10 quy tắc bất thành văn cần tuân thủ cho các cuộc họp trực tuyến trên Zoho Cliq

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của nhóm của bạn, vì vậy hãy xem một số quy tắc bất thành văn cho các cuộc họp trực tuyến có thể giúp trải nghiệm giao tiếp trực tuyến của bạn tốt hơn.

Các cuộc họp trực tuyến đã quá quen thuộc với chúng ta trong vài năm qua và là một cách quan trọng để kết nối các thành viên trong nhóm ở các địa điểm khác nhau. Chúng đã giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí đi lại trong khi vẫn đưa các nhân viên lại gần nhau để cộng tác và làm việc hiệu quả cho các nhóm vì phần lớn trong lĩnh vực kinh doanh chấp nhận mô hình đó.

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của nhóm của bạn, vì vậy hãy xem một số quy tắc bất thành văn cho các cuộc họp trực tuyến có thể giúp trải nghiệm giao tiếp trực tuyến của bạn tốt hơn.

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

10 quy tắc cho các cuộc họp trực tuyến

Mặc dù cuộc gọi video thoải mái hơn so với việc trực tiếp tham dự một cuộc họp, nhưng điều quan trọng vẫn là bạn phải xuất hiện chỉn chu và tự tin. Điều này sẽ giúp tạo ấn tượng tốt cho những người tham dự. Ngoài ra, nếu bạn lo lắng nền của mình lộn xộn hoặc mất tập trung, hãy thử bật nền ảo để trông gọn gàng hơn.

Luôn cập nhật lịch của bạn

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Điều quan trọng là luôn giữ cho lịch của bạn được sắp xếp khoa học và luôn cập nhật. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm của bạn có thể chỉ cần xem lịch của bạn để tìm thời gian tốt nhất để gặp bạn và lên lịch họp mà không có bất kỳ xung đột nào.

Luôn tắt tiếng khi không đến lượt bạn nói chuyện

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Hãy tưởng tượng bạn bị gián đoạn bởi tiếng còi ô tô hoặc tiếng thú cưng ồn ào từ micrô của người khác khi bạn đang thuyết trình. Điều đó sẽ không làm bạn nản lòng hoặc hoặc làm bạn bực mình chứ? Để tránh bị sao lãng, hãy nhớ để micrô của bạn ở trạng thái tắt tiếng khi người khác đang trình bày hoặc nói chuyện. Bạn có thể bật tiếng khi đến lúc thêm ý kiến của mình.

Đừng ngắt lời khi ai đó đang nói

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Nguyên tắc vàng trong giao tiếp trước tiên là lắng nghe và sau đó mới nói chuyện. Việc ngắt lời đồng nghiệp sẽ cho thấy bạn không quan tâm đến những gì ai đó phải nói. Hãy chú ý và trả lời phù hợp.

Tắt âm thanh thông báo của bạn trong cuộc họp

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Thông báo nền từ các ứng dụng khác có thể gây mất tập trung khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi hoặc cuộc họp quan trọng. Để đảm bảo bạn có mặt đầy đủ, hãy tắt âm thanh thông báo của bạn trong các hội nghị trực tuyến.

Đúng giờ cho các cuộc họp đã lên lịch

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Đi họp đúng giờ không chỉ nói lên sự đúng giờ của bạn mà còn cho thấy bạn quý trọng thời gian của mình và tôn trọng những người tham dự cuộc họp khác. Cố gắng sẵn sàng ít nhất năm phút trước bất kỳ sự kiện đã lên lịch nào.

Giảm các cuộc họp và sử dụng các công cụ giao tiếp đồng bộ

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Các cuộc họp trực tuyến là cách tuyệt vời để cộng tác hiệu quả nhưng cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian trong lịch trình của mọi người. Đôi khi, cuộc họp dự định kéo dài quá giờ đã định gây ra tình trạng kiệt sức nặng nề. Điều này có thể tránh được bằng cách chuẩn bị tốt chương trình cho cuộc họp. Tốt hơn nữa, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như email, video, tin nhắn thoại và tin nhắn văn bản để liên lạc nếu và khi cần thiết.

Không lên lịch họp ngoài giờ làm việc

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng việc tôn trọng ranh giới của nhóm bạn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều bắt buộc. Nếu bạn đang lên lịch cho một cuộc họp làm việc, trước tiên hãy cố gắng hết sức để đảm bảo thời gian phù hợp với lịch làm việc của mọi người.

Luôn ghi lại các cuộc họp hoặc lập biên bản

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Một trong những phương pháp hay nhất để làm theo khi tổ chức cuộc họp là ghi lại hoặc lập biên bản cuộc họp để có thể xem lại các cuộc thảo luận quan trọng sau này. Điều này sẽ hữu ích khi bạn muốn chia sẻ các cuộc thảo luận trong cuộc họp với một thành viên không thể tham dự cuộc họp.

Thêm người đồng lưu trữ để được hỗ trợ

Đảm bảo rằng bạn có thể xuất hiện khi thực hiện các cuộc gọi video

Rất tiếc, các vấn đề về Internet thường phổ biến trong các cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố internet nào hoặc có trường hợp khẩn cấp buộc bạn phải rời khỏi cuộc họp, bạn nên cân nhắc thêm một người đồng chủ trì để tiếp quản và duy trì cuộc thảo luận.

Đây là một số điểm chính cần lưu ý nếu bạn là người thường tổ chức hoặc tham dự các cuộc họp trực tuyến. Nhóm của bạn có thể sử dụng những đề xuất này để giúp cải thiện giao tiếp của bạn với những người khác, cộng tác hiệu quả và luôn làm việc hiệu quả.

Hầu hết các công cụ giao tiếp trực tuyến đều được tích hợp các tính năng như lịch, ghi chú và các tùy chọn ghi âm sẽ giúp bạn điều phối và tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả. Zoho Cliq giúp sắp xếp hợp lý các cuộc họp của bạn với các tùy chọn lịch, ghi chú, lập lịch và ghi âm, đồng thời Cliq cũng hỗ trợ các tính năng khác như nền ảo, tin nhắn video và chế độ “không làm phiền” để có trải nghiệm họp ảo liền mạch. Bắt đầu bản dùng thử miễn phí của bạn và khám phá các tính năng này ngay hôm nay!

Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về những quy tắc cơ bản khi tham gia cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Cliq cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
img
Liên hệ với chúng tôi
Gọi điện
Tel
img
Gửi yêu cầu hỗ trợ
Gửi email
Mail
img
Nhắn tin với chúng tôi
Livechat
Facebook

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Phần mềm lập kế hoạch dự án – Zoho Project

Việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro khi thực hiện dự án và giúp bạn có một cách nhìn tổng quát về dự án và phạm vi cách thức để có thể đạt được trong suốt dự án. Cùng ZHS tìm hiểu qua bài viết sau.

Giới thiệu tính năng Picture-in-Picture của Zoho Meeting

Bài viết giới đây ZHS sẽ giới thiệu cho bạn tính năng vô cùng với của Zoho Meeting – Picture-in-Picture.

Marketing Tool và những điều cần biết

Marketing tool là công cụ giúp quá trình bán hàng trở nên hiệu quả, mang lại doanh thu lớn hơn. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng để bạn chọn lựa các công cụ phù hợp nhất. Cùng ZHS tìm hiểu nhé.

email securepass bảo vệ bằng mật khẩu

Email SecurePass: Email bí mật được bảo vệ bằng mật khẩu

Email có thể chứa thông tin cá nhân, chẳng hạn thẻ tín dụng hay dữ liệu kinh doanh như thông tin khách hàng và bản thiết kế,… Việc dữ liệu riêng tư từ email bị rơi vào tay người lạ có thể dẫn tới hậu quả cực kỳ nghiêm trọng. Hãy cùng ZHS tìm hiểu tính năng mới của Zoho Mail: Email SecurePass giúp bạn ngăn chặn triệt để vấn đề trên.

Scroll to Top