Gửi Email
Liên hệ Zalo
Theo một nghiên cứu năm 2019 của Harvard Business Review, một người trung bình dành 28% thời gian trong ngày, tương đương 2,6 giờ để làm việc trong hộp thư đến của họ. Điều đó có nghĩa là người dùng đều nhận được rất nhiều email và sử dụng chúng với tần suất lớn.
Dĩ nhiên, bạn phải xem qua từng email, sắp xếp và xóa những gì bạn không cần. Việc này gây tốn rất nhiều thời gian. Vì thế, bạn cần nắm vững 5 mẹo có thể giúp bạn kiểm soát hộp thư đến, đơn giản hóa email của mình.
Đơn giản hóa email bằng cách hủy đăng ký dịch vụ
Chắc hẳn, bạn cũng hay gặp trường hợp thường xuyên nhận được email rác, bị làm phiền từ các công ty, cửa hàng mà bạn chưa từng đăng ký. Không chỉ gây phiền toái mà chúng còn chiếm không gian trong hộp thư đến email, gây loạn và mất tập trung khi bạn đang tìm email quan trọng.
Nếu bạn không cần tới nó, hãy hủy đăng ký dịch vụ đó. Nó sẽ giúp bạn giảm bớt rắc rối và đơn giản hóa email hơn rất nhiều.
Thiết lập bộ lọc đơn giản hóa email
Bên cạnh việc hủy đăng ký, bạo cũng cần bộ lọc, sắp xếp để đơn giản hóa email vào các thư mục khác nhau dựa trên các danh mục. Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy tất cả các email từ sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình mà không cần sàng lọc qua số lượng thư lớn. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng bộ lọc để hủy đăng ký danh sách gửi thư cùng một lúc bằng cách tạo bộ lọc xóa mọi email đến từ một địa chỉ người gửi thư rác cụ thể.
Sử dụng thư mục, thẻ và bộ lọc
Một số mục trong hộp thư đến của bạn quan trọng hơn những mục khác — email thông tin từ nhóm, sếp hoặc khách hàng của bạn thuộc loại này.
Nhiều người kết nối email công việc với điện thoại của họ, có nghĩa là họ sẽ nhận được thông báo mỗi khi nhận được email mới (cho dù đó là cần thiết hay không). Cách tốt nhất để tránh bị phân tâm bởi những thông báo này là tắt những thông báo không cần thiết khi bạn đang làm việc.
Xóa các email cũ để đơn giản hóa email
Nếu bạn vẫn còn giữ những email từ nhiều năm trước vẫn còn nằm trong hộp thư đến của mình, hãy xóa chúng đi. Chúng không mang lại lợi ích gì ngoài việc chiếm dung lượng trong email của bạn và khiến bạn khó tìm thấy các thư mới quan trọng hơn.
Chỉ cung cấp địa chỉ email khi cần thiết
Mỗi khi bạn sử dụng địa chỉ email để đăng ký tài khoản, bạn sẽ nhận được nhiều thư quảng cáo không mong muốn hơn. Nếu trang web cho phép, hãy xem xét sử dụng một địa chỉ email tạm thời.
Bạn cũng có thể tìm hiểu xem một công ty có chia sẻ hoặc bán thông tin của bạn hay không bằng cách đọc kỹ các điều khoản và điều kiện hoặc chính sách bảo mật của họ trước khi đăng ký. Nếu bạn không thể tìm thấy những điều này trên trang chủ của họ, tìm kiếm nhanh tên doanh nghiệp cộng với “chính sách bảo mật” để dẫn tới thông tin đó.
Tự động đơn giản hóa email: Việc gì khó - Có Zoho lo
Nếu bạn không biết cách thiết lập và sử dụng các bộ lọc và kiểm tra trong hộp thư đến của mình, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ email Zoho Mail.
Thông báo trạng thái email
Biểu tượng chỉ báo trạng thái email được hiển thị khi bạn di chuột qua các email trong danh sách. Biểu tượng này hiển thị trạng thái Đã đọc/Chưa đọc của email, đã được trả lời hoặc chuyển tiếp hay chưa.
Lựa chọn email
Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể muốn chọn một nhóm email để thực hiện hành động hàng loạt đối với chúng. Để chọn một chế độ xem cụ thể, hãy nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh biểu tượng hộp kiểm ở góc trên cùng bên trái của mỗi thư mục. Tùy chọn này liệt kê một số chế độ xem. Chọn chế độ xem được yêu cầu và thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào trên email này.
Lượt xem
Zoho mail cung cấp một số chế độ xem giúp danh sách email của bạn có tổ chức hơn và cung cấp nhiều tùy chọn để định vị email mà bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng. Bạn có thể xem tất cả các email chưa đọc, các email mà bạn đã thêm thẻ/cờ cụ thể vào, các email được lưu trữ và các email có chứa tệp đính kèm.
Sắp xếp đơn giản hóa email
Zoho Mail cho phép bạn sắp xếp email theo sở thích của mình. Bạn có thể sắp xếp email của mình dựa trên thời gian nhận được hoặc kích thước của email bằng cách nhấp vào trình thả xuống Sắp xếp theo.
Di chuyển đến thư mục
Bạn có thể chọn một hoặc nhiều email và chuyển chúng đến một thư mục được chọn trực tiếp từ danh sách. Tùy chọn Di chuyển đến trong thanh menu và chọn thư mục cần thiết từ các tùy chọn được liệt kê. Các email đã chọn bây giờ sẽ được chuyển đến thư mục tương ứng.
Gắn thẻ cho email
Trong khi xem email của bạn từ ngăn danh sách email, bạn có thể chọn một vài email và thêm một thẻ cụ thể vào chúng. Để thêm thẻ vào email, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh email và nhấp vào biểu tượng Gắn thẻ dưới dạng từ ngăn trình đơn trên cùng.
Đánh dấu là Spam hoặc báo cáo lừa đảo
Nếu muốn đánh dấu một số email của mình là thư rác, bạn có thể sử dụng tùy chọn Đánh dấu thư rác từ thanh menu trên cùng. Chọn các email được yêu cầu và nhấp vào biểu tượng Đánh dấu là Spam từ thanh menu. Các địa chỉ email sẽ được đưa vào danh sách đen và chuyển vào thư mục thư rác. Bạn có thể đánh dấu một email là một nỗ lực lừa đảo bằng cách sử dụng tùy chọn Báo cáo Lừa đảo trong trình đơn thả xuống.
Trên đây là 5 mẹo hữu ích giúp đơn giản hóa email và cách thức tận dụng Zoho Mail để tự động hóa quy trình đó. Nếu bạn đang muốn trải nghiệm dịch vụ Zoho Mail, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline ZHS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.