Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung cơ bản trong file excel theo dõi ngày nghỉ phép
Theo dõi ngày nghỉ phép bằng Excel là công cụ quản lý thường thấy trong nhiều mô hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp ưu tiên chọn excel là bởi vì tình phổ biến, thiết lập nhanh chóng và dễ dàng cập nhật cho từng cá nhân của nó.
Nội dung cơ bản cần có trong file excel theo dõi ngày nghỉ phép thông thường sẽ gồm những thông tin cơ bản như: thông tin cá nhân của nhân viên, email làm việc,… Các thông tin được đưa vào trong bảng nhằm giúp cho các người đọc có cái nhìn tổng quan hơn, nắm rõ các ngày nghỉ phép của nhân viên đó.
Sau đây là những thông tin mà một bảng excel theo dõi ngày nghỉ phép nên có:
- Mã nhân viên: Đây là mã riêng ứng với mỗi nhân viên, nếu nhân viên đó nghỉ thì mã này vẫn còn nguyên.
- Thông tin cá nhân của nhân viên: họ và tên, email cá nhân, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, địa chỉ hiện tại, các loại giấy tờ cần thiết. Đây là những thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty, nhằm đảm bảo việc xác minh đúng nhân viên và giúp cho người quản lý có thêm thông tin về nhân sự của mình. Những thông tin trên sẽ được doanh nghiệp bảo mật theo đúng quy định của pháp luật và thể hiện trong bản hợp đồng làm việc.
- Email nội bộ: phương tiện trao đổi thông tin nội bộ của doanh nghiệp và được định dạng theo từng quy chuẩn của mỗi doanh nghiệp
- Bộ phận: thuộc phòng ban/ bộ phận hay khu vực làm việc nào trong doanh nghiệp.
- Thời gian bắt đầu làm việc: Thời điểm nhân việc được nhận vào và cũng căn cứ vào điểm này để thống kê thời gian làm việc của nhân viên.
- Loại hình làm việc: Làm thời vụ, bán thời gian hay toàn thời gian
- Thông tin về lương và phụ cấp: Thường sẽ là thông tin về số tài khoản ngân hàng hoặc các ví điện tử giúp tiện cho việc trả lương cho nhân viên.
- Lý do nghỉ phép: Mục đích nghỉ phép của nhân viên giúp người quản lý nhân sự cân nhắc có hợp lý hay không
- Cơ sở làm việc: Nếu có nhiều chi nhanh cơ sở thì thông tin này giúp doanh nghiệp xác định được nhân viên một cách nhanh chóng.
Nhược điểm khi sử dụng file excel theo dõi ngày nghỉ phép của nhân sự
Mặc dù bảng excel theo dõi ngày nghỉ phép của nhân sự có tác dụng không nhỏ trong việc kiểm soát thông tin nghỉ phép của nhân viên nhưng khi sử dụng file excel theo dõi ngày nghỉ phép thì đi kèm một vào điểm bất cập, hay bộc lộ những lỗ hổng cũng như nhược điểm nếu sử dụng không đúng mục đích.
- Khả năng bảo mật
Trước khi làm việc, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu có điều khoản bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên nhưng điều này cũng có đôi chút rủi ro khi sử dụng file excel này vì nó chứa nhiều thông tin nhân thân và khả năng bảo mật cũng khá kém bởi vì trong khi làm việc kết hợp với nhiều biểu mẫu khác nên sự rò rỉ cũng là điều dễ hiểu.
- Tính kế thừa
Bởi vì file excel theo dõi ngày nghỉ phép do chính người quản lý nhân sự tạo ra nên đôi khi có những ký hiệu cũng như quy chuẩn mang tính cá nhân. Khi có thay đổi ở vị trí này cho người khác thì sự kế thừa không thực sự hiệu quả, vì họ cần phải hiểu hoặc hỏi lại người cũ, thậm chí tệ hơn là làm lại bảng mới.
- Dữ liệu không thống nhất
Trong suốt quá trình làm việc, bộ phận nhân sự sẽ phải kết hợp nhiều biểu mẫu khác nhau nên dữ liệu sẽ khó kiểm soát hoàn toàn nên rất có thể sẽ gây ra sự lộn xộn về thông tin cho doanh nghiệp gây ra lãng phí thời gian và công sức của doanh nghiệp.
- Khả năng kết hợp
Trong khi các doanh nghiệp đang ngày càng có nhu cầu tận dụng công nghệ trong việc vận hành doanh nghiệp thì càng có nhiều công cụ hữu ích được ra đời như chữ ký điện tử, phần mềm tính lương,… Lúc này chúng ta càng thấy rõ nhược điểm của excel nói chúng và file excel theo dõi ngày nghỉ phép bộc lộ khuyết điểm khá lớn không thể kết hợp chúng với những thứ đó gây ra sự hạn chế trong việc quản lý doanh nghiệp.
- Sai sót
File excel theo dõi ngày nghỉ phép được tạo bởi người quản lý nên rất mang tính con người vì thế đôi lúc việc sai sót trong việc nhập liệu là không tránh khỏi dẫn đến ảnh hưởng đến thông tin của cả doanh nghiệp. Vậy nên sự chính xác là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo thông tin được kiểm soát.
- Tiềm năng
Nhìn có vẻ đơn giản khi chỉ cần tạo ô và thêm những nội dung cần thiết nhưng nếu một ngày doanh nghiệp có hệ thống 100 chi nhánh mỗi chi nhanh lại có cả trăm hay nghìn nhân viên thì thao tác tạo dòng trong file excel thì cũng ko đỡ nổi và gây sự khó kiểm soát của cả một hệ thống.
Giải pháp khắc phục các nhược điểm của file excel theo dõi ngày nghỉ phép
Để khắc phục những điểm yếu của file excel theo dõi ngày nghỉ phép, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm để quản lý việc nghỉ phép của nhân viên. Sau đây ZHS xin chia sẻ với bạn một phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn có thể khắc phục mọi nhược điểm trên – Zoho Creator.
Với Zoho Creator, tất cả các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên được tự động chuyển tới người quản lý của họ để xin phê duyệt. Quản lý có thể chấp nhận hoặc từ chối chỉ với một cú nhấp chuột.
Xác định các loại nghỉ phép khác nhau (thông thường, nghỉ bệnh, công tác) và tạo mã màu cho chúng dựa trên vai trò, loại nhân viên, v.v. Bạn cũng có thể tạo và công bố danh sách nghỉ lễ dựa trên vị trí địa lý và múi giờ.
Zoho Creator giúp bạn tính toán hiệu lực của ngày phép, chuyển tiếp ngày phép còn dư sang năm sau và quy đổi ngày phép ra tiền mặt cho nhân viên theo chính sách về nghỉ phép của tổ chức.
Dễ dàng theo dõi thông tin nghỉ phép và lịch sử ngày nghỉ của nhóm với các báo cáo chuyên dụng. Cả bạn và nhân viên của bạn sẽ biết được có bao nhiêu ngày nghỉ và có thể chuyển tiếp bao nhiêu ngày.
Cho phép nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép trực tuyến. Nhân viên cũng có thể xem các ngày lễ sắp tới, kiểm tra báo cáo nghỉ phép hàng tháng và các thông tin liên quan đến thời gian nghỉ phép khác từ bảng chỉ số chính.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về file excel theo dõi ngày nghỉ phép. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Creator cũng như Zoho Workplaces, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.