Gửi Email
Liên hệ Zalo
Môi trường làm việc không ngừng phát triển trong hai năm đại dịch là chất xúc tác cho những tiến bộ công nghệ vô tận, tất cả đều được thiết kế để giúp người lao động làm việc hiệu quả trong đó có Zoho Cliq. Tuy nhiên, những kỳ quan công nghệ tương tự này đôi khi có tác động tiêu cực làm chúng ta mất tập trung trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét bốn sự phân tâm phổ biến tại nơi làm việc, cách chúng ảnh hưởng đến chúng ta và những giải pháp chúng ta có thể thực hiện để khắc phục chúng.
1. Đa nhiệm: nâng cao năng suất
Đa nhiệm không chỉ khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ của mình mà còn khiến bạn chậm lại và mắc sai lầm. Trong cuốn sách của mình, “The Myth of Multitasking: How“ doing It All ”Gets Nothing Done”, Dave Crenshaw vạch ra cách đa nhiệm lãng phí thời gian và tạo ra sự bất hòa trong các mối quan hệ, cả ở cơ quan và ở nhà.
Nếu bạn là người có thói quen làm đa nhiệm, một trong những điều đầu tiên bạn có thể làm để hạn chế hành vi đó là ghi lại những điểm nào trong các hoạt động hàng ngày mà bạn cảm thấy buộc phải đa nhiệm. Thông thường, khi chúng ta xoay sở để hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân thì việc cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của chúng ta. Trong khi bạn làm việc, hãy cố gắng chỉ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc và hoàn thành chúng dựa trên mức độ ưu tiên. Hãy chặn những giờ tập trung trong lịch trình hàng ngày của bạn để giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn. Sử dụng trạng thái Bận và DND trong Zoho Cliq để hoạt động tốt hơn và cam kết thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm.
Dưới đây là hai ưu điểm chính trong trạng thái Zoho Cliq DND mà bạn cần biết:
- Bật DND sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên mà bạn hiện đang tham gia.
- Cliq cung cấp các tùy chọn để lên lịch Giờ Yên tĩnh / Ngày Yên lặng để giúp bạn rút phích cắm khỏi công việc văn phòng của mình.
Đặc biệt là trong khi làm việc từ xa, DND là một tính năng mà bạn có thể muốn xem xét để giúp bạn vừa cắm vừa rút khỏi nơi làm việc. Bạn có thể cập nhật trạng thái DND nhanh chóng thông qua Chế độ xem công việc từ xa hoặc cập nhật nó qua menu trạng thái xuất hiện khi bạn nhấp vào ảnh hồ sơ Cliq của mình.
2. Sử dụng mạng xã hội
Tất cả chúng ta đều sử dụng mạng xã hội trong cuộc sống hàng ngày của mình và một số bạn có thể có lượng người theo dõi tốt trên một số trang mạng xã hội. Một nghiên cứu được trình bày trên tạp chí Oxford’s Journal of Computer-Mediated Communication cho biết rằng nhân viên sử dụng mạng xã hội cho các mục đích xã hội hóa hoặc liên quan đến công việc. Những nhân viên có cuộc sống tích cực trên mạng xã hội có mạng lưới tuyệt vời nhưng năng suất của nhân viên thấp hơn, trong khi những người sử dụng mạng xã hội cho các động cơ hoàn toàn liên quan đến công việc có năng suất tốt hơn.
Khi bạn đang làm việc, sẽ có cảm giác bị thôi thúc liên tục để kiểm tra các câu chuyện trên WhatsApp, cuộn qua nguồn cấp dữ liệu Instagram của bạn, kiểm tra các bài đăng trên Facebook và xem các video YouTube yêu thích của bạn. Nếu bạn không kiểm soát được việc sử dụng mạng xã hội của mình, nó sẽ ngốn hết thời gian làm việc của bạn. Để tránh điều này, hãy phân bổ thời gian sử dụng mạng xã hội trong lịch trình hàng ngày của bạn; tốt nhất là mười phút vào buổi sáng và mười phút vào buổi chiều. Thật không dễ dàng để có một lịch trình nghiêm ngặt cho việc sử dụng mạng xã hội của bạn vì nó đã trở thành một phần tất yếu trong cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên, nếu việc sử dụng mạng xã hội cản trở năng suất làm việc của bạn, bạn sẽ phải áp dụng các phương pháp kỷ luật xã hội trực tuyến để duy trì năng suất và sự gắn bó với nghề nghiệp của mình.
3. Không gian làm việc không sạch sẽ và không nhất quán
Bạn muốn làm việc gần một bãi rác hay trong một quán cà phê sạch? Một số người sáng tạo thích làm việc với một bàn làm việc lộn xộn. Điều đó không sao cả vì bàn làm việc lộn xộn thực sự có mối tương quan trực tiếp đến việc tạo ra các tác phẩm sáng tạo.
Tuy nhiên, một bàn làm việc lộn xộn khác với một bàn làm việc không sạch sẽ. Điều này cũng phù hợp với không gian kỹ thuật số của bạn. Màn hình máy tính để bàn đặc biệt lộn xộn hoặc có 100 tab mở cùng một lúc — tất cả những điều này có thể tăng thêm thời gian bạn cần để hoàn thành một mục công việc và đối với một số người, nó có thể làm tăng mức độ căng thẳng trong nền của họ. Hãy nhớ nguyên tắc Pareto: chúng tôi chỉ sử dụng 20% tab trình duyệt đang mở cho công việc. 80% còn lại thường không bị quấy rầy suốt cả ngày, chiếm không gian trên màn hình của bạn.
Hãy nhất quán trong bất kỳ lựa chọn nào bạn đưa ra trong cách bạn tổ chức môi trường làm việc để tối đa hóa năng suất. Khám phá điều gì giúp bạn làm việc tốt nhất và đảm bảo bạn duy trì không gian đó bằng mọi giá.
4. Quản lý công việc và thời gian kém
Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị có chỉ số octan cao tại một công ty SaaS phát hiện ra rằng ngay cả khi dành 10 giờ làm việc mỗi ngày, họ vẫn không thể thực sự làm việc hiệu quả. Họ luôn làm việc, vâng, nhưng công việc không mang lại kết quả như họ mong muốn. Đây là lúc lý thuyết hũ dưa muối phát huy tác dụng.
Vậy chính xác thì “lý thuyết hũ dưa muối” trong quản lý thời gian là gì?
Hãy nhớ bốn từ sau: Lọ dưa, Đá, Sỏi và Cát. Hũ dưa là thời gian chúng ta có trong cuộc sống hay trong công việc. Thời gian này bị giới hạn giống như không gian bên trong lọ. Đá, sỏi và cát là những hoạt động chúng ta làm chiếm thời gian của chúng ta hoặc lấp đầy không gian đó.
- Đá đại diện cho các hoạt động quan trọng
- Sỏi đại diện cho các nhiệm vụ quan trọng vừa phải
- Cát đại diện cho những nhiệm vụ không quan trọng
Thông thường, khi chúng ta cảm thấy mình đã làm việc cả ngày nhưng chẳng hoàn thành được gì, đó là bởi vì chúng ta đổ đầy cát vào lọ trước. Đương nhiên, điều này không để lại không gian cho những viên sỏi và đá. Nhưng nếu trước tiên chúng ta lấp đầy lọ dưa bằng đá và sau đó là sỏi, chúng ta luôn có thể chứa các hạt cát sau đó.
Xác định những gì thực sự quan trọng trong các hoạt động công việc khác nhau của bạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phù hợp. Nếu bạn cảm thấy khó hoàn thành nhiệm vụ của mình đúng hạn, rất có thể bạn đang dành quá nhiều thời gian trên cát và không dành thời gian cho những viên sỏi hoặc đá.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về cải thiện cách làm việc hiệu quả cùng Zoho Cliq. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Cliq, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.