Gửi Email
Liên hệ Zalo
Việc lập bảng tiến độ một cách có hệ thống, rõ ràng chắc chắn sẽ giúp bạn giám sát và hoàn thành mọi dự án một cách dễ dàng hơn. ZHS sẽ chia sẻ đến bạn cách tạo bảng thi công tiến độ qua bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu chi tiết ngay nhé!
1. Bảng tiến độ là gì?
Bảng tiến độ là văn bản hoặc sơ đồ để thể hiện tiến trình thực hiện các hạng mục xây dựng trong một dự án. Ngoài ra, bảng tiến độ còn là văn bản pháp lý giữa nhà thầu thi công và chủ đầu tư về những cam kết trong quá trình thực hiện dự án. Đối với doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp sẽ nắm rõ tiến độ công việc cũng như kiểm tra chất lượng thông qua văn bản này.
Qua bảng theo dõi tiến độ sẽ giúp giám sát tiến trình công việc và phân chia thời gian giữa các công việc để phù hợp về nhân sự và ngân sách,… Không chỉ thế bảng tiến độ còn giúp đối tác dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc sau đó tiếp tục đưa ra những sửa đổi điều chỉnh cần thiết.
Đặc biệt, với mỗi giai đoạn các nhau bảng tiến độ sẽ có các chức năng khác nhau:
- Công việc chưa được triển khai: Lập kế hoạch, tổng hợp những công việc cần triển khai, thời gian bắt đầu và hoàn thành công việc
- Công việc đã và đang triển khai: Theo dõi và giám sát kế hoạch nhằm đảm bảo về chất lượng và triển khai đúng tiến độ.
- Công việc đã hoàn thiện: Đây sẽ là tiêu chuẩn, thước đo để thẩm định, đánh giá chất lượng.
2. Lý do các doanh nghiệp lựa chọn Excel để lập bảng kế hoạch tiến độ
Thời đại công nghệ phát triển, việc ứng dụng những phần mềm vào công việc của các doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến.Excel là một trong những cái tên rất quen thuộc khi sở hữu những tính năng hữu ích hỗ trợ hiệu quả.
Việc xây dựng bảng tiến độ bằng Excel sẽ giúp các nhà quản lý theo sát công việc. Thực hiện các công việc kiểm soát, theo dõi nhằm mang đến hiệu quả công việc cao nhất. Thông qua những file tiến độ, người tạo lập có thể dễ dàng xây dựng các báo cáo chi tiết gửi cho quản lý hoặc đối tác giúp họ nắm bắt tiến độ công việc một cách chính xác nhất.
3. Cách lập bảng tiến độ thi công trên excel
Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp đã thiết kế những bảng biểu để bạn có thể theo dõi tiến độ thi công việc. Tuy nhiên, khi tiến hành tải về bạn vẫn phải cần có sự chỉnh sửa và thiết lập những công thức để sử dụng hiệu quả hơn.
Khi thực hiện lập tiến độ thi công bằng Excel các doanh nghiệp xây dựng có thể thực hiện qua các bước sau.
Bước 1: Xác định công việc
Bước 2: Sắp xếp thứ tự công việc
Ưu tiên việc làm rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ sau đó mới phân chia thời gian thực hiện cho từng đầu việc. Qua đó bạn sẽ dễ dàng nắm bắt các công việc có thể tiến hành song song hay kết thúc cùng nhau để tập trung nguồn lực vào đầu việc quan trọng
Bước 3: Định hướng tài nguyên
Xác định những thành phần cần thiết trong bảng. Bên cạnh đó những dữ liệu liên quan đến tên, hạng mục, các đầu việc thì bạn có thể vẽ được biểu đồ tiến độ bằng các hàng, các lệnh đơn giản trong Excel.
Bước 4: Xác định thời gian thực hiện
Việc quan trọng hơn là xác định thời gian triển khai để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ. Để sắp xếp thời gian cho các đầu việc hợp lý nhất, sau đây là một số tips ZHS có thể chia sẻ đến bạn.
- Nhận tư vấn từ các đồng nghiệp đi trước hoặc những người đã có kinh nghiệm trong việc ước tính thời gian.
- Sử dụng các phần mềm dự đoán sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc ước lượng thời gian, tài nguyên.
- Sử dụng PERT: (Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + Thời gian khả quan) / 6
Bước 5: Lập bảng tiến độ
Khi hoàn thành các bước sắp xếp, để xác định các yếu tố cần có của một dự án bạn nên sắp xếp tất cả thành một bảng kế hoạch hoàn chỉnh. Sắp xếp các yếu tố theo thứ tự công việc cần làm, thời gian thực hiện và kết thúc, tài nguyên cần sử dụng, tiến độ thực hiện theo mô hình bảng.
Bước 6: Theo dõi và quản lý
Sau khi bảng tiến độ đã hoàn thành thì quản lý hoặc đối tác sẽ dựa vào đó để thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, nhờ có bảng theo dõi tiến độ mà quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra và biết được quá trình công việc đang đến giai đoạn nào, có trùng khớp với kế hoạch hay không.
4. Lưu ý khi lập bảng tiến độ
Khi sử dụng Excel trong việc tạo lập tiến độ công việc , người thực hiện cần lưu ý công việc cần được diễn đạt một cách trôi chảy. Một số hàm tính cơ bản bạn có thể sử dụng trong bảng tính: hàm tính tổng, hàm tìm kiếm. Hàm xử lý lỗi theo cột,…
Ai trong chúng ta cũng biết Excel là phần mềm quốc dân và mang lại nhiều tính năng hữu ích, tuy nhiên trong quá trình làm việc chúng ta cần lưu ý các thao tác nhập liệu bởi đa số chúng ta nhập hoàn toàn bằng thủ công. Dử sai sót có thể xảy đến rất dễ dàng.
Ngoài ra, người dùng nên tìm thêm các phương pháp bảo mật và lưu trữ. Excel là phần mềm offline và dữ liệu của bạn có thể bị mất nếu xảy ra vấn đề với thiết bị máy móc.
Hơn thế nữa, đối với các doanh nghiệp đang bắt đầu xây dựng công việc quản lý thì việc tìm ra những phương pháp quản lý nhanh gọn thuận tiện thông minh là điều vô cùng cần thiết.
5. Giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất
Hiểu được vấn đề đó của các doanh nghiệp, Zoho mang đến cho người dùng ứng dụng hỗ trợ vấn đề này. Đó chính là Zoho Projects.
Zoho Projects, phần mềm quản lý dự án trên nền tảng đám mây của chúng tôi, hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho các dự án, theo dõi công việc một cách hiệu quả và cộng tác với nhóm của bạn dù họ ở bất cứ đâu. Là một dịch vụ ưu việt để quản lý dự án, Zoho Projects có nhiều tính năng hơn nhiều công cụ quản lý dự án khác. Hơn thế nữa, Zoho sẽ giúp bạn giải quyết hết các vấn đề mà excel gặp phải.
Trên đây là những chia sẻ của ZHS về cách lập bảng tiến độ bằng Excel. Hi vọng qua bài viết này bạn đã cho mình những kiến thức hữu ích. Trong quá trình thực hiện nếu bạn có gặp bất kỳ khó khăn gì hoặc bạn muốn tìm hiểu thêm về Zoho Projects. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ kỹ thuật của ZHS qua hotline 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.