Để đạt được điều này, điều quan trọng là phải lưu trữ dữ liệu có liên quan một cách hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn nhanh chóng tìm kiếm được thông tin cụ thể giữa hàng triệu điểm dữ liệu. Ngoài ra, trong trường hợp có kiện tụng, nó sẽ hỗ trợ tạo ra kết quả tích cực. Vậy nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng email thường xuyên thì làm sao bạn có thể tiếp cận việc tuân thủ và Khám phá điện tử (eDiscovery) trong khi vẫn đảm bảo truy cập dữ liệu an toàn?
Làm sao bạn có thể tiếp cận việc tuân thủ và khám phá điện tử (eDiscovery)?
Phần đầu tiên của câu hỏi khá đơn giản. Bạn cần tận dụng giải pháp eDiscovery và phát triển lưu trữ email doanh nghiệp để bảo vệ dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng tính năng eDiscovery của Zoho Mail, bạn sẽ biết rằng mô hình này tuân theo cách tiếp cận bảo mật, tuân thủ và quyền riêng tư vô song.
Zoho Mail với tính năng eDiscovery có thể giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán hoặc kiện tụng, ngăn chặn việc thu thập bằng chứng, dễ dàng trích xuất thông tin và đảm bảo quá trình eDiscovery suôn sẻ.
Làm thế nào bạn có thể đảm bảo truy cập dữ liệu an toàn?
Phần thứ hai của câu hỏi: “Làm thế nào bạn có thể đảm bảo truy cập dữ liệu an toàn?” thì khó giải quyết hơn một chút. Dữ liệu được giữ lại cho eDiscovery cũng giống như lưu trữ các vật có giá trị trong một kho tiền.
Doanh nghiệp cần chỉ định các quyền thích hợp để truy cập vào dữ liệu. Thêm vào đó, việc cấp quyền truy cập chi tiết cho người dùng giúp bảo mật dữ liệu. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sửa đổi mức độ quyền bất cứ lúc nào nếu cần.
Bây giờ, hãy giả sử tổ chức của bạn đang gặp phải vấn đề pháp lý. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể tìm kiếm dữ liệu được lưu trữ trong cổng eDiscovery. Tuy nhiên, trong quá trình điều tra, các thành viên của nhóm điều tra sẽ được yêu cầu truy cập, tìm kiếm, xem xét, lưu giữ hoặc xuất dữ liệu.
Một số thành viên sẽ chỉ cần quyền truy cập vào một số hành động nhất định. Chẳng hạn, cố vấn pháp lý có thể yêu cầu quyền truy cập để xem xét email của bạn trong khi cố vấn cấp cao có thể xuất dữ liệu đã xem xét. Việc chỉ định vai trò Quản trị viên cho tất cả mọi người là không cần thiết và có thể ảnh hưởng đến các quyền kiểm soát trong tổ chức.
Để cung cấp vai trò kiểm soát nhiều cấp bậc đối với quyền truy cập dữ liệu trong tổ chức của bạn, chúng tôi đã thêm tính năng Vai trò tùy chỉnh trong cổng eDiscovery. Điều này có nghĩa là quản trị viên có thể tạo vai trò, thêm thành viên vào các vai trò này và chỉ định các quyền cụ thể cho họ.
Trong thực tế, bạn sẽ cần sao lưu dữ liệu cũ và lưu trữ ngoại tuyến để giải phóng bộ nhớ đám mây. Khi đó, bạn nên cân nhắc việc xuất và xóa dữ liệu. Là một quản trị viên, bạn cần đưa ra một quyết định sáng suốt. Tuy nhiên, hãy tưởng tượng nếu tính năng tương tự được trao cho bất kỳ người dùng nào khác trong tổ chức của bạn thì nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bảo mật dữ liệu.
Vì vậy, vai trò tùy chỉnh trong eDiscovery là rất quan trọng. Nó sẽ đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào các dữ liệu họ cần mà không được trực tiếp tác động xuất, xóa hay thậm chí là sửa đổi nó.
Bất kỳ hành động nào do người dùng thực hiện cũng sẽ được phản ánh trong nhật ký kiểm tra của bạn, giúp mang lại tính minh bạch và bảo mật cao hơn. Bạn có thể tìm hiểu cách tạo và sử dụng các vai trò tùy chỉnh trong Zoho Mail.
Kết luận
Bật Khám phá điện tử (eDiscovery) là một bước quan trọng trong việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Việc áp dụng các phương pháp quản lý dữ liệu tốt giúp tăng cường bảo mật dữ liệu của bạn.
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò là một phương pháp quản lý dữ liệu tốt nhất. Bằng cách sử dụng tính năng này, quản trị viên eDiscovery có các công cụ cần thiết để đảm bảo tuân thủ và thực thi bảo mật dữ liệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Zoho Mail cung cấp tính năng eDiscovery giúp người dùng có thể chỉ định vai trò của người dùng truy cập một cách phù hợp. Nếu bạn muốn tìm hiểu về Zoho Mail, hãy nhấc máy lên và kết nối với ZHS qua số điện thoại 024.9999.7777 hoặc bấm vào ô chat ở góc phải màn hình để được hỗ trợ tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.