ZHS đã quay lại để giới thiệu thêm các bản cập nhật để giúp bạn quản lý thông tin tốt hơn.
Tính toàn vẹn của dữ liệu
Data Templates giúp bạn phân loại và sắp xếp tệp dễ dàng ở cấp độ nhóm. Giờ đây, với bản cập nhật mới nhất của Zoho WorkDrive, bạn có thể cho phép người dùng của mình tự động liên kết Data Templates và thêm các thuộc tính tùy chỉnh vào mọi tệp hoặc thư mục mà họ thêm vào. Bằng cách này, người dùng của bạn có thể tìm kiếm và định vị ngay lập tức tệp được yêu cầu.
Quản lý các tệp của bạn
WorkDrive’s Collect Files giúp bạn nhận tài liệu từ cả người dùng bên trong và bên ngoài. Zoho WorkDrive đã thêm nhiều chức năng hơn để quản lý quy trình thu thập của bạn.
1. Phân loại tệp theo người dùng
Lưu trữ tất cả các tệp được thu thập ở một nơi duy nhất khiến việc truy cập vào đúng dữ liệu vào đúng thời điểm trở nên khó khăn. Giờ đây, bạn có thể tạo một thư mục riêng cho từng người dùng dựa trên tên, số điện thoại hoặc địa chỉ email của họ.
2. Tạo báo cáo thu thập
Điều quan trọng là phải nhận tệp một cách an toàn, nhưng điều quan trọng hơn nữa là phải biết chi tiết của quá trình gửi. Một số bộ sưu tập có thể nhạy cảm về thời gian hoặc dành riêng cho người dùng. Nhận nhật ký chi tiết về ai đã gửi cái gì và khi nào bằng cách tạo báo cáo thu thập.
Nói lời chào với PDF và chú thích hình ảnh
Chú thích là một ghi chú hoặc nhận xét được thêm vào văn bản hoặc sơ đồ để cung cấp thông tin bổ sung.
Giới thiệu chú thích cho tệp PDF và hình ảnh.
1. Chú thích PDF
PDF được sử dụng rộng rãi trong một tổ chức. Đôi khi bạn có thể muốn làm việc với khách hàng hoặc thành viên nhóm của mình trên một danh mục đầu tư. Với Zoho WorkDrive, bạn có thể sử dụng chú thích PDF và cộng tác với chúng. Người dùng có thể đi đến bất kỳ trang cụ thể nào và thêm nhận xét cụ thể cho bất kỳ văn bản hoặc khu vực nào trên trang đó.
2. Chú thích hình ảnh
Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc trên một sáng tạo với nhà thiết kế của bạn. Bạn có thể muốn đưa ra gợi ý khi họ gửi thiết kế. Với chú thích hình ảnh, bạn có thể thêm nhận xét về bất kỳ phần cụ thể nào của hình ảnh và làm việc với nhà thiết kế của bạn.
Cải thiện trải nghiệm video của bạn
Video được sử dụng trong nhiều tổ chức để giúp tăng phạm vi tiếp cận, tương tác và bán hàng. Zoho WorkDrive biết tầm quan trọng của nó và mang đến cho bạn ba tính năng nâng cao:
1. Chú thích video
Giới thiệu chú thích cho video!
Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị đang làm việc trên một video. Họ phải gửi nó cho nhóm sản phẩm để xem xét, sau đó họ sẽ lưu ý các mục cần thay đổi và thông báo điều này cho nhóm tiếp thị.
Giờ đây, với chú thích video, họ có thể đi đến bất kỳ khung nào trong video và thêm nhận xét với dấu thời gian tương ứng. Bằng cách này, nhóm sản phẩm có thể trực tiếp chia sẻ kỳ vọng của họ và cuối cùng nhóm tiếp thị có thể thực hiện chúng.
2. Ảnh bìa video
Thêm khả năng hiển thị chất lượng hơn cho video của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn ảnh bìa video từ Zoho WorkDrive. Bây giờ, bạn có tùy chọn để thay đổi ảnh bìa mặc định do hệ thống tạo.
Zoho WorkDrive cung cấp cho bạn tùy chọn sửa đổi hình ảnh mặc định thành hình ảnh bìa tùy chỉnh để hiển thị chính xác nội dung trong video của bạn. Hình ảnh cập nhật sẽ xuất hiện trong tất cả các bản xem trước video (bao gồm cả chế độ xem của người dùng bên ngoài), các chế độ xem được nhúng dưới dạng hình thu nhỏ trong danh sách tệp.
3. Video chapters
Một video dài có thể gây nhàm chán. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã giới thiệu Video chapters để giúp bạn điều hướng dễ dàng giữa các phần bắt buộc. Video chapters giúp bạn chia video thành nhiều phần, vì vậy bạn có thể xem nội dung được đề cập trong video và nhanh chóng chuyển sang chủ đề mà bạn quan tâm.
Chia sẻ tệp với bảo mật bổ sung
Chia sẻ bên ngoài giúp các công ty chia sẻ các tệp nhạy cảm của họ với khách hàng, các bên liên quan và đối tác của họ. Zoho WorkDrive đã thêm hai cải tiến để làm cho các liên kết bên ngoài an toàn hơn.
1. Thêm mật khẩu
Các tổ chức chia sẻ các tệp nhạy cảm với các đối tác, các bên liên quan và khách hàng của họ. Điều quan trọng là phải chia sẻ nội dung một cách an toàn, đặc biệt nếu nội dung đó ra khỏi công ty. Bạn có thể bắt buộc tất cả người dùng đặt mật khẩu khi tạo liên kết chia sẻ bên ngoài và cũng có thể đặt chính sách mật khẩu mạnh nếu được yêu cầu, giúp các liên kết an toàn hơn.
2. Đặt khoảng thời gian hết hạn mặc định
Đôi khi, các công ty phải chia sẻ các tài liệu nhạy cảm về thời gian như thư chào hàng, thỏa thuận hoặc thông báo pháp lý. Với cải tiến gần đây của Zoho WorkDrive, bạn có thể đặt khoảng thời gian hết hạn mặc định cho tất cả các liên kết chia sẻ bên ngoài và liên kết tải xuống để hạn chế quyền truy cập không mong muốn. Nếu được đặt, khoảng thời gian hết hạn mặc định sẽ được áp dụng tự động, nhưng người dùng có thể chọn thay đổi hoặc tắt ngày hết hạn theo cách thủ công nếu cần.
Quyết định chế độ thông báo của bạn
Thông báo giúp bạn biết điều gì đang xảy ra với các tệp công ty của bạn và luôn cập nhật với nhóm của bạn về bất kỳ nhiệm vụ hoặc dự án nào. Zoho WorkDrive cho phép bạn chọn danh sách thông báo bạn cần và loại phương tiện bạn muốn nhận thông báo (web, điện thoại di động hoặc email).
Di chuyển dữ liệu kinh doanh của bạn sang Zoho WorkDrive dễ dàng hơ bao giờ hết
Bạn không cần phải lo lắng về việc chuyển dữ liệu của công ty mình khi chọn Zoho WorkDrive. Bạn có thể di chuyển liền mạch các tệp công ty của mình từ máy tính để bàn hoặc các dịch vụ đám mây khác (ví dụ: G Suite, Dropbox và OneDrive). Tìm hiểu cách bạn có thể di chuyển sang WorkDrive tại đây!
Mục tiêu của Zoho WorkDrive là cung cấp cho người dùng một công cụ quản lý dữ liệu hiệu quả để lưu trữ, chia sẻ và làm việc cùng nhau trên các tài liệu. Đó là lý do tại sao Zoho WorkDrive triển khai các cải tiến hàng năm và không ngừng nỗ lực cải thiện trải nghiệm quản lý tệp của bạn. Bạn có thể mong đợi nhiều bản cập nhật thú vị như vậy từ Zoho WorkDrive vào năm 2023.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về tính năng đặc biệt của Zoho WorkDrive 3.0. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho WorkDrive cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.