Thành phần cần có trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?
Như đã biết, mối mẫu quản lý nhân sự bằng Excel sẽ có đầy đủ các thông tin cơ bản về nhân viên đó bao gồm: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng và phụ cấp. Đặc biệt là các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
Sau đây là một số thông tin cơ bản mà một bảng quản lý hồ sơ bằng Excel:
- Mã nhân viên: Đây là mã cố định được cấp cho mỗi nhân viên đảm bảo không trùng nhau. Mã số này thường được dùng để theo dõi quá trình chấm công hoặc các chế độ liên quan
- Họ và tên đầy đủ của nhân viên
- Bộ phận, phòng ban làm việc
- Cấp bậc của nhân sự đó
- Vị trí công việc
- Loại hình làm việc
- Trình độ học vấn
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khỏe có đóng dấu, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, ảnh thẻ,…
- Lương thưởng và phụ cấp: mục này có thể bao gồm thêm STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH,…
- Kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. Nên giới hạn số lượng và chỉ lựa chọn hiển thị 1-5 kinh nghiệm làm việc quan trọng nhất của nhân sự.
Nên sử dụng những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel nào?
Để việc quản lý được tổng quát hơn thì bên cạnh file hồ sơ nhân sự, các doanh nghiệp cũng nên sử dụng thêm các biểu mẫu nhân sự Excel khác như:
- Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây được coi là trang tổng quan nhất về thông tin của các nhân sự đang có thời hạn hợp đồng tại công ty.
- Quản lý hợp đồng: Đối với biểu mẫu về quản lý hợp đồng, các trường thông tin khác đơn giản nhưng lại có hàm lượng dữ liệu lớn và yêu cầu độ chính xác cao.
- Theo dõi nhân sự mới: Biểu mẫu này tập trung vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding nhân sự. Về cơ bản file quản lý hồ sơ bằng Excel là sự kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân.
- Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Ở biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm hơn sự thay đổi của các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc và các hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
- Biến động tiền lương: Biểu mẫu này bao gồm các trường hợp như: tăng lương; giảm lương; tăng level; giảm level; luân chuyển vị trí; chuyển công tác;…
Ưu và nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Ưu điểm
- Thao tác đơn giản
Mọi người đều có thể sử dụng và chắc hẳn các bạn đều biết đến tính phổ biến rộng và chi phí đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.
- Đa dạng biểu mẫu
Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, việc này cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel. Bạn vẫn có thể tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn để phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.
- Sử dụng dễ dàng
Việc quản lý các tài liệu liên quan một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Hơn thế nữa Excel không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.
Nhược điểm
- Không đảm bảo tính bảo mật
Vì Excel không có tinh phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Mặc dù vẫn có thể đặt mật khẩu truy cập, nhưng việc rò rỉ là rất khí tránh khỏi. Nhiều trường hợp người dùng phải sử dụng chung một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, chuyên viên C&B,… thì việc kiểm soát bảo mật là vô cùng khó.
- Khả năng tích hợp kém
Hiện nay có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhưng Excel lại không thể tích hợp những công cụ hiện đại đó.
- Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn. Cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại sẽ rất khó để một người mới có thể tiếp quản.
- Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu (tìm kiếm, sao chép, chỉnh sửa…) đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Vậy nên việc có sai sót là không thể tránh khỏi. Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
- Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được. Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.
Giải pháp khắc phục các nhược điểm của Excel
Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel kể trên, ZHS giới thiệu cho bạn phần mềm giúp khắc phục mọi nhược điểm của Excel – Zoho People.
Không cần mất thời gian tìm kiếm trong hộp thư đến của bạn hay lục tung mớ giấy tờ nữa. Giờ đây bạn đã có thể phân loại tất cả tài liệu của mình, cho phép truy cập dễ dàng vào các loại tài liệu như chính sách và chia sẻ thông tin mật cho đúng người. Đây là những gì bạn nhận được khi sử dụng Zoho People.
- Trung tâm lưu giữ dành cho mọi tài liệu của bạn
Tủ hồ sơ Zoho People giúp bạn sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tài liệu an toàn. Bạn có thể lưu trữ và chia sẻ các tài liệu chung như chính sách và sổ tay bên dưới các tập tin của tổ chức để thuận tiện liên lạc hơn. Các tài liệu mật như tập tin đánh giá, hồ sơ hạnh kiểm và thông tin nhạy cảm khác có thể được lưu trữ dưới dạng tập tin nhân viên có yêu cầu quyền truy cập.
- Thông báo đã được chú ý
Thông báo cho nhân viên qua email mỗi khi có tập tin mới được thêm vào tủ. Cải thiện nhận thức về các chính sách của công ty và tăng mức hiển thị của các chính sách này trong toàn tổ chức của bạn.
- Lưu trữ an toàn thông tin nhạy cảm
Chia sẻ các tài liệu quan trọng với nhân viên, vai trò hay truy cập từ một vị trí cụ thể. Bạn có thể tăng cường tính bảo mật bằng cách chia sẻ tài liệu trực tiếp cho người quản lý báo cáo.
- Quản lý nhân sự dễ dàng
Zoho People cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết để giúp đội ngũ nhân sự và nhân viên luôn hiệu quả, được cập nhật và năng suất mọi lúc mọi nơi.
- Nhập môn
- Công cụ theo dõi sự có mặt
- Công cụ theo dõi nghỉ phép
- Theo dõi thời gian
- Xử lý lịch làm việc theo ca
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về quản lý hồ sơ bằng Excel đơn giản trong doanh nghiệp. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho People cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.