Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tổng quan về email nội bộ
Email nội bộ là gì?
Email nội bộ là phương thức truyền thông giữa quản lý và nhân viên, giúp cho việc truyền thông nội bộ trở nên hiệu quả và bảo mật an toàn. Bên cạnh khả năng chính là lưu trữ, việc truyền dẫn mail trong nội bộ cực kỳ thông minh.
Mục tiêu của email nội bộ
Để có thể tạo ra một bản tin email nội bộ hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của các bản tin là gì. Sau đây là một số mục tiêu của email nội bộ với doanh nghiệp:
Dùng để thông báo
Các thông báo email nội bộ được truyền đi trong phạm vi công ty, có nhiệm vụ thông báo thông tin tới nhân viên. Bản tin hướng tới mọi phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp, không phân biệt chức vụ, thứ hạng.
Giúp phá vỡ Silo
Bên cạnh việc truyền thông tin tới mọi người trong công ty, email nội bộ còn được dùng nhằm mục đích gắn kết tình cảm giữa các thành viên trong công ty không phân biệt phòng ban, chức vụ.
Cập nhật các thông tin chính thống và các câu chuyện bên lề
Khi nhân viên hiểu rõ về công ty, về những sứ mệnh và giá trị công ty đem lại, họ sẽ lan tỏa thông điệp tới tất cả mọi người xung quanh. Email nội bộ như một chất xúc tác mạnh mẽ thúc đẩy marketing truyền miệng.
Tránh tình trạng quá tải email
Công ty nên sử dụng phương tiện truyền thông nội bộ để đăng tải thông báo tới nhân viên thay vì phải mất công gửi quá nhiều tin nhắn, email nhắc nhở tới các phòng ban, nhân viên riêng lẻ.
Cách tạo ra email nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp
Để có thể sử dụng email nội bộ trong doanh nghiệp tối ưu nhất, cần lưu ý một số yếu tố sau:
Nhắm trúng công chúng mục tiêu
Các email nội bộ nhắm tới công chúng mục tiêu cố định là những nhân viên công ty. Tuy nhiên, bạn cần phân tích kỹ những thông tin mà nhân viên muốn tìm hiểu, điều gì làm họ thấy hứng thú. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có quy mô lớn với nhiều nhân sự và các quyền lợi khác nhau, những điều này không cần tách biệt rõ ràng.
Nội dung email nội bộ
Những bản tin email nội bộ nên được pha trộn và kết hợp nội dung với các mục tiêu nhắm tới của nó. Nội dung của email cần đảm bảo để tránh làm lãng phí thời gian của người nhận thông tin, dẫn tới chán nản và không muốn tương tác với các bản tin tiếp theo.
Nội dung chứa các cuộc hội thoại
Các bản tin chứa các cuộc đàm thoại, giọng văn thân thuộc, gần gũi được khuyến khích sử dụng. Tuy nhiên, để đạt được điều này, cần nghiên cứu và lên nội dung một cách cẩn thận.
Thêm thắt các yếu tố hài hước, sáng tạo
Trong môi trường công sở, do áp lực của công việc, deadline,… nhân viên thường xuyên cảm thấy căng thẳng, áp lực. Vì thế, những email nội bộ cần được sáng tạo, hài hước trong từng câu từ để thu hút nhân viên. Đồng thời, bạn có thể thêm những hình ảnh vào đó để tránh nhàm chán.
Bản tin nội bộ cũng được dùng để công bố thành tích của cá nhân hay phòng ban, khiến cho nhân viên được tiếp thêm động lực, truyền cảm hứng làm việc.
Tuân thủ theo chuẩn mực
Sáng tạo và hài hước giúp cho bản tin email nội bộ không bị chán nản với người đọc. Tuy nhiên, nó cũng cần được đảm bảo phù hợp với chuẩn mực và văn hóa sẵn có của công ty. Bên cạnh đó, sự hài hước cũng nên được đặt vào đúng hoàn cảnh. Chẳng hạn, bạn không thể thêm yếu tố này vào những thông báo sa thải hay khiến trách. Không được lợi dụng nỗi buồn của người khác để biến thành trò đùa cho một bộ phận nhỏ nhân viên.
Hình thức trình bày
Email nội bộ cần có hình thức phù hợp, quen thuộc và dễ tiếp cận với tất cả nhân viên trong công ty. Một bản tin được trình bày đẹp sẽ hấp dẫn người đọc hơn, vì vậy cần lưu ý tới bố cực, phương thức trình bày và phong cách hành văn của nó. Bên cạnh đó, cần quy hoạch các định dạng theo kiểu mạng lưới sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được nhiều công sức.
Phong cách hành văn
Mỗi tổ chức sẽ lựa chọn một văn phong và giọng điều hành văn cho email nội bộ khác nhau. Khi chọn đúng phong cách, nhân viên của bạn sẽ hào hứng và tương tác nhiều hơn với các bản tin. Đồng thời, điều này còn tạo ra được văn hóa nội bộ của công ty.
Trên đây là tất tần tật những thông tin về email nội bộ và cách thức để tạo ra email hiệu quả nhất trong doanh nghiệp. Nếu bạn còn băn khoăn về email nội bộ nói riêng hay email tên miền Zoho Mail nói chung, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline ZHS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.