Gửi Email
Liên hệ Zalo
Khi công ty của bạn phát triển và đa dạng hóa, khối lượng dữ liệu của bạn cũng vậy. Để tránh hết dung lượng lưu trữ dữ liệu, các công ty cần xác định loại dữ liệu nào nên được lưu giữ và trong thời gian bao lâu.
Ví dụ: trong trường hợp email, những sự khác biệt này cũng có thể bao gồm các khoảng thời gian lưu giữ khác nhau cho các phòng ban khác nhau, các dự án khác nhau hoặc các cấp quản lý khác nhau. Chính sách lưu giữ cũng ảnh hưởng đến không gian lưu trữ của bạn. Là quản trị viên, bạn cần quản lý cách sử dụng các hộp thư cá nhân và ước tính dung lượng lưu trữ cần thiết để giữ lại email.
Một chiến lược lưu trữ dữ liệu tốt sẽ cho phép bạn giành lại quyền kiểm soát dữ liệu đang phát triển của mình, tối ưu hóa bộ nhớ và bảo vệ dữ liệu của bạn tuân thủ.
Tùy chỉnh khoảng thời gian lưu giữ email và tránh giữ lại mọi thứ mãi mãi
Một khó khăn lớn khi nói đến lưu trữ tổ chức là khi quản trị viên vô tình bật “giữ lại mọi thứ” làm chính sách mặc định. Tuy nhiên, hãy tưởng tượng nếu bạn giữ lại mọi thứ mãi mãi? Lượng dữ liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ của bạn sẽ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của chính kho lưu trữ mà còn dẫn đến tăng chi phí lưu trữ đồng thời làm sai lệch thông tin chi tiết về dữ liệu của bạn. Để đưa ra quyết định sáng suốt nhất về thời gian lưu giữ của bạn, trước tiên hãy xác định những người dùng. Ví dụ: trong trường hợp quản lý cấp cao nhất hoặc bộ phận pháp lý, bạn có thể bật tùy chọn “giữ chân mãi mãi” trong khi giới hạn thời gian lưu giữ ở mức tối thiểu đối với các nhân viên khác.
Tips: Xác định khoảng thời gian lưu giữ tối ưu cho tất cả thông tin được quy định một cách nhất quán trong tổ chức của bạn hoặc xác định khoảng thời gian lưu giữ riêng biệt có liên quan đến dữ liệu hoặc loại người dùng cụ thể.
Đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định trong ngành của bạn
Việc tuân thủ quy định ngày càng tăng đòi hỏi các tổ chức phải giữ lại dữ liệu nhạy cảm và cung cấp dữ liệu đó khi được yêu cầu, đó là lý do khiến nhiều tệp và email không sử dụng này được lưu trữ ngay từ đầu. Các chính sách này cần bao gồm các lịch trình chứng minh khoảng thời gian lưu giữ thích hợp cho các loại thông tin khác nhau. Ví dụ: tuân thủ HIPPA yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ dữ liệu chăm sóc sức khỏe trong thời gian 7 năm. Việc tuân thủ FINRA và SEC cũng yêu cầu các cá nhân hoặc công ty kinh doanh chứng khoán lưu giữ dữ liệu trong 6 và 7 năm tương ứng ở định dạng không thể ghi lại và không thể xóa.
Sử dụng chính sách lưu giữ tùy chỉnh như Zoho Mail , quản trị viên có thể chọn giữa “tất cả tài khoản người dùng” hoặc chọn “tài khoản cụ thể” bao gồm các email bị xóa khỏi hộp thư của người dùng hoặc thậm chí trong một số trường hợp đặc biệt, email được phân loại là spam. Một chính sách lưu giữ tốt phải cho phép lọc các email phù hợp với các tiêu chí nhất định (chẳng hạn như người gửi, người nhận, chủ đề, nội dung trùng khớp, loại tệp đính kèm hoặc nội dung tệp đính kèm, v.v.) và cho phép những email đó được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, các doanh nghiệp không lưu giữ dữ liệu đủ lâu để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định khác của họ có thể phải đối mặt với các hình phạt nghiêm khắc. Để có một doanh nghiệp có tổ chức, và bảo vệ e-file, các tổ chức sử dụng một quy hoạch tốt eDiscovery hệ thống.
Chọn các thông số khác nhau và tùy chỉnh các chính sách lưu trữ email của bạn
Cũng như điều quan trọng là phải có các chính sách quy định cách dữ liệu của bạn nên được lưu trữ và trong bao lâu (liên quan đến lĩnh vực), điều quan trọng là phải nhận ra rằng không phải mọi người dùng đều giống nhau khi lưu trữ. Ví dụ: các trao đổi email từ ban quản lý hàng đầu và nhóm pháp lý không thể được coi như những trao đổi nội bộ hoặc với khách hàng. Sử dụng chính sách lưu trữ tùy chỉnh mạnh mẽ , bạn có thể đặt một số điều kiện lưu trữ nhất định, chẳng hạn như bật tùy chọn “lưu giữ mãi mãi” cho các thành viên chính của tổ chức hoặc chọn các điều kiện lưu trữ thích hợp, chẳng hạn như email cũ hơn một số tháng nhất định hoặc kích thước email vượt quá một số giới hạn, trong số những người khác.
Tips: Tạo chính sách lưu trữ tùy chỉnh cho các nhóm người dùng cụ thể với khoảng thời gian lưu giữ được thiết kế riêng và tùy chỉnh chúng thêm với các điều kiện lưu trữ nhất định như độ tuổi, kích thước thư, v.v.
Lấy lại dung lượng email của bạn bằng cách giải phóng các khoản lưu giữ pháp lý đã đóng
Lưu giữ kiện tụng yêu cầu một tổ chức bảo quản tất cả dữ liệu có thể liên quan đến một thủ tục pháp lý liên quan đến công ty. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan đến vụ kiện tụng không bị tiêu hủy và luôn sẵn sàng cho quá trình khám phá. Việc đặt một hồ sơ kiện tụng đối với dữ liệu sẽ làm tăng chi phí lưu trữ và tăng dấu vết theo cấp số nhân theo thời gian, do đó, việc giải phóng lưu giữ là cần thiết sau khi cuộc điều tra kết thúc. Khi bạn giải phóng khoản giữ, mọi dữ liệu có khoảng thời gian lưu giữ đã hết hạn sẽ bị xóa, cho phép bạn lấy lại bộ nhớ.
Tips: Giải phóng các khoản lưu giữ pháp lý đối với dữ liệu của bạn sau khi cuộc điều tra kết thúc và giải phóng dung lượng lưu trữ.
Quản lý bộ nhớ của người dùng như một chuyên gia
Không phải tất cả các hộp thư đều phát triển với tốc độ như nhau: một số người dùng nhiều email có hộp thư phình to đến terabyte trong vài năm, trong khi một số người khác sẽ không bao giờ vượt quá hạn ngạch hộp thư mặc định của họ. Do đó, quyền truy cập vào các báo cáo lưu trữ của người dùng như Zoho Mail cung cấp sẽ giúp hiểu được những người dùng hàng đầu và hành vi của người dùng. Các báo cáo này giúp xác định các yêu cầu lưu trữ tiện ích bổ sung hoặc chọn quản lý chủ động bằng cách chia sẻ nhóm không gian lưu trữ dùng chung giữa những người dùng.
Tips: Việc phát triển một bức tranh đầy đủ về việc sử dụng dữ liệu của tổ chức bạn và các yêu cầu cho phép bạn thiết lập chính sách hiệu quả nhất, đảm bảo rằng bộ nhớ của bạn được tối ưu hóa một cách hiệu quả.
Mẹo tối ưu hóa chi phí: Đối với các tổ chức lớn hơn có nhân viên hỗ trợ cơ sở hạ tầng và các nhân viên kinh doanh không phải cốt lõi khác có thể không yêu cầu lưu trữ, bạn có thể cân nhắc sử dụng kết hợp các gói Zoho Mail Premium (bao gồm lưu trữ lưu trữ với eDiscovery và bộ nhớ 50GB) và Zoho Mail’s Gói Lite (không có eDiscovery và bộ nhớ lưu trữ).
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.