Gửi Email
Liên hệ Zalo
Tổng hợp mẫu file excel quản lý mua hàng
Để có được một file quản lý excel vừa đơn giản và mang lại hiệu quả, ZHS xin phép chia sẻ với bạn các mẫu và cách tạo file quản lý mua hàng giúp bạn lựa chọn được một mẫu thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
File excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm là việc không thể thiếu của các chủ shop, bạn sẽ biết được mình có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá thành ra sao. Vì vậy, các chủ shop nên tạo file quản lý bán hàng bằng excel như sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng hóa
File excel quản lý xuất nhập tồn
Một file excel quản lý mua hàng trọng không kém luôn cần sử dụng để kiểm soát thông tin chính là file quản lý xuất nhập tồn. File này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn và bao gồm những mục như sau:
- Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
File excel quản lý khách hàng
Kinh doanh không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, việc tạo file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, nó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho cửa hàng của bạn. Khi tạo file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cần có những thông tin như:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
File excel quản lý doanh thu
Với file quản lý bán hàng online theo dõi doanh thu – doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như các chi phí phát sinh, bạn chỉ cần lập bảng bao gồm các thông tin như:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Bảng giá
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Ghi chú
Ưu nhược điểm của quản lý mua hàng bằng Excel
Ưu điểm
Tại sao quản lý mua hàng bằng Excel lại phổ biến trong các doanh nghiệp như thế? Cùng tìm hiểu những ưu điểm của nó nhé.
Đầu tiên phải kể đến Excel là phần mềm phổ biến được sử dụng rộng rãi. Hơn thế nữa, cài đặt dễ dàng và không mất chi phí khi sử dụng. Bên cạnh đó các công cụ của Excel cơ bản dễ dàng làm quen khi mới sử dụng. Có nhiều trường lớp, trung tâm đào tạo chuyên sâu về Excel. Thậm chí Excel cũng là một phần trong chương trình học tin phổ thông, đại học,..
Excel thống kê được số lượng hàng hóa, doanh thu doanh số,… Mọi phép tính toán được dựa trên các hàm nên đảm bảo chính xác, không dễ bị nhầm lẫn so với phương pháp tính toán bằng tay.
Việc tìm kiếm trên Excel có thể dễ dàng được thực hiện bằng thao tác lọc. Và quan trọng hơn là lưu trữ các thông tin hàng hóa, hàng tồn kho hay thông tin khách hàng đơn giản hơn bao giờ hết.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì việc quản lý mua hàng bằng Excel cũng có khá nhiều nhược điểm.
Với Excel bạn sẽ phải nhập dữ liệu bằng tay, vậy nên sẽ không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Ai cũng có thể truy cập vào file chỉnh sửa hoặc xóa dễ dàng, việc phục hồi thì vô cùng khó.
Lưu trữ các dữ liệu ở Excel sẽ ở từng file riêng biệt như vậy sẽ khó có thể quản lý tập trung và hiệu quả. Không có các chức năng bán hàng nâng cao, người dùng sẽ phải tự lập thống kê và báo cáo. Khi dữ liệu file quá lớn thì tốc độ xử lý sẽ kém, mất nhiều thời gian để truy xuất kết quả. Đôi khi còn làm chậm tốc độ làm việc máy tính.
Các hàm trong Excel được đánh giá khá phức tạp. Người dùng cần có sự hiểu biết chuyên sâu mới có thể sử dụng được. Rất khó để san sẻ công việc vì Excel chỉ cho phép một người làm việc trên một tập tin. Điều này tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp. Khó có thể kết nối với các thiết bị bán hàng.
Độ bảo mật thấp. Nếu như máy tính bị hỏng hóc hay bị nhiễm virus, dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng. Nếu nhẹ thì sẽ mất chi phí nhờ kỹ thuật viên đến sửa chữa, nặng thì bạn sẽ phải cài đặt lại phần mềm và lúc này dữ liệu hoàn toàn bị mất, không thể khôi phục. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh.
Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý mua hàng
Nhận thấy được rất nhiều khuyết điểm từ Excel rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm để quản lý mua hàng. Nếu nói đến các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay, thì quả thực rất đa dạng. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng của mình. Việc của doanh nghiệp là phải tìm ra phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.
Sau đây ZHS xin chia sẻ những ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng.
Ưu điểm
Các phần mềm đều ưu tiên trong việc dễ dàng cài đặt và thiết kế với giao diện thân thiện, sắp xếp khoa học nên ngay cả những người không tiếp xúc nhiều với công nghệ vẫn có thể dễ dàng làm quen và sử dụng. Không giới hạn dung lượng dữ liệu ngay cả khi khối lượng hàng hóa lớn thì tốc độ xử lý vẫn được đảm bảo.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ bao gồm nhiều chức năng nâng cao, đáp ứng tối đa nhu cầu cần thiết trong việc quản lý. Bên cạnh đó chức năng phân quyền nhân viên giúp bạn giới hạn được các hoạt động của nhân viên. Không cho phép họ chỉnh sửa hay thao tác trên các chức năng không được phân quyền.
Ngay cả khi máy tính bị hỏng, nhiễm virus thì dữ liệu vẫn không hề bị ảnh hưởng. Lịch sử mua bán hàng hóa cũng dễ dàng đối chiếu trên phần mềm bán hàng khi khách muốn trả sản phẩm.
Điều đặc biệt khi sử dụng phần mềm là có thể sử dụng các thiết bị di động để quản lý từ xa. Do vậy người dùng có thể chủ động trong việc quản lý, theo dõi giám sát các hoạt động của cửa hàng ngay cả khi đang đi vắng. Đồng thời dễ dàng phát hiện và xử lý mỗi khi có sự cố phát sinh mà không cần phải chờ nhân viên đến báo cáo.
Các phần mềm giúp doanh nghiệp đưa ra báo cáo đa dạng và các thuật toán phân tích kinh tế để định hình được tình trạng kinh doanh, có số liệu chính xác để điều chỉnh hợp lý. Lưu trữ thông tin khách hàng giúp bạn thuận tiện hơn trong việc quản lý và đưa ra các chiến dịch chăm sóc khách hàng, marketing hiệu quả.
Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ tối đa từ phía nhà cung cấp. Mỗi khi có sự cố hay thắc mắc về phần mềm quản lý bán hàng người dùng có thể gọi lên tổng đài bất cứ lúc nào để được nhận sự giúp đỡ kịp thời. Tránh để lâu dẫn đến việc bán hàng bị gián đoạn.
Nếu bạn có nhiều chuỗi cửa hàng, phần mềm sẽ giúp bạn quản lý các cơ sở một cách dễ dàng, hiệu quả ngay cả khi gặp khó khăn về khoảng cách địa lý. Kết nối được với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in mã vạch,.. Giúp việc bán hàng được trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm
Các duy nhất 2 nhược điểm mà bạn nên lưu ý khi sử dụng các phần mềm quản lý mua hàng:
- Để sử dụng được phần mềm bán hàng bạn sẽ phải trả phí cho nhà cung cấp,
- Bạn phải qua quá trình đào tạo sử dụng phần mềm mới có thể bắt đầu quản lý bán hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng được tốt nhất.
Giải pháp thay thế cho Excel phù hợp với doanh nghiệp
ZHS sẽ giới thiệu với bạn phần mềm quản lý mua hàng đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay – Zoho CRM.
Zoho CRM đã có mặt trong lĩnh vực phần mềm doanh nghiệp hơn 13 năm và được phát triển để trở thành lựa chọn ưa thích của mọi đội ngũ kinh doanh trên toàn cầu. Hàng triệu nhân viên kinh doanh trong tất cả lĩnh vực và ngành nghề chủ lực đã tin tưởng sử dụng Zoho CRM để chốt được nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn hơn và chúng tôi thấy Zoho CRM cũng có thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Sau đây là một số tính năng CRM chính giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể hiệu suất bán hàng:
Phân công khách hàng tiềm năng
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ cho phép bạn tự động hóa quy trình phân công khách hàng tiềm năng bằng cách xác định các quy tắc dựa trên việc khách hàng tiềm năng như thế nào thì được phân công cho một nhóm các đại diện bán hàng.
Bạn có thể cấu hình các tiêu chí khác nhau dựa trên đặc trưng của ngành như lĩnh vực, mức quan tâm sản phẩm, nguồn khách hàng tiềm năng, v.v. để chỉ những khách hàng tiềm năng đáp ứng tiêu chí được tự động phân công cho đại diện bán hàng đã chọn.
Tích hợp trên điện thoại
Rất nhiều nhà cung cấp PBX đám mây (thường được gọi như vậy) tích hợp với các hệ thống quản lý bán hàng phổ biến để giúp nhân viên bán hàng gọi điện cho khách hàng tiềm năng ngay từ hệ thống quản lý bán hàng với thông tin toàn diện về khách hàng tiềm năng được cung cấp cho mỗi cuộc gọi.
Quản lý quy trình
Zoho CRM cho phép bạn theo dõi sát sao các giao dịch, cùng với giai đoạn giao dịch tương ứng và các số liệu liên quan trong một màn hình duy nhất. Bạn cũng cần biết sắp chốt được giao dịch mang về doanh thu dự kiến là bao nhiêu và giao dịch nào cần chú ý ngay lập tức.
Quản lý tiến trình
Khi tổ chức của bạn phát triển, quy trình quản lý bán hàng cũng cần có khả năng mở rộng. Điều này không khó nếu bạn sử dụng trình tạo quy trình cho phép mở rộng trong công cụ quản lý bán hàng của bạn. Việc có một quy trình được vạch ra rõ ràng sẽ giúp đại diện bán hàng tập trung khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng và biết mình phải làm gì ở mỗi bước trong quy trình bán hàng.
Email cho nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh có thể dễ bỏ lỡ các email quan trọng với ứng dụng email truyền thống. Tuy nhiên, khi email và hệ thống quản lý bán hàng có thể phối hợp với nhau, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một email bán hàng quan trọng nào nữa.
Phân tích kinh doanh
Cách sử dụng dữ liệu mà không cần phân tích là gì? Khi đã tích lũy được lượng dữ liệu bán hàng khổng lồ, bạn cần phải có phần mềm quản lý mua hàng tại chỗ giúp theo dõi doanh số, phát hiện các xu hướng quan trọng để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn trong tương lai. Bạn sẽ có thể duy trì các tab về số liệu hiệu suất chính, quy trình và mục tiêu của mình trong tháng.
Và còn rất nhiều những tính năng hay ho nữa. Hy vọng là thông qua những thông tin mà ZHS chia sẻ, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích về quản lý thông tin khách hàng bằng Excel. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với Zoho CRM cũng như Zoho Workplace, liên hệ ngay đến ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.