Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nguyên tắc 80-20 (Nguyên tắc Pareto) là gì?
Theo nghiên cứu của nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto như sau: Dường như trong mọi trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với các tên khác là nguyên tắc 80-20.
Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:
- 20% công nhận tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
Và còn nhiều hơn thế nữa. Các con số phân phối không phải là lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt của phương pháp này là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều – một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
Thử tưởng tượng, nếu bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo, mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau. Một cá nhân nếu cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng nhiều gấp đôi tương ứng. Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ rất dễ dàng.
Ưu điểm của nguyên tắc 80-20
Nó có thể cung cấp cho bạn một cách để định để thưởng cho ai hoặc sửa cái gì. Ví dụ: nếu 20% lỗi thiết kế trên xe hơi dẫn đến 80% sự cố, bạn có thể xác định và sửa các lối đó. Tương tự, nếu 20% khách hàng của bạn đang thức đẩy 80% doanh số của bạn, bạn có thể muốn tập trung vào những khách hàng đó và thưởng cho họ vì lòng trung thành của họ.
Nhược điểm của Nguyên tắc 80-20
Mặc dù sự phân chia 80-20 là đúng đối với nguyên tắc 80-20. Nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó luôn luôn đúng. Chẳng hạn, 30% lực lượng lao động (hoặc 30 trên 100 công nhân) chỉ có thể hoàn thành 60% sản lượng. Các công nhân còn lại có thể không làm việc hiệu quả hoặc có thể không có việc làm. Điều này tiếp tục nhắc lại rằng nguyên tắc 80-20 chỉ là một quan sát và không nhất thiết phải là một luật.
Vì sao Nguyên tắc 80-20 lại hữu ích trong doanh nghiệp?
Nguyên tắc 80-20 giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.
Lưu ý rằng, Nguyên tắc 80-20 không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.
Nguyên tắc 80-20 là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên. Nếu bạn có suy nghĩ rằng nguyên tắc 80-20 có mặt trong phần lớn khía cạnh, hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ có được hành động đáp trả như quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực tối ưu.
Mẹo ứng dụng nguyên tắc 80-20 vào thực tế
Nguyên tắc 80-20 khá đơn giản về lý thuyết, bạn chỉ cần điền danh mục cần thiết vào sau con số 80% và 20%. Bạn có thể hoàn toàn áp dụng thành công với một số mẹo hữu ích cho quỹ thời gian của cá nhân và năng suất của tập thể.
1. Mẹo áp dụng nguyên tắc 80-20 trong quản lý quỹ thời gian cá nhân
Nguyên tắc 80-20 là một sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn để quản lý thời gian. Ngay khi bạn đồng ý là đầu vào và đầu ra không tỉ lệ thuận 1:1 đây là câu trả lời cho thắc mắc tại sao bạn không bao giờ có đủ thời gian để làm hết việc trong ngày.
20% nỗ lực của bạn sẽ nhanh chóng chiếm tới 80% thời gian của bạn, đồng nghĩa với việc dù bạn bỏ qua bao nhiêu giấc ngủ hay uống bao nhiêu cà phê đi chăng nữa, bạn sẽ không hoàn thành công việc.
Bằng cách áp dụng nguyên tắc 80-20 bằng cách giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng trước tiên mà ko để bạn thân bị phiền phức bởi 80% nhiệm vụ còn lại, bạn sẽ biến thời gian của mình trở nên có ích.
Ngoài ra trong khi tiến hành công việc, hãy tập trung nhiều thời gian cho đầu công việc được coi là quan trọng nhất. Đây cũng là tiền đề để hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng hơn.
Thay vì đọc 3 cuốn sách ngẫu nhiên trong 15 tiếng. Bạn nên đọc qua các cuốn sách đó và tìm cuốn sách phù hợp để đọc. Bạn sẽ không tìm được cuốn sách phù hợp với mục tiêu mà mình muốn thay vì tốn quá nhiều thời gian để đọc cả 3 cuốn.
2. Mẹo áp dụng nguyên tắc 80-20 trong quản trị năng suất cho doanh nghiệp
Nguyên tắc 80-20 hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn khi đưa ra các quyết định cho quá trình kinh doanh. Một mô hình kinh doanh hợp lý có thể xác định 20% nhiệm vụ hoặc nhu cầu sẽ dần đến 80% các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Áp dụng nguyên tắc 80-20 vào doanh nghiệp nếu 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Điều này giúp chủ doanh nghiệp tính toán được chiến lược, thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ với mọi khách hàng tại thời điểm đó, doanh nghiệp có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung hơn vào việc làm hài lòng họ.
Trong quá trình cung cấp sản phẩm 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Hãy đặt sự tập trung vào một số sản phẩm nhất định thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một phong cách.
Đơn giản hơn, trong cùng một sản phẩm, 20% tính năng được coi là quan trọng nhất nắm giữ 80% giá trị của nó. Doanh nghiệp nên tập trung giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.
Tỷ lệ này cũng nên được áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhà phân phối khác nhau, nếu một vài trong số đó có sự vượt trội về lợi ích kinh doanh.
Tiếp theo, khi bạn tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp, cho dù muốn huy động vốn để kinh doanh mạo hiểm hay chỉ để duy trì hoạt động của công ty, hãy nhớ rằng 20% nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của bạn. Thay vì tốn nhiều thời gian để tạo ra một mạng lưới rộng và mang về các khoản đầu tư nhỏ lẻ, Nguyên tắc 80-20 định hướng cho bạn về sự thân thiết với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
Bám sát vào mô hình 80-20, bạn sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ có lợi cho doanh nghiệp.
Giải pháp quản trị năng suất cho doanh nghiệp
ZHS xin giới thiệu với bạn công cụ quản lý nhiệm vụ – Zoho Projects.
Zoho Project được sử dụng để quản lý hiệu quả tất cả các nhiệm vụ bằng cách hướng dẫn bạn tìm ra 20% các nhiệm vụ có mức ưu tiên cao nhất. Hàng ngày, chúng ta thường dành rất nhiều thời gian cho những công việc khẩn cấp nhưng có mức ưu tiên thấp, khiến những nhiệm vụ quan trọng nhất bị trì hoãn. Hệ thống quản lý nhiệm vụ trực tuyến giúp bạn áp dụng nguyên tắc 80/20 để đạt được hiệu quả cao nhất.
Phần mềm quản lý nhiệm vụ là một công cụ trực tuyến có khả năng quản lý vòng đời của tất cả các nhiệm vụ trong dự án của bạn. Phần mềm này cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành các nhiệm vụ của mình và ít tốn thời gian hơn cho việc quản lý nhiệm vụ. Mô-đun quản lý nhiệm vụ trong Zoho Projects cải thiện năng suất cho bạn bằng cách giúp bạn theo dõi các mốc thời gian, thiết lập quan hệ phụ thuộc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Trên đây là kiến thức về nguyên tắc 80/20 mà ZHS cung cấp cho bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Zoho Project hoặc Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.