Gửi Email
Liên hệ Zalo
Khi một tổ chức phát triển và đa dạng hóa, nhu cầu về một dịch vụ email có thể cải thiện giao tiếp và cộng tác trở nên quan trọng. Bạn thậm chí có thể cân nhắc chuyển từ dịch vụ email này sang dịch vụ email khác ví dụ như Zoho Mail nếu nó vì lợi ích tốt nhất cho tổ chức của bạn. Tuy nhiên, xem xét nguy cơ mất dữ liệu, vi phạm bảo mật, tổn hại danh tiếng và gián đoạn dịch vụ, việc di chuyển có thể là một nhiệm vụ khó khăn.
Theo một cuộc khảo sát của Adobe, một nhân viên thông thường dành 4,5 giờ mỗi ngày cho các email công việc và không công ty nào có thể đủ khả năng để dịch vụ email của mình bị gián đoạn bởi một quá trình di chuyển hỗn loạn. Tuy nhiên, nếu bạn có bí quyết, việc di chuyển email có thể trở nên dễ dàng.
Hãy xem xét trường hợp của ông Kim, một quản trị viên CNTT, người gần đây đã hoàn thành quá trình di chuyển thành công cho tổ chức của mình. Đối với anh ấy, việc di chuyển diễn ra liền mạch là rất quan trọng, vì anh ấy đã tiến hành di chuyển thử nghiệm với một vài người dùng trong tổ chức của mình, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm, sau đó quyết định tiến hành di chuyển email. Hãy cùng xem xét kỹ hơn cách Kim thực hiện quá trình di chuyển của mình.
Tránh các sự cố bằng cách chạy quá trình di chuyển thử nghiệm
Anh Kim có một nghìn người dùng trong tổ chức của mình. Vì vậy, anh ấy đã quyết định thực hiện một cuộc di chuyển thử nghiệm cho 10 người dùng, được chọn lọc thủ công từ các bộ phận khác nhau như bán hàng, hỗ trợ khách hàng, tiếp thị và phát triển. Bằng cách này, anh đã có thể phân tích và đánh giá khả năng sử dụng, bảo mật và sự thuận tiện của quá trình di chuyển.
Thay vì di chuyển toàn bộ 10 người dùng, anh ấy đã chọn thiết lập Phân phối kép, trong đó các email sẽ được nhận cả trong các dịch vụ email hiện tại và mới, để ngăn chặn mọi trường hợp gửi email không thành công. Điều này đã cho anh ta cơ hội để so sánh các tính năng giữa hai dịch vụ email, chẳng hạn như khả năng gửi và chống thư rác, để nêu tên một số.
Ngoài ra, anh ấy đã đăng ký một miền mới để lưu trữ nhà cung cấp dịch vụ email mới cho người dùng tạm thời và người dùng mới trong tổ chức. Điều này đã cho anh ta cơ hội để khám phá dịch vụ email mới với một cái nhìn mới mẻ.
Sau khi hài lòng với dịch vụ và các tính năng của nhà cung cấp dịch vụ email mới, anh ấy quyết định di chuyển toàn bộ tổ chức.
Sau khi đưa ra quyết định di chuyển, những điều gì cần được xem xét để đảm bảo thành công?
Chuẩn bị là một nửa chiến thắng
Không ai muốn đến vào sáng thứ Hai và thấy mình bị khóa tài khoản hoặc không rõ cách điều hướng môi trường email mới. Để tránh điều này, hãy Thông báo cho nhân viên về quá trình di chuyển email, bao gồm thông tin xác thực đăng nhập mới của họ, khi nào nó sẽ được hoàn thành và những gì sẽ được di chuyển.
Ví dụ: Kim không có ý định di chuyển thư mục thùng rác, vì vậy anh ấy đã thông báo trước cho tất cả nhân viên, chia sẻ thông tin đăng nhập trước khi di chuyển và liên hệ với họ về bất kỳ mối quan tâm nào. Anh ấy cũng chuẩn bị cho họ môi trường mới với một bản demo để đảm bảo quá trình chuyển đổi dễ dàng.
Quyết định những gì sẽ di chuyển
Chuyển đến một căn hộ mới là một cơ hội để dọn dẹp. Tương tự, đối với một tổ chức, di chuyển là thời điểm lý tưởng để xóa dữ liệu cũ không mong muốn và các bản sao. Không ai biết dữ liệu như bộ phận sử dụng nó, đó là lý do tại sao Kim đưa chúng vào quá trình ra quyết định. Anh ấy cũng đã sao lưu tất cả thông tin quan trọng và nhạy cảm mà anh ấy không muốn mất trong bất kỳ trường hợp nào. Không ai muốn thấy dữ liệu bị mất, nhưng nếu bạn chuẩn bị sẵn sàng, phần lớn tác hại tiềm ẩn có thể được ngăn chặn.
Mục đích giảm thiểu sự gián đoạn
Hãy thử và lập kế hoạch di chuyển của bạn vào những ngày với mức sử dụng tối thiểu. Kim hiểu rõ về lượng dữ liệu mà tổ chức của anh có, điều này giúp anh ước tính thời gian cần thiết cho việc di chuyển. Vì vậy, anh ấy đã lên kế hoạch di chuyển email của mình vào cuối tuần, giảm thiểu mọi gián đoạn công việc.
Do đó, việc di chuyển có thể được thực hiện nhanh chóng với các công cụ, quy trình và hướng dẫn thích hợp.
Với quy trình di chuyển email đơn giản của Zoho Mail, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ dịch vụ email hiện tại của mình mà vẫn đảm bảo giao tiếp email doanh nghiệp an toàn.
Các tích hợp với Zoho Mail có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng
Nhiều người trong chúng ta chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau để hoàn thành công việc, và đôi khi, chúng ta vô tình để những thứ quan trọng lọt qua khe nứt. Nếu điều này xảy ra với bạn, đừng lo lắng vì các tích hợp luôn sẵn sàng để tiết kiệm thời gian.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của bạn để tập trung vào những gì bạn cần chú ý. Nếu bạn là người dùng IFTTT, bây giờ bạn có thể dễ dàng tích hợp Zoho Mail với hơn 100 ứng dụng trên IFTTT.
“Nếu cái này, thì cái kia” là điều kiện đơn giản mà IFTTT hoạt động. Bạn có thể chọn hai ứng dụng bất kỳ để tích hợp, sau đó định cấu hình trình kích hoạt cụ thể trong một ứng dụng và hành động được kết nối trong ứng dụng thứ hai.
Ví dụ: bạn có thể chọn nhận thông báo mỗi khi một nhiệm vụ được tạo trong Todoist hoặc bất cứ khi nào vận động viên yêu thích của bạn tweet về điều gì đó. Những tích hợp này giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ từ trong hộp thư đến của mình.
Sử dụng trình kích hoạt và logic hành động này, chúng tôi đã tạo một bộ ứng dụng nhỏ mà bạn có thể sử dụng để kết hợp các ứng dụng với Zoho Mail.
Weather Underground và Zoho Mail:
Nhận số liệu thống kê về thời tiết trong ngày được gửi nóng đến hộp thư của bạn vào lúc 6 giờ sáng theo giờ địa phương. Sử dụng applet “Nhận dự báo thời tiết trong ngày qua email.”
Note Widget và Zoho Mail:
Ghi lại những ý tưởng của bạn bất cứ khi nào có cảm hứng. Sử dụng applet “Nhanh chóng gửi ghi chú qua email cho chính bạn” và nhận email nhanh bất cứ khi nào bạn thêm ghi chú.
Zoho Mail và Thông báo:
Không bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng nữa. Kết nối Zoho Mail với Thông báo bằng applet “Nhận thông báo khi bạn nhận được email mới phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.”
Khả năng là vô tận, bạn có thể dễ dàng tạo các applet để tích hợp Zoho Mail với bất kỳ ứng dụng yêu thích nào của bạn trên IFTTT.
Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về di chuyển email liền mạch trên Zoho Mail. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho Mail, liên hệ ngay đến chúng tôi bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.