Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tại sao phải lưu email Outlook về máy tính?
Outlook là một ứng dụng đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp. Mọi hoạt động trên Outlook luôn được chú trọng và tìm hiểu rõ ràng. Để việc sao lưu và chuyển email từ tài khoản Outlook này sang tài khoản Outlook khác trở nên dễ dàng thì việc lưu email Outlook trên ổ cưng là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Ngày nay người dùng đã bắt đầu nhận ra tầm quan trọng trong việc sao lưu dữ liệu trong đó có cả việc sao lưu email Outlook vào ổ cứng. Dữ liệu rất quan trọng và dữ liệu Outlook cũng vậy.
Để tạo bản sao lưu hộp thư Outlook, bạn có thể lưu email từ Outlook vào ổ cứng hoặc thư mục bất kỳ trên máy tính. Dưới đây là những phương pháp giúp bạn lưu email Outlook vào ổ cứng 1 các tự động và thủ công.
Những phương pháp này sẽ giúp bạn lưu tất cả email Outlook và các thư mục email như hộp thư đến, thư đã gửi, thư nháp,… trên máy tính hoặc ổ cứng trong và ngoài của bạn.
Chọn và lưu một hoặc nhiều email Outlook trên ổ cứng
Có 4 định dạng tệp bạn có thể chọn và lưu email Outlook, đó là MSG, PDF, Word và HTML.
Đối với dạng MSG
MSG là định dạng được hỗ trợ rộng rãi, bạn có thể mở hoặc nhập tên email MSG trong bất kỳ tài khoản Outlook nào.
Với định dạng này, thao tác thực hiện rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấp vào email bất kỳ sau đó kéo thả vào 1 mục trên ổ cứng máy tính.
Đối với dạng HTML
HTML đã quá quen thuộc và phù hợp cho việc xem trên web. Ngoài ra HTML còn có thể truy cập trên mọi thiết bị kể cả điện thoại thông minh. Các bước thực hiện cũng vô cùng đơn giản.
Bước 1: Mở Outlook sau đó chọn email nào bạn muốn lưu
Bước 2: Hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ email mới. Chọn File sau đó chọn Save As
Bước 3: Tại mục Save as type chọn định dạng HTML và nhấn vào Save.
Bước 4: Lặp lại các bước này với các email mà bạn muốn lưu
Đối với dạng PDF
PDF là định dạng tài liệu di động rất phổ biến. Văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Để lưu email Outlook ở định dạng PDF, trước tiên bạn hãy lưu chúng dưới dạng HTML theo các bước trên. Sau đó tiếp tục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở email HTML trong bất kỳ trình duyệt web chẳng hạn như Google Chrome.
Bước 2: Nhấn tổ hợp Ctrl + P và chọn Save as PDF từ menu Destination
Bước 3: Chọn Save và ổ cứng bạn muốn thêm máy tính
Bước 4: Tiếp tục nhấn Save.
Đối với dạng Word
Word là định dạng tài liệu giúp văn bản theo đúng quy định, chuẩn bố cục của từng nội dung hơn. Cũng giống như PDF, trước tiên bạn cần phải lưu email dưới dạng HTML. Tiếp tục thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào Word sau đó đi tới thanh công cụ chọn File sau đó chọn Open
Bước 2: Kiểm tra lại tệp email HTML đã lưu và mở nó trong MS Word
Bước 3: Chọn File sau đó chọn Save ấn tổ hợp phím Ctrl +S và lưu tệp dưới dạng Word.
Lưu ý:
- Không nên kéo/ thả nhiều email cùng một lúc. Điều này rất dễ ảnh hưởng tới hệ thống máy tính và Outlook có thể gặp sự cố.
- Tại một thời điểm chỉ nên lưu một email và HTML, PDF hoặc Word.
Sao chép thủ công dữ liệu Outlook (PST) vào ổ cứng
Tập tin PST là một tập tin lưu trữ dữ liệu có chứa thông tin cá nhân được sử dụng bởi Microsoft Outlook và Exchange. Nó cũng có thể bao gồm các thư mục email, danh bạ, địa chỉ và dữ liệu khác. Bạn có thể nhập nó vào bất kỳ tài khoản Outlook hoặc Office 365 nào để truy cập email và các mục hộp thư khác
Nếu cấu hình tài khoản của bạn là POP3, tài khoản của bạn sẽ tạo và lưu trữ tất cả các email trong tệp PST theo mặc định. Vậy nên việc tiếp theo của bạn sẽ chỉ cần duyệt qua vị trí của Outlook PST trên PC và sao chép tệp sang ổ cứng.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập Outlook chọn File sau đó chọn Account Settings
Bước 2: Chọn Data Files sau đó kiểm tra vị trí chính xác trên hệ thống của bạn.
Bước 3: Tiếp tục chọn tệp Outlook PST và nhấp vào tùy chọn Open File Location.
Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST
Đây là một trong những cách dễ dàng và đơn giản nhất để sao lưu và lưu email. Bằng cách sử dụng công cụ Outlook Import/Export Wizard mà Microsoft cung cấp, bạn có thể lưu các thư điện tử trong Outlook trên tệp OST sang định dạng tệp PST.
Điều này không chỉ giúp sao lưu tất cả email mà còn có thể lưu các mục hộp thư Outlook khác như Danh bạ, Ghi chú, Lịch, Công việc, Nhật ký… trong tệp PST.
Bước 1: Mở Outlook. Chọn File sau đó chọn Open and Export. Tiếp tục chọn Import/Export.
Bước 2: Trong cửa sổ Import and Export Wizard, bấm Export to a File và bấm Next.
Bước 3: Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấp vào Next.
Lưu ý:
- Bạn nên kết nối ổ cứng với máy tính nếu muốn lưu email Outlook trên ổ cứng ngoài.
- Tệp PST có thể được nhập vào bất kỳ tài khoản Outlook hoặc Office 365 nào để truy cập email và các mục hộp thư khác.
- Bạn sẽ chỉ thực hiện được phương pháp này nếu bạn truy cập và được kết nối với máy chủ Exchange.
Phương pháp trực tiếp và dễ dàng nhất để lưu email Outlook trên ổ cứng
Tệp OST lưu trữ bản sao của các mục từ máy chủ thư IMAP và MAPI trên Máy chủ Microsoft Exchange và cho phép bạn truy cập dữ liệu khi kết nối Internet không khả dụng.Các tệp OST được lưu trong ổ đĩa: Người dùng / Người dùng AppData / Cục bộ / Microsoft / Outlook.
Nếu Outlook của bạn truy cập tài khoản IMAP, Exchange hoặc Office 365, hệ thống sẽ tạo ra tệp OST được mã hóa.
Để sao lưu email và lưu chúng trên ổ cứng ở định dạng PST hoặc các định dạng tệp khác, bạn có thể sử dụng phần mềm như OST to PST Converter Tool, đặc biệt là khi bạn không thể xuất PST qua Outlook.
Phương pháp này tiết kiệm thời gian cho người dùng và trực tiếp để lưu tất cả các email Outlook vào ổ cứng ở nhiều định dạng. Phần mềm chuyển đổi tất cả các email Outlook được lưu trữ trong tệp OST sang định dạng PST, EML, MSG, HTML, PDF hoặc RTF cùng một lúc và lưu chúng vào ổ cứng đã chọn.
Hơn nữa, với sự trợ giúp của phần mềm này, bạn cũng có thể chuyển đổi tệp OST hoặc tệp OST không thể truy cập thành PST và lưu tất cả email Outlook, cũng như các mục hộp thư khác vào ổ cứng hoặc máy tính.
Lưu trữ email là một việc rất hữu ích, tiện lợi trong việc tổng hợp email hoặc dễ dàng tìm lại những email quan trọng. Hy vọng với những chia sẻ của ZHS ở trên sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn còn thắc mắc gì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với ZHS bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.