Gửi Email
Liên hệ Zalo
Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối mỗi email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.
Giới thiệu về chữ ký Email
Chữ ký Email là gì?
Chữ ký email ngoài đại diện cho doanh nghiệp mà nó còn giúp thuyết phục khách hàng có thể liên hệ hoặc ghé qua trang web. Nếu chữ ký email của bạn cần một thiết thế tốt hơn, đừng lo lắng hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng có thể giúp đỡ bạn trong việc này.
Chữ ký email luôn bao gồm:
- Họ và tên, chức vụ, nghề nghiệp
- Tên công ty
- Các thông tin liên lạc: email, số điện thoại….
- Liên kết mạng xã hội: đường link một số tài khoản xã hội ( Instagram; Zalo. Facebook…)
- Hình ảnh, logo: chữ ký email có kèm theo logo sẽ tạo ấn tượng tốt, tăng sự tin cậy đối với khách hàng
- Slogan: Điểm nhấn cho phong cách của công ty bạn.
Chức năng của chữ ký Email
- Tạo chữ ký email sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác. Qua đây cũng thể hiện sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng đối với người nhận
- Các thành viên trong công ty cùng sử dụng một chữ ký email cũng là một cách để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu. Một điểm nhận dạng đặc trưng của doanh nghiệp.
- Khi doanh nghiệp kết hợp sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp theo tên miền riêng và kèm theo chữ ký trong các email như cách bạn để lại danh thiếp cho đối tác, thậm chí còn đóng vai trò quan trọng hơn thế nữa.
- Đây cũng là cách nhận dạng được doanh nghiệp của bạn qua các thông tin cơ bản: họ tên, công việc, địa chỉ,…
- Có nhiều nhận xét cho rằng việc tạo một chữ ký email chuyên nghiệp như một mẫu quảng cáo tinh tế, hiện đại mà có thể tiếp cận với khách hàng nhanh hơn bao giờ hết.
Mẫu chữ ký email cho bạn tham khảo
3 cách tạo chữ ký Email trên nhiều nền tảng
1. Hướng dẫn dành cho Outlook
Outlook mail chắc hẳn đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp. Tuy không phổ biến như Gmail nhưng cũng là một trong ba giải pháp mail hàng đầu.
Bước 1: Sau khi đăng ký chọn tab Home sau đó chọn New Email
Bước 2: Chọn New Email, bấm Signatures
Bước 3 : Tiếp tục chọn Signature Include
Bước 4: Trong tab Email signature, nhấn New
Bước 5: Hãy nhập tên của chữ ký cho email, sau đó nhấn OK để xác nhận việc tạo tên
2. Hướng dẫn dành cho Gmail
Bước 1: Sau khi đăng nhập tài khoản chọn Settings
Bước 2: Màn hình hiển thị một thư mục, bạn tìm và chọn General (Cài đặt chung) => Chọn mục Signature (Chữ ký).
Bước 3: Chọn No Signature => Nhập nội dung thông tin chữ ký sau đó bạn có thể thay đổi màu sắc, kích thước, font chữ hay các hình ảnh yêu thích theo ý của bạn.
Bước 4: Sau khi hoàn tất, chọn Save Changes
3. Hướng dẫn dành cho Zoho Mail
Thật hiếm có dịch vụ nào có thể sử dụng cả email doanh nghiệp theo tên miền và tạo chữ ký email như Zoho Mail. Có thể nói Zoho Mail là một trong những dịch vụ phù hợp nhất với các công ty muốn tạo email ấn tượng và chuyên nghiệp.
Để tạo chữ ký email đẹp trong Zoho, chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập Email mà bạn muốn đăng ký
Bước 2: Chọn Setting
Bược 3: Click vào Signatures
Bước 4: Điền các thông tin, nội dung chữ ký
Bước 5: Cuối cùng chọn Save
FAQs về cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp
- Tiêu đề Email rõ ràng
- Sử dụng địa chỉ Email chuyên nghiệp
- Đọc kỹ lại nội dung trước khi gửi hoặc trả lời
- Sử dụng lời chào phù hợp với đối tượng gửi Mail
- Cẩn thận với ngôn từ trình bày trong Email thật phù hợp
- Hạn chế sử dụng dấu chấm than
- Bạn nên bám sát vào thương hiệu (màu sắc, font chữ, bố cục trình bày), đảm bảo tính dễ đọc, đơn giản mà đầy đủ thông tin.
- Thống nhất chữ ký Email trong doanh nghiệp
- Có thể tham khảo các mẫu chữ ký có sẵn
- Xác định rõ phong cách thiết kế
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email nhưng đây là một số yếu tố cơ bản nhất: hình ảnh; màu sắc, font chữ, cách thiết kế.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.