Gửi Email
Liên hệ Zalo
Cuối email viết gì sẽ phản ánh tính chất, nội dung của cả email. Trong trường hợp cách kết email không phù hợp, sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến những phần trên của email. Hãy cùng ZHS điểm qua một số lưu ý cũng như một vài câu để kết email chuẩn xác có thể giúp bạn tạo thiện cảm với người nhận.
10 cách kết thúc email phổ biến
ZHS xin phép giới thiệu cho bạn một số cách viết phần cuối email khá phổ biến. Mỗi cách kết thúc email sẽ phù hợp với từng tình huống từng nội dung email của bạn.
1. Thanks (Cảm ơn)
Cảm ơn/Thanks có thể gây khó chịu cho người nhận email. Vì vậy, để kết phần cuối email bạn có thể thêm dấu chấm than (!) vào phía sau Cảm ơn/Thanks.
2. Cảm ơn rất nhiều/ Thanks so much
Đây là một gợi ý phù hợp với mọi tình huống. Nó thể hiện sự biết ơn, chân thành của người gửi đối với người nhận email ở phần cuối email.
3. Best/ All best
Đây cũng là một cách kết email an toàn và phù hợp trong nhiều trường hợp. Nếu bạn băn khoăn không biết cuối email viết gì thì hãy dùng Best nhé. Tuy nhiên, cách viết email này khá an toàn, không để lại ấn tượng đặc biệt cho người nhận. All best trang trọng hơn Best và nó là lựa chọn phổ biến.
4. Những lời chúc tốt đẹp nhất/Best wishes
So với Best và All Best thì Best wishes kết trang trọng hơn hẳn. Best wishes rất phù hợp để ở phần cuối email, đối với email sau lần giao dịch đầu tiên.
5. Mong gặp/Looking forward
Mong gặp/Looking forward phù hợp trong trường hợp người gửi sẽ gặp người nhận email trong tương lai.
6. Chân thành/Sincerely
Chân thành/Sincerely rất phù hợp đối với thư xin việc.
7. Cảm ơn và trân trọng/Thanks & Best regards
Cảm ơn và trân trọng/Thanks & Best regards thể hiện sự trang trọng, được sử dụng phổ biến để kết email. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt là “RGDS” bởi như vậy khiến người nhận nghĩ rằng bạn là người hời hợt, thiếu nghiêm túc.
8. Tôn kính/Respectfully
Respectfully thường được dùng trong email gửi cho quan chức chính phủ thể hiện sự tôn kính.
9. Bảo trọng/Take care
Bảo trọng/Take care thể hiện sự quan tâm của người gửi về sức khỏe của người nhận email. Tuy nhiên, chỉ nên kết email bằng Bảo trọng/Take care nếu người nhận thân thiết với bạn.
10. Như mọi khi/As ever
Như mọi khi/As ever là cách kết email được nhiều người lựa chọn. Cách kết này dành cho những địa chỉ email được gửi lặp đi lặp lại nhiều lần. Ý nghĩa của As ever là “Bất kể bạn là gì, tôi vẫn như thế và không có gì thay đổi.
Những lưu ý khi kết email
Email hiện nay là phương tiện giao tiếp phổ biến trong nhiều mô hình công việc và ngành nghề khác nhau. Phần đông mọi người sẽ đầu tư cho phần đầu email nhưng nếu không biết chọn cách kết email sao cho phù hợp thì chắc chắn những phần trên sẽ bị ảnh hưởng.
Người nhận sẽ cho rằng người viết chỉ muốn trình bày những gì mình cần và rời đi không một câu chào hỏi, thiếu tôn trọng. “Sincerely” (trân trọng) và “Thanks” (cảm ơn) là hai hình thức phổ biến nhưng không hẳn lúc nào nó cũng phù hợp. Cùng ZHS tìm hiểu một số lưu ý sau để tạo thiện cảm với người nhận.
1. “Sincerely” (trân trọng) chỉ dùng cho các mối quan hệ khách sáo
Khi sử dụng “Sincerely” (trân trọng) để kết thúc email có nghĩa bạn đang viết một email vô cùng trịnh trọng. Trường hợp này sẽ phù hợp với các email xin việc, lần đầu trao đổi cùng khách hàng.
Tuy nhiên không nên sử dụng để kết thúc email giữa hai người đã quen biết nhau hoặc thân thiết.
2. Đừng ‘Thanks’ khi email của bạn đang có ý nhờ cậy
“Cảm ơn” là một trong những cách kết thư giúp người gửi có cơ hội nhận được phản hồi cao nhất bởi tính thực tế và thân thiết của nó. Thế nhưng không phải lúc nào cũng sử dụng được đặc biệt đối với các email có nội dung yêu cầu hay nhờ vả.
“Cảm ơn” ở cuối email sẽ dễ khiến người đọc cảm thấy “bị bắt ép” phải đồng ý hoặc thực hiện yêu cầu của người gửi. Nói cảm ơn trước khi đối phương quyết định giúp bạn đồng nghĩa với việc bạn đang (vô tình hay cố tình) tạo áp lực theo một cách độc đoán, buộc họ phải làm điều gì đó cho mình.
3. ‘Cheers’, ‘Warmly’… là những từ kết nguy hiểm
Tuy được sử dụng khá phổ biến trong các email công việc nhưng thực tế đây lại là những từ kết buộc người gửi phải cân nhắc kỹ lưỡng, thậm chí hạn chế sử dụng khi giao tiếp.
Người nhận sẽ không vui nếu họ nhận được một email xin lỗi vì trễ hạn định mà lại kết thúc bằng từ ‘cheers’ đâu. Để không vô tình tạo ấn tượng xấu, cách tốt nhất là không nên dùng những từ này trong email liên quan tới công việc.
4. ‘Best’ là phương án an toàn nhất
‘Best’ chính là công thức an toàn nhất cho phần lớn trường hợp bởi tính trung lập. Nó không quá thân thiết, cũng không quá trang trọng.
Khi dùng từ kết này, chúng ta không cần quá đắn đo về mối quan hệ với người nhận. Ngoài ra, bạn có thể dùng ‘best’ thay vì ‘thanks’ cho các email mang nội dung yêu cầu. Để tăng tính trang trọng, chúng ta có thể sử dụng ‘Best regards, All the best’… khi kết thúc email.
5. Những điều cần tránh khi viết phần cuối email
- Viết in hoa và in đậm: Nhiều người cho rằng in hoa câu chữ có tác dụng nhấn mạnh. Nhưng ngược lại, cách làm này khiến người đọc cảm thấy bạn đang hét lên với họ.
- Dùng biểu tượng cảm xúc: email là một văn bản nghiêm túc, bất kỳ ký hiệu, biểu tượng cảm xúc nào cũng dư thừa và không thích hợp.
- Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan: Việc lạm dụng những từ như ‘thực sự’, ‘quá’, ‘rất’… trong email là không nên. Chúng là những từ ngữ mang tính chủ quan, thể hiện nhận định một chiều và thiếu sức thuyết phục. Thậm chí, đôi khi chúng còn gây cảm giác bị áp đặt cho người đọc.
Trên đây là những gợi ý và những lưu ý về cách viết cuối email mà ZHS có thể gợi ý cho bạn. ZHS hi vọng những thông tin mà ZHS mang lại sẽ giúp đỡ được bạn.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.