Gửi Email
Liên hệ Zalo
Khi gửi email, cần lưu ý gì?
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Tiêu đề cần tóm tắt được nội dung của cả email, nên nó có vai trò quan trọng giúp người đọc quyết định có đọc ngay không. Đây là ấn tượng đầu tiên nên bạn cần thực sự chau chuốt. Đặc biệt, trong các trường hợp khẩn cấp hoặc trong quá trình xin việc, tiêu đề email sẽ giúp ích được rất nhiều cho bạn.
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Không nên đặt địa chỉ email quá “trẻ trâu”, chẳng hạn như boynhangheo.@, congchuabongbong@,… Tên email giống như bộ mặt của bạn vậy. Chính vì thế hãy xây dựng cho mình hình tượng chuyên nghiệp nhất để ghi điểm trong mắt người đối diện.
3. Cần cân nhắc trước khi Trả lời tất cả (Reply All)
Trong công việc, bạn sẽ thường xuyên nhận được những email được gửi cho nhiều người cùng lúc. Để tránh làm phiền người khác, khi gửi email Reply All, bạn cần suy nghĩ kỹ trước, trừ trường hợp tất cả mọi người trong danh sách đều cần tới thư trả lời đó.
4. Tạo chữ ký email
Sự tin tưởng của một người sẽ tăng lên khi đọc một email được kết thúc bằng chữ ký người gửi. Nội dung chữ ký thông thường sẽ bao gồm họ tên, thông tin cá nhân, thông tin liên hệ,… để giúp người nhận biết rõ được bạn là ai.
Bạn có thể tùy chọn thiết kế chữ ký để tạo dấu ấn riêng. Còn đối với các doanh nghiệp, nên thuê các dịch vụ chuyên thiết kế chữ ký email doanh nghiệp để đảm bảo tính chuyên nghiệp, ghi điểm trong mắt đối tác và khách hàng.
Tham khảo thêm dịch vụ chữ ký email doanh nghiệp của HVN tại đây.
5. Lời chào khi gửi email
Email thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp. Vì vậy bạn nên tránh sử dụng văn nói. Đặc biệt khi trao đổi với người lớn tuổi, hãy chú ý sử dụng kính ngữ. Thành tâm và chỉnh chu từ những điều nhỏ nhặt nhất sẽ giúp bạn thuận lợi trong công việc và trong cuộc sống.
6. Hạn chế sử dụng dấu cảm thán
Nhiều người có thói quen sử dụng quá nhiều dấu câu để đặt cảm xúc vào đó. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng dấu cảm thán, nó có thể tạo cảm giác như bạn đang ra lệnh cho người đọc. Chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết.
7. Chú tâm tới văn hóa
Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên văn hóa của người khác để tránh gây ra bất đồng giao tiếp. Đặc biệt, khi trao đổi email với các đối tác nước ngoài bạn nên chú ý tới đặc điểm của từng đối tác. Khi đối tác đến từ nền văn hóa phương Đông, bạn nên thân thiện, giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe tới đối tác. Còn đối với đối tác từ phương Tây, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề.
8. Đọc lại trước khi gửi email
Lỗi chính tả là điều cấm kị khi gửi email bởi nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả, gây bất lợi cho công việc của bạn. Vì thế, hãy dành thời gian đọc lại nội dung, soát lỗi chính tả trước khi gửi.
9. Điều chỉnh hình thức email
Hình thức email rất quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bạn nên bôi đậm phần lời chào và những thông tin quan trọng để người đọc dễ dàng nắm bắt ý chính. Ngoài ra, bạn cũng nên ngắt đoạn hợp lý để người nhận không khỏi nản khi đọc nội dung.
10. Nhập địa chỉ email sau khi đã hoàn chỉnh nội dung email
Bạn có thể không may bấm vào nút gửi trong khi chưa hoàn thành nội dung email. Vì vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã chắc chắn hoàn tất nội dung email.
Zoho Mail có thực sự là giải pháp email doanh nghiệp phù hợp?
Là một dịch vụ email tin cậy
Khi sử dụng Zoho Mail, bạn sẽ được tạo tên miền riêng, đồng thời thiết lập nhóm email cho nhiều bộ phận khác nhau. Bên cạnh đó, Zoho luôn đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo mật một cách tốt nhất. Mới tháng 4/2022, sau khi trải qua nhiều vòng kiểm tra nghiêm ngặt, Zoho Mail nhận được Giải thưởng Kiểm soát thư rác danh giá VBSpam.
Tích hợp nhiều tiện ích đi kèm
Khi sử dụng Zoho Mail, bạn sẽ được sử dụng nhiều tiện ích đi kèm được tích hợp ngay trong hộp thư như lịch, danh bạ, nhiệm vụ, ghi chú và đánh dấu trang. Điều này giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều.
Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng
Giao diện của Zoho Mail được thiết kế đẹp mắt, khoa học, các tính năng được sắp xếp gọn gàng, mang tới trải nghiệm tốt cho người dùng.
Bảng điều khiển mở rộng
Zoho Mail cung cấp bảng điều khiển để thiết lập và quản lý được tất cả các tài khoản email của doanh nghiệp. Bán sẽ dễ dàng nắm bắt được email của nhân viên trong doanh nghiệp.
Trên đây là 10 bí kíp khi gửi email giúp bạn chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Mail và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.