Gửi Email
Liên hệ Zalo
Phần mềm quản lý ERP là gì?
Phần mềm ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning Software, là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản trị hoạt động kinh doanh. Chức năng chính của phần mềm ERP là giúp doanh nghiệp tích hợp tất cả các thông tin, dữ liệu của cả một công ty, doanh nghiệp về cùng một hệ thống máy tính duy nhất nhằm mục đích dễ dàng theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.
ERP giúp doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng và nhiều thứ khác. Và nhiều lợi ích khác như:
- Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,…
- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình.
- Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
- Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số.
- Kiểm soát lượng tồn kho: bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng cửa hàng giúp dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho.
8 phân hệ của hệ thống phần mềm ERP
1. Phân hệ tài chính kế toán
Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phân hệ tài chính kế toán đầu tiên khi mới triển khai ERP sau đó mới đến các hệ khác. Đây cũng được coi là một phân hệ trọng tâm gồm 2 mảng chính:
- Kế toán tài chính: Phân hệ kế toán trong ERP vừa có đầy đủ nghiệp vụ của mọi kế toán viên vừa đáp ứng nhu cầu về quản lý, điều hành công ty.
- Kiểm soát tài chính: Đối với các doanh nghiệp đã có chỗ đứng trên thị trường, ERP đóng vai trò là một công cụ đề xuất và kiểm soát chặt chẽ quy trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
2. Phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành
Không phải một giải pháp ERP nào thiếu phân hệ quản lý sản xuất và tính giá tình thành. Theo cùng thời gian, các phân hệ trong ERP cũng được phát triển với nhiều tính năng đa dạng khác nhau:
- Đề ra kế hoạch sản xuất
- Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu
- Lập kế hoạch điều phối nguồn lực sản xuất
- Quản lý phân xưởng và nhà máy
- Quản lý lệnh sản xuất
- Khai báo công thức và định mức nguyên vật liệu
- Khai báo dây chuyền sản xuất
- Tính giá thành sản phẩm
3. Phân hệ quản lý bán hàng
Bán hàng là một trong các phân hệ trong ERP doanh nghiệp nên có giúp nâng cao lợi nhuận. Phân hệ này gồm nghiệp vụ quản lý bán hàng, nhân viên và khách hàng, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình bán hàng theo thời gian thực.
Một số tính năng của phân hệ quản lý bán hàng:
- Quản lý marketing: Đo lường hiệu quả chiến dịch marketing dựa trên số lượng khách hàng mục tiêu đã liên lạc và mua hàng.
- Tạo báo giá chuyên nghiệp: Báo giá có thể gửi ngay cho khách hàng chỉ trong vài giây bằng file PDF.
- Tích hợp các thông tin hoàn chỉnh: Tiết kiệm thời gian khi thông tin về sản phẩm, khách hàng đều được tự động xuất hiện theo thông tin tra cứu.
- Theo dõi toàn bộ hợp đồng: Cho phép tạo các bản hợp đồng, tự động thông báo cho quản lý thời gian cần gia hạn.
- Hệ thống báo cáo, thống kê các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Hệ thống ERP sẽ tự động thiết lập các báo cáo dưới dạng sơ đồ giúp quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng, chia sẻ báo cáo với các đồng nghiệp được quyền truy cập liên quan.
4. Phân hệ quản lý tồn kho
ERP cung cấp những chức năng giúp giảm bớt gánh nặng công việc của người quản lý:
- Phân nhóm vật tư, hàng hóa theo nhiều phương thức
- Lưu trữ một lượng lớn thông tin về toàn diện về sản phẩm
- Hệ thống đơn vị tính đa dạng được quy đổi linh động
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Giá trị hàng hóa được tính toán cập nhật tự động
5. Phân hệ quản trị dự án
Các phân hệ trong ERP liên quan đến quản lý dự án được trang bị các chức năng:
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án
- Tổ chức phân bổ nguồn lực
- Quản lý dự án
- Lập báo cáo tiến độ theo quy trình
- Tổng hợp kết quả làm việc
- Thống kê chi phí dự án
6. Phân hệ mua hàng
Phân hệ mua hàng có khả năng khởi tạo, phê duyệt đề nghị mua hàng, lập tin hóa đơn mua, quản lý các yêu cầu đổi trả, theo dõi tiến trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và lập các báo cáo. Đây là bước đầu trong quá trình chuyển đổi hóa vốn từ trạng thái tiền tệ sang hàng hóa.
7. Phân hệ quản lý dịch vụ sau bán hàng
Phân hệ này có 3 chức năng chính:
- Quản lý bảo hành theo yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn
- Quản lý hợp đồng dịch vụ để đảm bảo tuân thủ chính xác các điều khoản hợp đồng
- Tạo báo cáo chi tiết về các gói bảo hành và thời gian phản hồi, thực hiện các báo cáo phân tích, giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp.
8. Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng
Với phân hệ quản trị quan hệ khách hàng, có một số tính năng nổi bật như sau:
- Quản lý danh bạ khách hàng: Tất cả các thông tin doanh nghiệp có được từ người mua hàng sẽ được tập trung thành từng tập hợp nhỏ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng sự nhanh nhạy.
- Quản lý khách hàng tiềm năng và các cơ hội bán hàng: Hỗ trợ tìm kiếm các khách hàng tiềm năng dựa trên tâm lý và nhu cầu của họ giúp tăng tỷ lệ đơn hàng.
- Quản lý chiến dịch tiếp thị: Phân tích xây dựng và quản lý chiến lược tiếp thị khoa học hiện đại theo từng phân khúc sản phẩm, khách hàng chỉ với vài thao tác.
Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp
ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, điển hình là một số lợi ích sau:
- Đáp ứng nhu cầu chuẩn hóa và đồng nhất số liệu: ERP sẽ giảm thời gian tổng hợp dữ liệu và giảm thiểu rủi ro, sai số từ đó rút ngắn quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận
- Hỗ trợ lên kế hoạch và kiểm soát quy trình: Các phòng ban đều nhận được sự hỗ trợ từ việc ứng dụng ERP vào trong quá trình vận hành.
- Đưa ra phân tích, dự báo: là một trong những chức năng làm nên tên tuổi của ERP, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định dựa trên những phân tích và dự báo.
- Chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị tài chính – kế toán: Giúp nhanh chóng phác họa toàn cảnh nguồn lực tài chính, từ đó thực hiện các thao tác nghiệp vụ khác dễ dàng nhanh gọn và bài bản hơn.
- Quản trị khách hàng: ERP lưu trữ thông tin nhằm chăm sóc khách hàng thân thiết đồng thời dự báo xu hướng mua sắm, phân khúc khách hàng, sản phẩm tiềm năng.
Giải pháp cho doanh nghiệp
Đã đến lúc các hệ thống sử dụng giấy tờ và phần mềm cứng nhắc phải nhường chỗ cho cuộc cách mạng mã nguồn ngắn. Tiết kiệm thời gian, giảm nhân lực và tăng lợi nhuận với giải pháp phần mềm ERP – Zoho Creator.
Zoho Creator là nền tảng ERP cho phép xây dựng ứng dụng mạnh mẽ cho hoạt động sản xuất của bạn. Bất kể bạn là dân CNTT hay chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn đều có thể nhanh chóng phát triển và triển khai ứng dụng với giao diện kéo và thả đơn giản.
Với hệ sinh thái đầy đủ tính năng của chúng tôi như trình tạo lược đồ, workflow tự động, phân tích dự đoán và các tích hợp có sẵn, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện mọi giai đoạn của chu kỳ sản xuất một cách dễ dàng.
Zoho Creator giúp phát triển nhanh chóng qua việc tạo và triển khai ứng dụng nhanh hơn. Dễ dàng di chuyển và tích hợp với các hệ thống thừa kế. Bảo mật của Zoho Creator vô cùng tốt khi mã hóa từ đầu đến cuối với tính năng sao lưu dựa trên điện toán đám mây. Cùng với đó là tính khả dụng cao, thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9%.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về các phân hệ của phần mềm ERP. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Creator cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.