Gửi Email
Liên hệ Zalo
Liên lạc qua email gần như đã trở thành một hoạt động sống trong thế giới doanh nghiệp. Bạn có thường xuyên mở email và quyết định trả lời sau, chỉ để nó bị ẩn trong hàng loạt email bạn nhận được hàng ngày? Làm thế nào khi bạn quên lịch họp hoặc bỏ lỡ một cuộc họp đã lên kế hoạch? Chúng ta không thể để quên các cuộc họp, bỏ lỡ thời hạn hoặc chậm trả lời các cuộc trò chuyện quan trọng trong công việc.
Sẽ thật tiện lợi nếu có một vị thần bật lên để nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ, bài tập và email quan trọng phải không? ZHS rất vui được giới thiệu thần đèn của riêng mình trong Zoho Mail: Snooze (Báo lại) and Reminders (Nhắc nhở).
Báo lại email (Snooze)
Đôi khi bạn có thể nhận được những email không quan trọng nhưng vẫn có thể thu hút sự chú ý của bạn. Ví dụ: một thư quảng cáo hấp dẫn bật ra với bạn, nhưng bạn có thể không kiểm tra được ngay. Những email như thế này có thể làm lộn xộn hộp thư đến của bạn và thậm chí che giấu những email quan trọng nếu bạn để chúng chồng chất lên nhau.
Bạn có thể làm gì với những email như vậy? Với Zoho Mail, bạn có thể báo lại chúng. Tính năng Báo lại (Snooze Email) của Zoho Mail sẽ xếp các email vào một thư mục riêng và truy xuất chúng khi bạn sẵn sàng xem chúng. Bằng cách tạm ẩn các email ít quan trọng hơn, bạn có thể sắp xếp lại hộp thư đến của mình chỉ chứa những email quan trọng nhất.
Chúng hoạt động như thế nào?
Chọn các email bạn muốn xử lý sau, nhấp vào biểu tượng “Tạm ẩn” và chỉ định thời lượng báo lại tùy ý. Sau đó, bạn có thể sắp xếp các email còn lại của mình khi biết rằng các email đã tạm ẩn của bạn sẽ xuất hiện lại trong thư mục gốc vào thời gian đã định. Nếu bạn muốn xem các email đã tạm ẩn trước thời gian đã lên lịch, bạn có thể xem chúng trong thư mục “Đã tạm ẩn”.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh Cài đặt sẵn báo lại và thiết lập khoảng thời gian báo lại (Ví dụ: 1 giờ, 1 ngày, 1 tuần, v.v.) để tăng hiệu quả khi trả lời email.
Nhắc nhở qua email (Reminders)
Mặc dù tính năng Báo lại (Snooze Email) có thể thu hút sự chú ý của bạn trở lại các email đã tạm ẩn, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có các email đến / đi rất quan trọng đến mức bạn muốn được nhắc nhở về chúng vào những thời điểm đã định? Ví dụ: yêu cầu cập nhật từ nhóm của bạn để xem xét tiến độ của họ hoặc theo dõi một khách hàng tiềm năng để bạn có thể chốt giao dịch.
Với Lời nhắc (Reminders) qua email của Zoho, bạn có thể nhanh chóng đặt lời nhắc cho tất cả các cuộc họp đã lên lịch qua email, email theo dõi quan trọng và các tương tác email quan trọng khác để được nhắc về chúng vào một thời điểm cụ thể. Bạn cũng có thể lên lịch lời nhắc cho các email gửi đi của mình để luôn cập nhật phản hồi của họ.
Chúng hoạt động như thế nào?
Để thiết lập lời nhắc qua email, hãy chọn email bạn muốn nhận lời nhắc > Nhấp vào biểu tượng Lời nhắc (Reminders) và đặt thời gian bạn muốn nhận thông báo.
Zoho Mail tiến thêm một bước trong lời nhắc qua email và tự động kích hoạt cửa sổ bật lên lời nhắc dựa trên ngữ cảnh email. Ví dụ: các email chứa các từ như “CÀNG SỚM CÀNG TỐT” hoặc một thời gian cụ thể sẽ đưa ra một cửa sổ bật lên nhắc nhở hỏi bạn có cần lời nhắc cho email đó hay không.
Mặc dù Lời nhắc qua email của Zoho Mail có thể xuất hiện tương tự như tính năng Báo lại email, nhưng chúng có sự khác biệt đáng kể. Với tính năng Báo lại email, bạn không nhận được thông báo nhưng Lời nhắc qua email có thể thông báo cho bạn về mọi phản hồi đối với email. Ngoài ra, với Lời nhắc qua email, bạn có thể cập nhật mọi người bằng cách bật lời nhắc cho người nhận email, làm cho đây trở thành công cụ lý tưởng để quản lý hiệu quả các tương tác kinh doanh qua email.
Nhắc nhở chung
Một số lời nhắc bạn cần có thể không dành riêng cho bất kỳ email nào. Ví dụ, một cuộc hẹn với bác sĩ hoặc thời hạn thanh toán thẻ tín dụng cũng cần được nhắc nhở. Bạn không cần các ứng dụng riêng biệt cho danh sách việc cần làm cá nhân và chuyên nghiệp của mình nữa. Bạn có thể tự tin chỉ định Lời nhắc của Zoho Mail làm người quản lý cả hai.
Nhấp vào biểu tượng Lời nhắc (Reminders), cài đặt chi tiết của lời nhắc và đặt thời gian. Sau đó, bạn sẽ được thông báo vào thời gian được chỉ định bằng email và thông báo trên màn hình. Bạn cũng có thể xem tất cả các lời nhắc đã hoàn thành và sắp tới trong một cửa sổ. Ngoài lời nhắc bạn thêm trong cửa sổ Lời nhắc, bạn cũng có thể xem lời nhắc của mình được đặt từ các ứng dụng bộ Zoho Mail như Email, Task, Stream, Bookmarks và Ghi chú. Bằng cách này, bạn sẽ có một cái nhìn thống nhất về tất cả các lời nhắc của mình.
Loại bỏ và báo lại lời nhắc
Đôi khi, bạn có thể hoàn thành công việc trước thời hạn và không cần phải nhắc về nó nữa. Bằng cách loại bỏ lời nhắc của bạn hoặc đánh dấu chúng là hoàn thành, bạn có thể sắp xếp lại và ngăn thông báo và chỉ giữ lại các nhiệm vụ quan trọng sắp tới trong đó. Tất cả những gì cần để loại bỏ là một cú nhấp chuột và poof! – lời nhắc biến mất.
Vào những lúc khác, một số hoạt động có thể bị hoãn lại hoặc bạn có thể bận khi lời nhắc bật lên, vì vậy bạn sẽ cần được nhắc về nó sau. Quá nhiều việc để đặt một lời nhắc khác cho họ, vì vậy Zoho Mail cung cấp tính năng Báo lại lời nhắc. Bạn có thể hoãn các lời nhắc đến ngay lập tức và đặt thời lượng báo lại bạn muốn. Những lời nhắc này sau đó được lưu trữ trong Lời nhắc đã tạm ẩn và sẽ sao lưu vào thời gian đã chỉ định. Bạn cũng có thể xem tất cả lời nhắc đã tạm ẩn của mình từ một ngăn duy nhất.
ZHS hy vọng bạn thấy những tính năng này hữu ích trong việc quản lý các tác vụ và email, sắp xếp hợp lý quy trình làm việc và hộp thư đến của bạn. Khi sử dụng thành thạo hai công cụ này, bạn có thể cập nhật email của mình mà không tốn chút sức lực nào.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.