Gửi Email
Liên hệ Zalo
Vạch ra mô hình bảng chấm công
Trước khi tạo file excel, bạn nên hình dung trước tiên file thời khóa biểu gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung ra sao, cách thức hoạt động thế nào? Khi bạn vạch ra các thông tin rõ ràng, bảng chấm công của bạn càng đạt được đúng như mong đợi.
Dưới đây là một mẫu chấm công khá hiệu quả dành cho các nhà quản trị nhân sự:
- Bảng chấm công gồm 13 sheets, trong đó mỗi sheet sẽ là 1 tháng, sheet còn lại là danh sách nhân viên.
- Bạn có thể thay đổi ký hiệu chấm công tùy theo từng người dùng (mỗi người có thể đánh dấu 1 ký hiệu, nhưng nên để giống nhau trong 12 tháng cho đồng nhất).
- Mỗi bảng chấm công sẽ ghi rõ thứ ngày tháng, các ngày nghỉ cuối tuần và lễ tết tô nền màu khác để dễ nhận biết.
- Bảng chấm công được cập nhật theo ngày, cuối tháng sẽ tổng kết lại tất cả các ngày.
- Tên nhân viên trong bản chấm công được liên kết với sheet tên nhân viên.
- Giữa các tháng cũng nên liên kết với nhau để dễ thao tác.
Các bước lập bảng chấm công trong Excel chi tiết
Xây dựng bố cục các sheet
- Sheet 1: Danh sách nhân viên
- Sheet 2: Tháng 1 (Bạn sẽ hoàn thiện thật kỹ tháng 1, sau đó chỉ cần nhân bản lên và đổi tên cho các tháng sau)
Tạo sheet Danh sách Nhân viên
Nội dung chủ yếu của sheet này sẽ bao gồm tất cả thông tin của nhân viên. Mỗi nhân viên cần được cung cấp một mã số riêng biết để tránh trường hợp trùng tên. Quản lý theo mã sẽ tối ưu hơn rất nhiều so với chỉ quản lý bằng tên nhân viên.
Dưới đây là sheet mẫu cho bạn tham khảo:
Ở cột ngày sinh, bạn bôi đen tất cả cột, chọn định dạng Format cell/Number/Custom, sau đó chọn dd/mm/yyyy. Khi đó, tất cả dữ liệu ngày tháng năm bạn nhập vào sẽ được tự động chuyển về dạng chuẩn dd/mm/yyyy.
Lưu ý: Khi tạo bảng, bạn nên để trông 2-3 dòng đầu tiên để có thể dễ dàng tạo liên kết với các sheet tiếp theo. Phía bên trái cách ra thêm 1 cột trắng để bổ sung thông tin nếu cần.
Tạo sheet Tháng 1
Trước hết, cần tạo khung cho bảng chấm công gồm 2 phần chính:
- Phần thông tin: Tiêu đề – Bảng chấm công, tháng, bộ phận làm việc, định mức ngày công trong tháng)
- Phần bảng chấm công gồm các cột: STT, Mã nhân viên, Họ và tên, Các ngày trong tháng (tối thiểu là 28 cột, tối đa là 31 cột), Quy ra công (4-5 cột), Ghi chú.
Tùy thuộc vào lượng thông tin bạn nhập để căn chỉnh độ rộng của các cột sao cho khoa học và đẹp mắt. Các cột chấm công và quy ra công có thể để hẹp hơn để tránh bảng có có kích thước cồng kềnh.
Hướng dẫn cách điều chỉnh độ rộng của các cột chấm công và quy ra công: Bôi đen tất cả các cột cần điều chỉnh độ rộng, sau đó kéo độ rộng của cột E xuống xấp xỉ 30 pixels. Hoặc bạn có thể bôi đen tất cả các cột, bấm chuột phải, chọn Column Width, điền 3.13 tương ứng 30 pixels.
Vậy là chúng ta đã hoàn thành xong phần khung cơ bản của Bảng chấm công. Tiếp theo, chúng ta cần thực hiện thao tác chọn ngày tháng cho bảng chấm công.
Tạo bảng ngày tháng trong chấm công
Tại ô D1 nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2022. Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm xác định ngày: =date($D$1,1,1).
Tại ô B4, bấm chuột phải, chọn format cell/custom/nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, nhấn ok để hoàn tất.
Tại ô E9, bạn nhập =B4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng. Bấm chuột phải, chọn Format cells/custom, trong mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiển thị số ngày).
Tại ô F9, bạn nhập =E9+1 (ngày tiếp theo trong tháng).
Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh cho đến ô AI9). Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng dưới đây:
Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9),”CN”,”T2”,”T3”,”T4”,”T5”,”T6”,”T7”). Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31).
Tuy nhiên không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thao tác sau: Bắt đầu từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9),””,AF9+1).
Vậy là ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần. Tiếp theo ta sẽ tự động đổi màu cho các ngày nghỉ trong tuần.
Bôi đen từ E9 đến AI20, chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Conditional Formatting, chọn New Rule.
Ở trong bảng New Formatting Rule, bấm chọn dòng cuối cùng trong mục Select a Rule Type là Use a formula to determine which cells to format. Tại mục Format values where this formula is true, ta nhập hàm =if(weekday(e$9)=1;true;false).
Làm tương tự với ngày thứ 7 ta có bảng sau:
Thiết lập công thức tính công
Bước cuối cùng là đặt ký hiệu chấm công. Đầu tiên chọn 1 vài ký hiệu chấm công bất kỳ cho các loại công sau:
- Ngày công thực tế (đi làm đủ số ngày công quy định): X
- Nửa ngày công (Đi làm nửa ca, nửa ngày, đi muộn quá số giờ cho phép): V
- Ngày nghỉ phép được hưởng lương: P
- Ngày nghỉ không lương: K
- Ốm đau, nghỉ thai sản: O
Lưu ý mỗi ký hiệu chấm công sẽ tương ứng với 1 cột quy ra công, ngoài ra lập thêm 1 cột tính tổng số công.
Tại cột Ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, đặt hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$24)
Với các cột khác, ta tiến hành tương tự với công thức sau:
- Ô AK11 (Nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$25)
- Ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$26)
- Ô AM11 (Nghỉ không lương) = countif($E11:$AI11;$G$27)
- Ô AN11 (Ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$28)
Tổng số công sẽ tính tùy thuộc vào chính sách của mỗi tổ chức. Áp dụng công thức vừa đặt cho các nhân viên khác.
Như vậy là ta đã hoàn thiện xong bảng chấm công của tháng 1. Giờ chỉ còn việc sao chép ra các tháng còn lại là ta đã có một bảng chấm công tự động.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Zoho Workplace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.