Gửi Email
Liên hệ Zalo
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và trong quá trình đề xuất, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi giám sát và kết thúc dự án để đạt được kết quả công việc lý tưởng. Hiểu một cách đơn giản quản trị dự án là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến quản trị dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt, và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quản trị dự án là hoạt động mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
Nội dung của quản trị dự án
Quản lý dự án bao gồm các nội dung sau:
- Xác định các yêu cầu (của nhà quản trị hoặc khách hàng)
- Xác định và đáp ứng nhu cầu và các mối quan tâm của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án.
- Cân đối giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí và nguồn lực.
Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.
Nhìn chung, chi phí của dự án tăng lên thì chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn. Nếu thời gian kéo dài thêm đồng nghĩa với việc phạm vi dự án được mở rộng. Trong trường hợp thời gian kéo dài sẽ dẫn đến khả năng làm việc kém hiệu quả. Do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo… làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí.
Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng.
Thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án.
Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.
Phần mềm quản lý dự án – Zoho Project
Phần mềm quản lý dự án có thể là một giải pháp toàn diện cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn, từ bước lập kế hoạch cho đến bước thực hiện dự án. Phần mềm này giúp bạn điều hướng các yếu tố khác nhau như thời gian, tiền bạc, tài liệu, nhân viên, nguồn lực, khách hàng và các bên liên quan, hóa đơn, báo cáo và nhiều yếu tố khác – tất cả từ một nền tảng duy nhất.
Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ quản lý dự án và tùy chọn phần mềm trực tuyến giúp bạn quản lý công việc. Từ danh sách việc cần làm đơn giản đến giải pháp theo dõi lỗi toàn diện, những công cụ này đảm nhiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc hàng ngày của bạn.
- Quản lý dự án
Trong Zoho Projects, bạn có thể thực hiện công việc quản lý sự cố bằng các tính năng như thỏa thuận cấp độ dịch vụ, quy tắc công việc và webhook.
- Quản lý nhiệm vụ
Quản lý nhiệm vụ phản ánh cơ cấu phân chia công việc và nằm trong quản lý phạm vi dự án. Bất kể dự án của bạn thuộc lĩnh vực nào thì cũng đều sẽ được chia thành các giai đoạn mà bạn mong muốn đạt được tại các thời điểm khác nhau, thành các nhiệm vụ cần hoàn tất để đạt được một giai đoạn cụ thể và thành những nhiệm vụ con khác trong nhiệm vụ.
- Quản lý thời gian
Zoho Projects cung cấp các tính năng theo dõi thời gian như mô-đun lịch cho phép bạn xem lịch biểu, bảng chấm công để theo dõi số giờ thực hiện nhiệm vụ theo dự kiến và trên thực tế, và lập hóa đơn dựa trên các bảng chấm công cực kỳ hữu ích.
- Quản lý chi phí
Trong Zoho Projects, bạn có thể so sánh kế hoạch ngân sách ban đầu của mình với những mục chi tiêu thực tế để xem có bị lỗ ở đâu không. Khả năng khảo sát tình trạng vượt quá chi phí cũng là một tính năng hữu ích trong phần mềm quản lý dự án.
- Sử dụng tài nguyên
Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng cho phép bạn xử lý các tài nguyên của mình một cách cẩn thận, đặc biệt là nhân sự. Đôi khi bạn có thể có công việc quan trọng cần nhân viên hỗ trợ, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn muốn nhân viên phải làm việc quá sức. Mặt khác, nếu nhân viên làm việc thiếu hiệu quả bất chấp nhu cầu thì đó cũng là một trở ngại. Trong những trường hợp như này, công cụ sử dụng tài nguyên thích hợp như Zoho Projects sẽ giúp ích cho bạn.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về mục tiêu của quản lý dự án trong doanh nghiệp. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Project cũng như Zoho Workplaces, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.