Gửi Email
Liên hệ Zalo
Trong một tổ chức thường sẽ có rất nhiều thành viên và nhiều cấp bậc khác nhau nên để quản lý một cách dễ dàng lại là điều không dễ. Trong bài này mình sẽ hướng dẫn cách vẽ sơ đồ nhân sự nhanh chóng đơn giản bằng excel.
Sơ đồ nhân sự là gì? Có những gì trong sơ đồ nhân sự
Sơ đồ nhân sự của công ty là dạng biểu đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty hay doanh nghiệp, bằng cách trình bày chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty hay doanh nghiệp đó.
Một sơ đồ nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Đây cũng là biểu đồ rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Truyền đạt thông tin về công ty, tổ chức.
- Hoạch định được nguồn nhân lực.
- Hoạch định cho từng bộ phận, nhóm làm việc.
- Hoạch định các nguồn tài nguyên khác cung ứng cho nhu cầu cá nhân hay bộ phận nào đó.
- Xem xét và thay đổi được phương pháp, quy trình quản lý.
- Tái cấu trúc công ty.
- Phân tích được trách nhiệm công việc.
Ngược lại, một cơ cấu tổ chức kém hiệu quả, sẽ dẫn đến những mâu thuẫn chồng chéo trong doanh nghiệp như: nhầm lẫn vai trò của nhân sự, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, xử lý tình huống kém, xuất hiện nhiều xung đột,…
Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel
Để vẽ sơ đồ, trước tiên bạn cần thống kê các vai trò, vị trí của công việc trong công ty. Sau đó, bạn sẽ vẽ bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và hoàn thiện sơ đồ. Lưu ý đảm bảo tính thông suốt về giao tiếp giữa các tổ chức.
Tạo sơ đồ
Bước 1: Chọn Insert trên thanh công cụ
Bước 2: Tiếp tục chọn SmartArt. Sau đó chọn sơ đồ mà bạn thấy phù hợp.
Bước 3: Sau đó sơ đồ sẽ hiển thị ở ngoài Sheet cùng với dữ liệu bạn sẽ nhập vào sơ đồ. Để nhập thông xin bạn có thể nhập trực tiếp vào sơ đồ hoặc chọn Type your text here.
- Nếu muốn ô bất kỳ thành ô con của một ô khác. Bạn có thể nhấn Tab
- Xóa một ô trong sơ đồ chọn Cut hoặc Delete
Chỉnh màu cho sơ đồ
Bước 1: Chọn Design
Bước 2: Tìm và chọn Change Colors và tìm màu phù hợp với nhu cầu của bạn.
Mẹo vẽ sơ đồ tổ chức đơn giản
Biểu đồ nên được để vừa một trang
Bạn nên sắp xếp các hộp theo chiều ngang ở đầu biểu đồ và chiều dọc bên dưới để vừa với nhiều hộp nhưng tốt nhất là nên định dạng nó để vừa một trang để thuận tiện cho việc đọc sơ đồ.
Nhóm những người có cùng chức danh vào một ô
Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được không gian so với việc xếp từng người vào ô riêng lẻ.
Các hộp cần phải cùng kích thước và bằng nhau
Biểu đồ trong sẽ cân đối và thẩm mỹ hơn khoảng cách giữa các hộp cần có cùng kích thước tương đồng. Đặc biệt, các ô có cùng bậc chức danh phải được xếp ngang hàng nhau.
Hiển thị vị trí trợ lý bằng thanh bên dưới
Để phân biệt vai trò của trợ lý với những người khác, vị trí trợ lý nên được hiển thị với một hộp nằm ngoài đường kết nối người quản lý với cấp dưới của họ.
Đặt tên chức vụ trước
Vì chức vụ sẽ luôn xác định cơ cấu tổ chức chứ không phải con người hiện đang đảm nhận và sẽ thuận tiện cho việc thay đổi nhân sự.
Sử dụng các đường chấm một cách tiết kiệm
Đôi lúc việc hiển thị các mối quan hệ bằng một đường chấm nối các ô của hai vị trí, sẽ rất hữu ích. Nhưng quá nhiều các đường chấm, sẽ khiến biểu đồ trở thành một mớ hỗn độn để hiển thị các đội, tốt hơn nên sử dụng các biểu đồ riêng biệt.
Tạo phiên bản trực tuyến của biểu đồ của bạn với các siêu liên kết
Ngoài hình thức tạo sơ đồ nhân sự bằng Excel, Zoho Creator sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Zoho Creator cung cấp cho bạn mô tả trực quan về cấu trúc logic của ứng dụng. Một công cụ thiết kế dễ sử dụng nhưng mạnh mẽ, trình tạo sơ đồ cho phép bạn thiết kế khung cơ bản của ứng dụng và theo dõi mô hình dữ liệu ở từng giai đoạn.
Trên đây là những thông tin mà ZHS muốn cung cấp cho bạn về sơ đồ nhân sự. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về Zoho nói chung cũng như Zoho Creator nói riêng hãy liên hệ ngay với ZHS bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.