Gửi Email
Liên hệ Zalo
Bất cứ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần quản lý thông tin nhân sự. Dưới đây là mẫu Excel quản lý danh sách nhân viên công ty , bạn có thể tham khảo. ZHS còn bổ sung cho doanh nghiệp của bạn 1 giải pháp giúp đỡ doanh nghiệp mà không phải bảng Excel nào cũng có thể làm được.
Bảng danh sách nhân viên công ty là gì?
Bảng danh sách nhân viên công ty phản ánh các chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp bao gồm các đối tượng như: lao động trực tiếp, gián tiếp; lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động thuộc các lĩnh vực sản xuất.
Bảng danh sách nhân viên công ty được lập trên cơ sở hợp đồng tuyển dụng và các tài liệu liên quan khác bởi bộ phận nhân sự. Danh sách này được lập chung cho toàn bộ doanh nghiệp đồng thời danh sách lao động cũng được lập riêng cho từng bộ phận sử dụng lao động và sử dụng để theo dõi cơ cấu lao động.
Một báo cáo tốt là 1 báo cáo đảm bảo được cả nội dung và thẩm. Bởi nếu chỉ đủ nội dung mà không có tính thẩm mỹ, sẽ chẳng ai muốn xem, muốn đọc, muốn phân tích báo cáo của bạn.
Bảng danh sách này cung cấp các thông tin như:
- Mã nhân viên: Mỗi nhân sự được gán với một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên.
- Họ và tên
- Email cá nhân
- Email nội bộ: Trong tất cả trường hợp liên quan tới công việc, nhân sự cần dùng email này chứ không phải email cá nhân.
- Số điện thoại, ngày sinh, giới tính
- Bộ phận
- Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…
- Vị trí công việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả level hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1
- Lương offer
- Lương cơ bản
- Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
- Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
- Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Địa chỉ hiện tại
- Địa chỉ thường trú
- Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
- Tình trạng hôn nhân
Cần kết hợp danh sách nhân sự với những biểu mẫu nhân sự Excel nào khác?
Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel kể trên, Zoho đã cho ra mắt một giải pháp thay thế hoàn hảo Zoho People.
Để việc quản lý thông tin một cách tổng quát và đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì danh cách nhân sự là chưa đủ. Quản lý nhân sự phức tạp hơn thế, doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống gồm 5 biểu mẫu excel dưới đây:
- File quản lý hồ sơ nhân sự: Hồ sơ cá nhân sẽ được theo dõi chi tiết hơn về trình độ học vấn,… đặc biệt là các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
- File quản lý hợp đồng: File này giúp quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc và một số hợp đồng liên quan. Các thông tin của file này khá đơn giản nhưng lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.
- File theo dõi nhân sự mới: File này là sự kết hợp giữa 2 biểu mẫu Danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân như tập trung nhiều vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboard.
- File theo dõi nhân sự nghỉ việc: File này tương tự như file theo dõi nhân sự mới, như tập trung vào các yếu tố sẽ hủy hiệu lực sau khi nhân viên đó nghỉ việc và các thủ tục cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
- File theo dõi biến động tiền lương nhân sự: File này bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level,…
Những lưu ý khi lập bảng danh sách nhân sự
Danh sách nhân sự rất quan trọng trong quá trình phục vụ công tác quản lý. Có một vài quy định bắt buộc giúp bảng nhân sự dễ hiểu hơn:
Bảng dữ liệu phải có đủ các thông tin thống nhất trong 1 sheet duy nhất. Nhằm giúp dữ liệu quản lý tập trung, tránh thiếu sót và dễ dàng hơn trong các kỹ thuật xử lý dữ liệu tránh thiếu sót và dễ dàng hơn trong các kỹ thuật xử lý dữ liệu để ra báo cáo chi tiết.
Mỗi thông tin đều được quản lý theo 1 cột. Không được trộn ô trong bảng dữ liệu, bao gồm cả phần tiêu đề. Việc này giúp tránh các lỗi có thể xảy ra khi trích lọc dữ liệu ra báo cáo.
Mỗi thông tin thay đổi cần có thời gian cụ thể, ghi tách riêng thành các dòng dữ liệu mới, không ghi đè lên dữ liệu đã có. Việc này giúp thông tin có tính hệ thống, thành lịch sử và liền mạch.
Nhược điểm của bảng danh sách nhân viên công ty trên Excel
Khó để rà soát tổng thể và làm báo cáo toàn diện
Không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.
Không đảm bảo bảo mật
Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.
Không thể để cho người sau
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
Khả năng tích hợp kém
Có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, chữ ký điện tử,… Biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó.
Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.
Đâu là giải pháp thay thế Bảng danh sách nhân viên công ty trên excel năm 2022
Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel kể trên, Zoho đã cho ra mắt một giải pháp thay thế hoàn hảo Zoho People.
Zoho People là một hệ thống trực quan và thuận tiện dành cho các chức năng nhân sự cốt lõi, cho phép bạn tập hợp mọi thứ tại một nơi, tránh bị xáo trộn và nhầm lẫn với các bảng tính và sổ tay.
Đâu là những chỉ số quan trọng cần thống kê trong quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của các phòng ban? Tổng số tiền thuế phải nộp? Tổng số tiền lương phải trả toàn công ty? Số tiền lương của phòng marketing? Mức lương trung bình trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?
Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động từ những dữ liệu sẵn có của doanh nghiệp trên phần mềm, và hiển thị tức thời trong mục báo cáo. Như vậy, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình hình tổng quan về nhân sự trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu một giải pháp thay thế tuyệt vời cho Bảng danh sách nhân viên công ty hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.