phan mem lap ke hoach 2

Phần mềm lập kế hoạch dự án – Zoho Project

Tại sao bạn cần một phần mềm lập kế hoạch dự án?

Lập kế hoạch dự án được coi là bước đầu tiên cần làm sau khi nhận dự án. Nhiều người thường bỏ qua bước lập kế hoạch và bắt tay vào thực hiện công việc luôn. Nhưng như thế là bỏ đã bỏ qua một bước khá quan trọng. Một kế hoạch dự án sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí, nguồn lực,… Việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro khi thực hiện dự án và giúp bạn có một cách nhìn tổng quát về dự án và phạm vi cách thức để có thể đạt được trong suốt dự án.

Kế hoạch dự án

  • Có thể là tài liệu cung cấp thông tin cho khách hàng hoặc các bên liên quan
  • Là chìa khóa đảm bảo mọi thành viên làm việc cùng nhau hướng đến mục tiêu chung
  • Là kim chỉ nam cho quản lý dự án, thành viên nhóm, đối tác, khách hàng và các bên liên quan
  • Một công cụ quan trọng giúp quản lý dự án hiệu quả

Ví dụ về một số dự án:

  • Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới
  • Xây dựng nhà ở hoặc các công trình khác
  • Thiết kế cho Tiếp thị thương hiệu, Công ty dịch vụ PR, Kiến trúc, Thiết kế web
  • Cố vấn cho các doanh nghiệp nhỏ hiện thực hóa mục tiêu kinh doanh

Để lập kế hoạch những dự án như vậy, bạn cần đặt ra kết quả cụ thể, sắp xếp nguồn lực, theo dõi thời gian thực hiện từng hoạt động và ước tính chi phí. Để làm được điều đó, bạn cần một phần mềm lập kế hoạch dự án hiệu quả, dễ sử dụng và trên hết là có chi phí hợp lý. Với phần mềm lập kế hoạch dự án Zoho Projects, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho việc thực hiện và giảm thời gian tiêu tốn cho công tác quản lý.

Phần mềm lập kế hoạch dự án

Lợi ích chính của phần mềm lập kế hoạch dự án

  • Nắm rõ trạng thái dự án thông qua báo cáo theo thời gian giúp ích cho việc quản lý
  • Hiểu rõ ai làm công việc gì, khi nào và thời gian thực hiện
  • Tiến hành đúng theo lịch trình, workflow liền mạch, không chậm trễ và hoàn thành dự án đúng thời hạn
  • Phân công nhiệm vụ nhanh chóng, chỉ định nguồn lực và xác định trách nhiệm cụ thể
  • Giảm gánh nặng phải ghi nhớ tất cả nhiệm vụ và tăng năng suất làm việc nhờ tính năng gửi lời nhắc kịp thời
  • Tích hợp mọi hoạt động giúp bạn đảm bảo sản phẩm dự án chất lượng cho khách hàng với mức giá hấp dẫn

Các tính năng chính

Phần mềm lập kế hoạch dự án

Thiết lập mục tiêu dự án

Hiệu suất của toàn bộ dự án được đánh giá dựa trên ba yếu tố: phạm vi, lịch trình và chi phí. Những tiêu chuẩn được đặt ra là cơ sở và được sử dụng để xác định dự án có đang đi đúng tiến độ trong quá trình thực hiện không. Đây cũng chính là mục tiêu cho những hoạt động thực hiện dự án cụ thể.

Quản lý dự án cần hiểu rõ và phê duyệt những công việc cần được thực hiện và đối tượng thực hiện trong nhóm. Quản lý phải hiểu yêu cầu của từng khách hàng hoặc bên liên quan và cách thức thực hiện yêu cầu đó xuyên suốt dự án.

Phạm vi phát triển dự án

Giữ vững phạm vi được xem là phần quan trọng nhất trong kế hoạch dự án và nên bao gồm: Yêu cầu công việc, mục tiêu, phạm vi và lợi ích của việc hoàn thành dự án. Tài liệu này có thể tương đương với bản hợp đồng giữa quản lý dự án và bên  liên quan và chỉ có thể được sửa đổi khi có sự đồng thuận của các bên liên quan.

Đặt mục tiêu dự án

Kết quả dự án cần được triển khai thành một cấu trúc phân tích công việc (WBS) theo dạng thức có thể bàn giao sau khi được xác nhận trong bản kê phạm vi. Phạm vi dự án bao gồm toàn bộ kết quả dự án cần được đảm bảo thực hiện nên từ đó bạn có thể xác định tất cả công việc cần hoàn thành.

Kế hoạch phân công nhiệm vụ

Một nội dung không thể thiếu trong kế hoạch dự án là kế hoạch phân công nhiệm vụ. Kế hoạch phân công cần nêu rõ: Đối tượng cần báo cáo, tần suất cần gửi báo cáo, định nghĩa sự cố sẽ được nâng cấp, đối tượng và thời gian giải quyết sự cố, vị trí lưu trữ thông tin dự án, định dạng thông tin và đối tượng có thể truy cập.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho mọi doanh nghiệp – Zoho Projects

Zoho Projects, phần mềm quản lý dự án trên nền tảng đám mây của chúng tôi, hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho các dự án, theo dõi công việc một cách hiệu quả và cộng tác với nhóm của bạn dù họ ở bất cứ đâu.

Phần mềm lập kế hoạch dự án

Có bức tranh toàn cảnh với sơ đồ Gantt

Sử dụng sơ đồ Gantt để xây dựng kế hoạch dự án và theo dõi lịch trình nhiệm vụ của bạn. Zoho Projects giúp bạn nhận biết các nhiệm vụ quan trọng của mình cùng các quan hệ phụ thuộc và cho thấy ngay mọi sai lệch giữa tiến độ theo kế hoạch và trên thực tế của bạn.

Tự động hóa công việc để tiết kiệm thời gian

Tiết kiệm thời gian với các nhiệm vụ thường nhật. Với giao diện kéo và thả, phần mềm quản lý dự án trực tuyến của chúng tôi giúp cho các tính năng tự động hóa mới dễ hiển thị và triển khai hơn dù bạn có quy trình đơn giản hay workflow phức tạp.

Ghi lại từng phút bằng bảng chấm công

Ghi lại số giờ làm việc được tính phí và không được tính phí bằng mô-đun bảng chấm công của Projects. Ghi lại từng phút làm việc vất vả của bạn theo cách thủ công hoặc bằng công cụ tính giờ và tích hợp sẵn của chúng tôi với Zoho Invoice sẽ tự động tạo hóa đơn từ bảng chấm công của bạn.

Tùy chỉnh trải nghiệm của bạn

Tùy chỉnh hoàn toàn dự án cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Với Zoho Projects, bạn có thể tạo các trường, bố cục, trạng thái và workflow theo ý thích để dễ dàng thực hiện những nhiệm vụ công việc cụ thể.

Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về phần mềm lập kế hoạch dự án – Zoho Projects. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Projects, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top