Gửi Email
Liên hệ Zalo
Để đảm bảo phân chia, ѕắp хếp công ᴠiệc cho người lao động hợp lý cũng như kiểm ѕoát nhân công hiệu quả thì hiện naу biểu đồ nhân lực (Gantt chart) được ѕử dụng phổ biến.
Biểu đồ nhân lực được hiểu là đồ thị biểu thị số nhân công cần sử dụng theo từng đơn vị thời gian để hoàn thành công việc. Sau khi lập tiến độ công việc, để hoàn thành công việc xác định được thời gian tiến hành các công việc và tính được số nhân công phải sử dụng căn cứ vào số công việc phải làm trong từng thời gian.
Bạn có cần một biểu đồ nhân lực không?
Biểu đồ nhân lực sẽ là lựa chọn hoàn hảo nếu bạn cần:
- Lập kế hoạch tốt hơn
Dù dự án của bạn đơn giản hay phức tạp, để giảm tình trạng mất kiểm soát phạm vi dự án và luôn theo dõi được lịch trình dự án, bạn cần có một kế hoạch dự án tốt. Biểu đồ nhân lực giúp bạn trực quan hóa toàn bộ dự án từ một không gian duy nhất, lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn và phân bổ nguồn lực phù hợp.
- Nâng cao khả năng hiển thị
Một người dù có nhanh nhẹn đến mấy trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao thì khả năng xem tiến độ của toàn bộ dự án vẫn rất quan trọng. Khả năng xem nhiệm vụ được phân công cho các thành viên khác trong nhóm giúp nhóm hiểu rõ hơn cách phân chia khối lượng công việc, công việc mỗi người phụ trách và cách mỗi người có thể đóng góp để giúp dự án thành công.
- Cải thiện khả năng giao tiếp
Nhờ khả năng hiển thị được tăng cường, hoạt động giao tiếp cũng trở nên hiệu quả hơn. Hầu hết lỗi trong dự án là do lỗ hổng giao tiếp xuất phát từ việc nhóm làm việc từ xa hoặc không có trưởng nhóm theo sát. Những lỗi như vậy nhẹ nhất cũng sẽ dẫn đến việc dự án bị chậm trễ. Tuy nhiên, khi tất cả các thông tin cần thiết đều nằm ngay trong biểu đồ nhân sự, mọi người sẽ cùng thống nhất với nhau.
- Tăng tính linh hoạt
Cho dù bạn có lịch trình dự án được tính toán tỉ mỉ đến mấy thì bạn đều phải điều chỉnh lại kế hoạch dự án khi cần thiết trước những tình huống không lường trước được hoặc tình trạng nguồn lực không có sẵn. Khi tất cả thông tin dự án đều được hiển thị và có sẵn trên một trang duy nhất, đồng thời việc sắp xếp lại nhiệm vụ thật đơn giản bằng thao tác kéo và thả, bạn sẽ không còn phải lo lắng nữa.
Tại sao biểu đồ nhân lực lại trở nên phổ biến đến thế?
Ưu điểm
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, biểu đồ nhân lực giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
⇒ Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.
- Nâng cao năng suất
Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.
⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Biểu đồ nhân lực cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.
⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng
Trong thực tế, nếu nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án – nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc một sai lầm nào đó khó tính toán được đến.
- Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ
Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, biểu đồ nhân lực bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.
Cách tạo một biểu đồ nhân lực trong quản lý dự án
Sự ra đời của máy tính và các phần mềm, biểu đồ nhân sự ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.
Bước 1: Xác định các đầu mục công việc
Việc đầu tiên các bạn cần làm là liệt kê tất cả các đầu mục công việc trong dự án. Sau khi có các danh sách công việc, xác định thời gian sớm nhất bắt đầu và thời gian ước tính để thực hiện.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Một trong những lợi ích của biểu đồ nhân lực là nó biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc. Sau bước 1 khi đã xác định đầu mục công việc, thời gian thực hiện, hãy xác định công việc nào cần phải hoàn thành trước công việc nào phải hoàn thành sau.
Bước 3: Biểu diễn biểu đồ nhân lực
Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Zoho Project, Gantto, Microsoft Project,…
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
Đâu là lựa chọn tốt nhất cho biểu đồ nhân lực?
Zoho Projects
Zoho Projects cung cấp công cụ biểu đồ nhân lực trực tuyến giúp lập lịch dự án dễ dàng hơn với sự trình bày trực quan về các mốc quan trọng, danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ và sự phụ thuộc giữa chúng. Các nhiệm vụ được sắp xếp theo các mốc thời gian dưới dạng Milestone Gantt hoặc Chronology Gantt.
Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ mới, đặt các yếu tố phụ thuộc và điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong phần mềm biểu đồ nhân lực trực tuyến, giúp trải nghiệm lập kế hoạch dự án của bạn trở nên trực quan và dễ dàng. Dưới đây là một số tính năng chính của chúng tôi:
- Xem và quản lý các phần phụ thuộc
Với Zoho Projects, bạn chỉ cần kéo và thả giữa các thanh tác vụ để xác định mối quan hệ giữa chúng. Sự phân biệt màu sắc rõ ràng giúp bạn nhanh chóng biết được nhiệm vụ đã quá hạn, trạng thái của nhiệm vụ, nhiệm vụ đã hoàn thành, loại phụ thuộc,…
- Thêm nhiệm vụ mới
Giờ đây, bạn có thể nhanh chóng thêm một nhiệm vụ mới ngay từ bên trong công cụ biểu đồ nhân sự. Các chi tiết khác như mô tả nhiệm vụ, chủ sở hữu, ngày bắt đầu và ngày có thể được xác định trong cửa sổ bật lên xuất hiện.
- Xem thông tin nhiệm vụ bổ sung
Di chuột qua tên nhiệm vụ sẽ hiển thị tất cả thông tin bổ sung như chủ sở hữu, tỷ lệ phần trăm hoàn thành, ngày bắt đầu và kết thúc cũng như danh sách tất cả các công việc trước đó và kế nhiệm. Bạn có thể trực tiếp tạo các phần phụ thuộc mới trong công cụ biểu đồ.
- Chia sẻ biểu đồ nhân sự của bạn
Nếu bạn muốn một bản sao của biểu đồ nhân sự được gửi qua thư hoặc được sử dụng trong các bản trình bày, bạn có thể làm như vậy bằng cách xuất biểu đồ dưới dạng PDF. Bạn cũng có thể in biểu đồ dưới dạng bản cứng.
Excel
Excel là công cụ phổ biến nhất vì tính linh hoạt và gần gũi với người dùng. Ưu điểm chính của nó là khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Tuy nhiên mặc dù là công cụ quen thuộc nhưng Excel lại có những nhược điểm rất lớn:
- Giao diện khá cồng kềnh.
- Mất thời gian để tạo thủ công ra một dự án kể cả đơn giản hay phức tạp.
- Biểu đồ nhân sự tạo bởi Excel được cập nhật tiến độ thủ công mỗi khi mọi thứ thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
- Mỗi lần cập nhật phải báo cho mọi người biết vì không có tính năng thông báo.
Sau bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ về cách lập biểu đồ nhân lực rồi đúng không. Nếu bạn muốn tìm hiểu về Zoho Mail với các dịch vụ email marketing đi kèm, hãy nhấc máy lên và kết nối với ZHS qua số điện thoại 024.9999.7777 hoặc bấm vào ô chat ở góc phải màn hình để được hỗ trợ tư vấn dịch vụ phù hợp nhất.