Gửi Email
Liên hệ Zalo
Chu trình PDCA là gì?
Chu trình PDCA là viết tắt của 4 công việc chính cần thực hiện tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong đó:
- P – Plan: Lên kế hoạch thực hiện
- D – Do: Triển khai kế hoạch đã được lên trước
- C – Check: Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch
- A – Act: Hành động để thay đổi và cải tiến
Các bước trên đây được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín, biểu thị sự lặp đi lặp lại của việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá và rút kinh nghiệm để cải tiến liên tục.
Tại sao cần áp dụng chu trình PDCA trong doanh nghiệp
- Áp dụng chu trình PDCA để làm cơ sở giúp hoạt động của doanh nghiệp được cải tiến liên tục, đạt được mục tiêu đề ra.
- Áp dụng PDCA để theo dõi, kiểm tra liên tục các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên, đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp sẽ có cách hoạt động hiệu quả hơn.
- Có thể vận dụng linh hoạt trong nhiều hệ thống quản lý khác nhau
- Nâng cao hiệu suất lao động cho nhân viên trong doanh nghiệp
- Giúp doanh nghiệp phát triển hơn, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Các bước hoạt động của chu trình PDCA
Bước 1: Plan (Lên kế hoạch thực hiện)
Khi lên kế hoạch thực hiện cho bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp, cần phải chú ý tới các yếu tố sau:
- Xác định rõ các vấn đề cần phải giải quyết.
- Xác định rõ mục tiêu của chiến dịch, từ đó lên kế hoạch phù hợp.
- Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đề ra.
- Xác định nguồn lực của doanh nghiệp và nguồn lực yêu cầu để thực hiện kế hoạch, làm rõ xem doanh nghiệp có đáp ứng được yêu cầu không để điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 2: Do (Triển khai kế hoạch đã được lên trước)
Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến kế hoạch cho tất cả các nhân viên/phòng ban liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể, triển khai tuần tự các đầu việc đã đề ra. Đồng thời, trong quá trình thực hiện, liên tục lên báo cáo tiến độ, kết quả các công việc nhỏ lẻ. Đây sẽ là tiền đề cho đánh giá tổng kết trong tương lai.
Bước 3: Check (Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch)
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá tổng quan để kiểm tra tiến độ hoàn thành, kết quả công việc so với mục tiêu đã đề ra.
Bên cạnh đó, việc đánh giá này cũng sẽ phát hiện ra những vấn đề cần xử lý trong quá trình thực hiện. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân để đề ra các biện pháp giải quyết phù hợp.
Bước 4: Act (Hành động để thay đổi và cải tiến)
Dựa vào các vấn đề từ bước đánh giá phía trên, thiết lập các biện pháp cải tiến cho phù hợp. Doanh nghiệp cũng cần thu thập, lưu trữ lại các vấn đề này để rút kinh nghiệm cho các dự án lần sau.
Áp dụng chu trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng
Hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng chu trình PDCA tích hợp với QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001 để quản lý chất lượng. Quy trình PDCA sẽ được gắn với các điều khoản 4 – 10 (tiêu chuẩn ISO 9001).
1. Plan – Lên kế hoạch thực hiện
Theo tiêu chuẩn khi áp dụng quy trình PDCA kết hợp với QMS, kế hoạch phải được lên ít nhất là 1 lần/năm. Điều này đảm bảo hoạt động luôn được cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Việc thiết lập QMS phải được thực hiện theo 4 điều khoản của ISO 9001.
Điều khoản 4: Bối cảnh hiện tại của tổ chức
4.1. Nghiên cứu yếu tố bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp.
4.2. Tìm hiểu nguyện vọng, nhu cầu của các bên.
4.3. Xác định phạm vi của QMS
4.4. Xác định quá trình QMS
Điều khoản 5: Lãnh đạo
5.1. Cam kết từ phía lãnh đạo về việc áp dụng và vận hành QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001.
5.2. Xây dựng, thực hiện và duy trì những chính sách chất lượng của công ty.
5.3. Xác định rõ, phân bổ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các nhân viên và bộ phận liên quan tới QMS.
Điều khoản 6: Hoạch định
6.1. Thiết lập những hành động để nắm bắt những cơ hội và giải quyết những rủi ro.
6.2. Thiết lập các mục tiêu chất lượng và hoạch định các hành động để có thể đạt được mục tiêu.
6.3. Hoạch định sự thay đổi của doanh nghiệp.
Điều khoản 7: Hỗ trợ
7.1. Xác định rõ các nguồn lực từ doanh nghiệp.
7.4. Trao đổi thông tin.
7.5. Thành lập thông tin dưới văn bản.
2. Do – Triển khai kế hoạch đã được lên trước
Điều khoản 7.2: Năng lực
Điều khoản 8: Thực hiện
8.1. Hoạch định, thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện.
8.2. Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ.
8.3. Thiết kế và triển khai các sản phẩm/dịch vụ.
8.4. Kiểm soát liên tục quá trình, chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài.
8.5. Sản xuất các sản phẩm/dịch vụ.
8.6. Thông qua và phân phối các sản phẩm/dịch vụ.
3. Check – Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch
Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động
9.1. Thực tập theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu đã thu thập được.
9.2. Tổ chức đánh giá nội bộ.
9.3. Nhận xét của lãnh đạo.
4. Act – Hành động để thay đổi và cải tiến
Điều khoản 10: Hành động
10.2. Những lỗi sai gặp phải và cách khắc phục.
10.3. Thực hiện cải tiến liên tục.
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng nhất về chu trình PDCA để giúp doanh nghiệp có thể hoàn thành tốt mục tiêu của mình và phát triển không ngừng.
Nếu bạn đang trong quá trình đi tìm giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp, hãy kết nối ngay với ZHS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ Zoho phù hợp nhất.