan tâm, thông tin liên hệ và ghi chú luôn có sẵn giúp bạn biết được mình cần làm gì để thực hiện thỏa thuận.
Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra những dự báo doanh thu chính xác hơn hay tạo ra những cải tiến đáng chú ý. Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp không giúp bạn kết thúc giao dịch bán hàng nhưng bạn cần có nó để chốt được nhiều đơn hơn. Và hơn thế nữa, những phần mềm này giúp bạn duy trì hoạt động bán hàng ổn định và hiệu quả, đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình kinh doanh là việc sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ. Thay vì để nhân viên của mình thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hằng ngày, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoàn thành những việc này.
Việc tự động hóa quy trình kinh doanh sẽ làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa mọi nhiệm vụ trên phần mềm. Giải quyết được tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
Một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:
- Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
- Quy trình tính lương
- Quy trình ra mắt sản phẩm mới
- Quy trình bán hàng
- Quy trình xử lý đơn hàng
- Quy trình chăm sóc khách hàng
- Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng…
4 mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ
Cùng ZHS tìm hiểu những mẹo có thể giúp bạn tự động hóa doanh nghiệp đơn giản.
Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa
Đầu tư vào công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc của doanh nghiệp nhỏ. Tuy không thể thay thế hoàn toàn cho con người nhưng cũng là công cụ hỗ trợ giúp thúc đẩy tiến độ công việc. Nhân viên không phải tốn nhiều thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại mà họ có thể doanh thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
Bạn nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín với sự hỗ trợ tuyệt vời hoặc có thể thuê một nhà tư vấn kỹ thuật khi bắt đầu tự động hóa để đảm bảo quá trình này diễn ra liền mạch.
Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ
Thiết lập hệ thống theo dõi thời gian dành cho mọi nhiệm vụ trong một ngày/ một tuần/ một tháng mà doanh nghiệp nhỏ cần đầu tư để duy trì hoạt động kinh doanh. Đánh giá công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất để cân nhắc tự động hóa một số tác vụ. Đảm bảo các công việc/ quy trình được xử lý nhanh nhất có thể với chất lượng hoàn hảo nhất.
Giảm thiểu số lượng quy trình
Bạn nên hiểu rất rõ cách thức vận hành doanh nghiệp để xác định chính xác quy trình nào bắt buộc, quy trình nào không bắt buộc hoặc có thể hợp nhất lại. Muốn tự động hóa doanh nghiệp thành công, bạn hãy chắc chắn số lượng quy trình trong doanh nghiệp đã được tối ưu.
Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ không nhận ra rằng mặc dù việc thay đổi quy trình tương đối dễ thực hiện, những việc giúp nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó, thậm chí là đầy thách thức. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần có một lộ trình đào tạo nhân sự rõ ràng và bài bản cũng như tổ chức các cuộc khảo sát về trải nghiệm sau khi sử dụng: điều gì hài lòng, điều gì chưa hài lòng để xem xét thay đổi.
Việc nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của doanh nghiệp và chính bản thân họ cũng là yếu tố quan trọng thôi thúc học tích cực sử dụng phần mềm, tạo nên thành công của tiến trình tự động hóa.
Giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp
Hãy ngừng dành thời gian gửi email, chờ phê duyệt, thao tác với dữ liệu và tạo báo cáo theo cách thủ công. Xác định các quy trình thủ công của bạn và tiến hành tự động hóa để giảm lỗi và tình trạng không thống nhất. Dù quy trình kinh doanh của bạn có phức tạp đến đâu, bạn đều có thể tự động hóa mọi bước của quy trình với các công cụ tự động hóa trực quan của Zoho Creator.
Thiết kế quy trình công việc
- Chọn từ hơn 32 loại trường khác nhau để thu thập dữ liệu thông qua biểu mẫu. Tự động điền trường, thực hiện xác thực và sử dụng logic để xây dựng biểu mẫu hoàn hảo.
- Trực quan hóa quy trình công việc và kích hoạt một tập hợp các hành động dựa trên cách thức và thời điểm người dùng tương tác với ứng dụng của bạn.
- Sử dụng trình tạo tập lệnh kéo và thả để thực hiện các phép tính và thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh phức tạp.
Tự động hóa nhiệm vụ
- Cấu hình phê duyệt nhiều cấp cho mọi quy trình.
- Theo dõi công việc nhờ các thông báo cập nhật hoặc chuyển hướng tiến trình.
- Lên lịch nhiệm vụ và gửi báo cáo, thư mời sự kiện và lời nhắc đúng thời hạn.
Chia sẻ ứng dụng
- Phân nhóm người dùng theo vai trò và gán quyền để họ chỉ có thể xem những gì họ cần.
- Tham khảo kiểm tra bản ghi để xem ai đã chỉnh sửa dữ liệu và theo dõi các thay đổi được thực hiện trên ứng dụng.
- Duy trì cổng thông tin chuyên dụng cho khách hàng và cho phép họ đăng nhập và truy cập thông tin của họ.
Phát hành và giám sát
- Phát hành quy trình công việc và kiểm tra xem chúng có hoạt động như bạn muốn không.
- Tạo báo cáo giúp bạn xác định khúc mắc và cải thiện hiệu suất của đội ngũ.
- Kết hợp các báo cáo trong bảng chỉ số để thu hẹp đến thông tin cụ thể.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về tự động hóa doanh nghiệp. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Creator cũng như Zoho Workplaces, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.