Gửi Email
Liên hệ Zalo
Hầu hết các công ty doanh nghiệp khi duy trì khối lượng lớn dữ liệu lớn và giao dịch trong quá trình làm việc thường xuyên của họ. Trong một thời gian dài, những hồ sơ này được lưu trữ vật lý, bảo mật trong các túi hồ sơ hoặc trong các thiết bị lưu trữ như ổ cứng.
Các thiết bị lưu trữ vật lý có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hồ sơ quan trọng vì chúng dễ bị đánh cắp, thất lạc và vô tình bị lộ. Vì lý do này và các lý do khác, các công ty đã bắt đầu chuyển sang đám mây để lưu trữ và quản lý dữ liệu nhạy cảm của họ.
Trong blog này, ZHS sẽ cùng bạn khám phá cách các công ty luật có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây như WorkDrive để sắp xếp và bảo mật các tệp nhạy cảm của họ.
1. Tạo không gian làm việc ảo
Mỗi nhóm pháp lý bao gồm các luật sư cấp cao và cộng sự, những người quản lý các vụ việc, tranh tụng tại tòa án và tư vấn cho khách hàng. Họ cần một vị trí tập trung để lưu trữ hồ sơ vụ án của mình để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết.
WorkDrive cung cấp không gian chia sẻ để lưu trữ tài liệu và nghiên cứu của bạn, cung cấp chỗ cho các nhân viên của bạn và làm việc cùng nhau trong thời gian thực trong các trường hợp cụ thể. Bất kỳ tệp nào trong không gian chia sẻ đều tự động có sẵn cho nhóm của bạn, có nghĩa là bạn không cần phải chia sẻ tệp đó riêng lẻ.
Đặt quyền truy cập chi tiết cho nhân viên của bạn và kiểm soát những người có thể xem, tạo, cập nhật và xóa tài liệu. Bạn luôn có thể thay đổi vai trò của họ và cấp cho họ mức quyền cao hơn hoặc thấp hơn trên các tệp trường hợp hoặc thư mục cụ thể.
2. Chia sẻ, kiểm soát và cộng tác trên các hồ sơ vụ việc
Đôi khi bạn phải làm việc với đối tác bên ngoài về các thỏa thuận và yêu cầu. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo liên kết chia sẻ tùy chỉnh với các tùy chọn như bảo vệ bằng mật khẩu, tải xuống được bật hoặc tắt và thậm chí cả ngày hết hạn. Theo dõi hoạt động của người dùng trên từng liên kết riêng biệt với thống kê về những người đã xem hoặc tải xuống tệp của bạn.
Sau khi một tệp được chia sẻ, người dùng có thể chỉnh sửa nó cùng nhau, cung cấp nhận xét trong tệp và “@mention” những người khác để yêu cầu chú ý đến một tài liệu cụ thể. Điều này cho phép luật sư, thư ký và luật sư cộng tác trong thời gian thực từ khắp nơi trên thế giới, hoàn thành tài liệu nhanh hơn và giải quyết nhiều vụ việc hơn.
3. Tìm và truy xuất dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng
Dành ít thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu trường hợp bằng cách sử dụng tìm kiếm thông minh của WorkDrive. Nhanh chóng tìm thấy một tài liệu có tên tệp hoặc thư mục, các từ khóa được liên kết và thậm chí với văn bản (OCR) và đối tượng (OD) trong hình ảnh.
4. Trải nghiệm bảo mật dữ liệu ba chiều
WorkDrive cung cấp nhiều tính năng bảo mật trên cấp độ tệp, tài khoản và dữ liệu:
- Bảo mật cấp tệp
Đặt quyền truy cập cho người dùng trên tài liệu dựa trên vai trò của họ và luôn cập nhật các thay đổi được thực hiện đối với tệp của bạn bằng thông báo thời gian thực. Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với một tệp hoặc thư mục nhạy cảm cụ thể.
- Bảo mật cấp tài khoản
Đặt chính sách mật khẩu mạnh, cho phép xác thực hai yếu tố và hạn chế các IP không mong muốn để ngăn truy cập trái phép. Giám sát các thiết bị được kết nối và thậm chí xóa dữ liệu từ xa khỏi các thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp.
- Bảo mật mức dữ liệu
WorkDrive mã hóa các tệp của bạn trong quá trình truyền và khi nghỉ. Hơn nữa, WorkDrive cung cấp các tính năng bảo mật ngày nay đáp ứng các tiêu chuẩn ngành như ISO 27001, SOC 2 (Kiểm soát tổ chức dịch vụ) Loại II, GDPR và HIPAA.
5. Tận dụng các tích hợp và tiện ích mở rộng liền mạch
Hợp lý hóa thông tin trên tất cả các ứng dụng kinh doanh của bạn bằng cách tích hợp WorkDrive với hơn 1300 ứng dụng web như DocuSign, Evernote và Slack. Hơn nữa, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tệp bằng Microsoft Office Suite và lưu trữ chúng trên WorkDrive mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào.
Nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể tải trực tiếp tệp đính kèm email vào thư mục WorkDrive mà bạn chọn, cũng như đính kèm tệp vào email của bạn trực tiếp từ WorkDrive và chia sẻ chúng với các điều khiển truy cập.
Duy trì tính bảo mật của khách hàng trong khi sử dụng các nền tảng lưu trữ đám mây nghĩa là sử dụng các biện pháp bảo vệ và chọn giải pháp quản lý tài liệu phù hợp để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu nhạy cảm của khách hàng của bạn.
WorkDrive cung cấp cho bạn một nền tảng nội dung duy nhất để quản lý các tài liệu pháp lý, thúc đẩy hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ và quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất để bạn có thể phát triển công việc kinh doanh hợp pháp của mình trong khi giảm thiểu rủi ro.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về bảo mật trong Zoho WorkDrive. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho WorkDrive cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.