Cắt giảm chi phí là nhu cầu mà nhiều doanh nghiệp quan tâm nhằm tối ưu hóa lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh. Và một trong số những khoản chi phí phát sinh được cho là lớn nhất khiến cho các công ty phải “đau đầu” đó chính là chi phí quản lý doanh nghiệp.
Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Giải pháp nào giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả là gì? Cùng ZHS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Hiện nay trong việc vận hành doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi phí phát sinh không nằm trong dự tính và đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung. Một trong những khoản phí phát sinh nhiều nhất là phí quản lý doanh nghiệp.
Đây là khoản phí bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà không tách riêng bất cứ hoạt động riêng lẻ nào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp của những khoản phí về nguồn lao động, chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ công việc, chi phí khấu hao và những chi phí khác.
Những giải pháp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp
Để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được lợi nhuận cũng như các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng, ZHS xin phép chia sẻ với doanh nghiệp của bạn 5 giải pháp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển doanh nghiệp theo cách mà trước đây họ chưa được thể làm được
Bằng việc sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán online, các phần mềm quản lý bán hàng và các ứng dụng quản lý từ xa, giờ đây bạn không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành các đầu công việc trên theo hình thức kinh doanh truyền thống. Đây cũng chính là cách mà công nghệ có thể giúp bạn giảm chi phí và giúp doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân lực, tăng năng suất làm việc. Trong bài viết này, ZHS sẽ giới thiệu cho bạn bộ công cụ thiết kế nhằm phát triển kinh doanh được xây dựng để cải thiện năng suất và cộng tác nhóm – Zoho Workplace.
Bộ công cụ Zoho Workplace giúp doanh nghiệp của bạn trong việc gửi email, chia sẻ và lưu trữ File, chat và họp video ở mọi nơi không giới hạn.
Làm việc cùng nhau từ mọi nơi chỉ với 2000đ/user/ngày
Tổ chức cuộc họp video, hội nghị và hội thảo qua web, lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tập tin trong không gian làm việc từ tất cả ứng dụng Zoho Workplace dù bạn đang ở đâu.
Zoho Workplace có mức chi phí chỉ bằng 50% Google Workspace và 45% Microsoft 365.
Tạo cuộc hội thoại nhanh chóng đơn giản
Kết nối liền mạch với đồng nghiệp bằng các ứng dụng giao tiếp kinh doanh có trong Zoho Workplace. Chia sẻ email với đồng nghiệp để hộp thư đến không còn lộn xộn, theo dõi họ qua chat hoặc khơi nguồn các cuộc thảo luận toàn đội qua diễn đàn.
Kết nối hệ sinh thái hơn 50 ứng dụng từ Zoho
Zoho Workplace là không gian làm việc. Từ email, lưu trữ, giao tiếp và cộng tác đều có sẵn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng thể tích hợp các công cụ hỗ trợ kinh doanh như Zoho CRM, Zoho Marketing và hơn 50 ứng dụng khác chỉ trong vài click chuột. Sẵn sàng đề chuyển đổi số toàn bộ doanh nghiệp của bạn lên một hệ điều hành thống nhất.
Tăng năng suất làm việc và cắt giảm ẩn phí
Chỉ từ 2.000 VNĐ/ngày cho mỗi nhân viên để giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Zoho Workplace mang đến khả năng làm việc ổn định không có thời gian chết và làm việc ở mọi nơi trên mọi thiết bị.
Những ưu việt của điện toán đám mây từ Zoho giúp bạn vận hành dễ dàng mà không cần thuê đội IT tại chỗ vốn rất tốn kém với chi phí tiền lương.
Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto (80/20) được áp dụng rất hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn giảm chi phí quản lý.
Các doanh nghiệp thường ít khi để ý đến 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Rất nhiều doanh nghiệp dành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận.
Ngoài ra doanh nghiệp còn quên mất 1 điều rằng khách hàng cũ thì không cần mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Do đó, các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.
Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
Việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:
- Phí chi trả 1 phần bảo hiểm
- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
- Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó
- Chi phí thuốc thang
- Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn
- Tinh thần lao động giảm sút
- Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng
- Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.
Thực hiện các thủ túc đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả
Câu hỏi được đặt ra là: Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực không? Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng không? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không? Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?
Doanh nghiệp nên xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Ví dụ đơn giản như việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phòng hai ngày một lần thay vì hàng ngày.
Giảm chi phí văn phòng
Bạn có biết các chi phí giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó có lại tốn một khoản chi phí khá lớn.
Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Theo thống kê cho thấy các doanh nghiệp lớn hiện nay mất hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, đối với các doanh nghiệp lớn con số này còn khổng lồ hơn. Các doanh nghiệp nên quán triệt nhân viên không in trừ khi thật cần thiết, ngoài ra hãy chuyển đổi sang sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý thay vì cứ mãi thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống.
Sau bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ về cách giảm chi phí quản lý doanh nghiệp đúng không. Nếu bạn muốn tìm hiểu về Zoho Workplace và Zoho Mail với các dịch vụ email marketing đi kèm, hãy nhấc máy lên và kết nối với ZHS qua số điện thoại 024.9999.7777 hoặc bấm vào ô chat ở góc phải màn hình để được hỗ trợ tư vấn dịch vụ phù hợp nhất.